Flux d'achat (explication, champs, choix & conséquences)

Principe

Introduction

Open-Prod intègre une gestion complète des achats, de la demande de devis à la validation de la commande. Le processus permet de lancer une commande automatiquement selon des niveaux de stocks ou à partir du calcul de besoin (CBN), ou manuellement.

Les achats s'articulent principalement autour des partenaires de type fournisseurs et des produits qui peuvent être achetés. L'utilisateur sélectionne un fournisseur, puis la liste des produits à acheter. La plupart des informations seront propagées automatiquement :

Les informations propagées par défaut restent modifiables si besoin.

Chaque achat est soumis à un Workflow (ou flux de travail) qui détermine son statut : ce dernier permet à l'acheteur de suivre l'avancement de ses commandes d'achat. Le Workflow s'adapte à la complexité des processus établis entre l'entreprise et le partenaire fournisseur (demande d'AR, confirmation de commande, ...).

Principales fonctionnalités

Le menu Achat donne accès à l'ensemble des commandes d'achats, ainsi qu'à la liste des lignes d'achats. Cette dernière facilite le travail de l'acheteur : recherche rapide d'un produit spécifique, gestion des retards, ...

En fonction des droits qui lui sont accordés, l'utilisateur peut accéder à d'autres informations :

Fonctionnalités de base 

Fonctionnalités additionnelles (modules complémentaires)

Processus

Les processus globaux de l'entreprise peuvent s'adapter aux exigences des fournisseurs : facturation anticipée, paiement anticipé,... Le paiement peut être exigé à la commande d'achat, avant la livraison ou après la livraison et la facturation de la commande. L'adaptation du processus au cas du fournisseur se fait en paramétrant la méthode de facturation et les conditions de paiement dans l'achat (onglet Comptabilité de la commande).

 Ces champs sont propagés depuis la fiche fournisseur (onglet « Achat »). On peut donc paramétrer ces deux champs pour chaque fournisseur.

Pour rappel, la méthode de facturation détermine :

Les conditions de paiement déterminent la méthode de calcul de la date d'échéance d'une facture. 

Le processus standard correspond au schéma de droite. L'édition de la facture se fait après la livraison du fournisseur. La facture brouillon sera générée après le traitement de la réception. Avant de la valider, il sera nécessaire de la rapprocher de la véritable facture fournisseur pour en vérifier la conformité.

 En fonction du paramétrage de la méthode de facturation, les quantités facturées peuvent être des quantités commandées ou des quantités livrées. Ce sont des choses à convenir avec votre fournisseur.

image.png

image.png

Dans le cas d'un paiement à la commande avec facturation à la livraison, le paiement peut être bloquant, même si le blocage de commande est une mécanique plutôt orientée vente. Si le paiement n'est pas bloquant, l'utilisateur qui crée l'achat le confirme et un paiement est généré en brouillon.

La facture réelle sera éditée plus tard et pourra être basée sur les quantités livrées ou commandées.

Open-Prod proposera de lettrer le paiement avec la facture au moment de la validation de la facture si le paiement est enregistré.

Dans le cas d'une facturation à la commande, une facture partielle ou totale (selon la méthode de facturation) est générée en brouillon lors de la commande d'achat. Le reste du processus se déroule selon le processus standard.

Dans le cas d'un acompte (facture partielle à la commande), une ou plusieurs factures pourront être générées après la livraison sur les quantités commandées ou livrées. Open-Prod rapprochera automatiquement l'ensemble des pièces comptables entre elles.

image.png


Les onglets

En-tête

L'entête contient les informations principales de la commande telles que le type de commande et le fournisseur. Pour rappel, lors du choix du fournisseur, les informations renseignées dans sa fiche seront propagées dans l'achat pour éviter la ressaisie et garantir l'intégrité des informations. Ces dernières restent modifiables.

image.png

image.png

Principaux champs

 Une fois qu'une ligne de commande d'achat a été saisie, le fournisseur ne peut plus être modifié manuellement. Cependant, en cas d'erreur, il est possible de changer de fournisseur depuis la ligne de commande d'achat (uniquement via le menu Ligne de commande d'achat), en cliquant sur le bouton d'action Changer le fournisseur.

 Une fois qu'une ligne d'achat est créée, il est impossible de changer la devise.

 Les prix d'achats propagés des fiches produits ou des référencements fournisseurs sont convertis dans la devise de la commande.

 Si une réception ou une facture a été réalisée, il n'est plus possible d'annuler la commande.

Processus simplifié de la gestion des achats

Les achats dans Open-Prod sont soumis à un workflow qui permet de suivre l'avancement de l'achat avec des statuts. L'utilisateur fait évoluer l'avancement de l'achat en cliquant sur des boutons (exemple : confirmer la commande). Le statut de l'achat peut aussi évoluer automatiquement en fonction d'une action qui a été réalisée dans le système (exemple : payer une facture fournisseur).

Le schéma ci-contre permet de comprendre simplement les grands états liés au workflow des achats. Soulignons qu'il est possible de revenir à l'état brouillon en cas d'erreur.

Pour voir le workflow complet associé aux achats, rendez-vous dans Configuration, flux de travail.

image.png

Onglet "référence"

L'onglet « Références » est découpé en trois parties :

image.png

Calcul des taxes d'un achat

Les taxes sont définies dans les fiches produits–il est recommandé de paramétrer tous les produits selon les taxes en vigueur dans le pays d'établissement de la société. On calculera quasi-systématiquement de la TVA : en France, les biens manufacturés sont soumis à une TVA à 20%, la restauration à une TVA à 10%, ... C'est ensuite le couple position fiscale (propagée depuis la fiche partenaire) et taxe du produit qui définissent la taxe dans la ligne de commande d'achat. Quelques exemples : 

Pour calculer le montant total des taxes, Open-Prod intègre deux modes d'arrondis à paramétrer dans la facturation :

Conséquence : selon la méthode d'arrondi retenue, le montant total TTC peut varier de quelques centimes. En France, l'arrondi est le plus souvent appliqué sur le total. Le tableau ci-dessous montre le total TVA obtenu selon la méthode : on constate un écart d'un centime sur une commande de seulement 4 lignes.

L'exemple ici peut paraître peu significatif, bien que multiplié par des centaines de lignes, puis par des milliers de commandes, l'écart deviennent plus significatif. L'intérêt de cette option est clairement de faire correspondre le chiffrage des commandes d'achats générées dans Open-Prod à la commande validée dans le système du fournisseur. Un écart, même d'un centime, sur chaque commande générée provoque inévitablement une perte de temps : échanges avec les fournisseurs pour expliquer les raisons des écarts de règlement répétés, identification de ces écarts au service comptabilité, ...

image.png

Onglet "adresse"

Cadre Facturation et paiement

Pour rappel, dans une commande, il est possible de différencier le partenaire qui reçoit la commande, qui livre, qui facture et qui encaisse.

Comme nous nous trouvons dans le cadre d'une commande d'achat, le partenaire sélectionné dans le champ partenaire de l'entête de la commande est forcément celui qui doit recevoir la commande. Les champs du cadre Facturation et paiement permettent d'indiquer les partenaires intervenant aux autres étapes du processus :

image.png

image.png

Cadre Livré à

image.png

Onglet "comptabilité"

Cadre Facturation

image.png

Cadre Paiement

Onglet "réception"

Cet onglet est structuré en deux parties 

Comme dans le reste de l'ERP, les champs présents dans les blocs sont complétés automatiquement par les paramétrages renseignés dans la fiche fournisseur mais sont modifiables si besoin. 

image.png

Cadre Transport

Cadre Réception

Ces deux champs sont remontés de la fiche partenaire de l'onglet « Achat ». Ils sont modifiables au moment de l'achat puis propagés au bon de réception pour la logistique. 

 Il est impossible qu'un fournisseur refuse la livraison incomplète et autorise le reliquat.

Si le champ Créer un BR pour chaque date de réception est coché, Open-prod générera autant de BR qu'il y a de dates différentes dans les lignes d'achats. Ce champ est par exemple utile dans le cas où le module Échelonner les livraisons d'achat est installé.

Si le champ Créer un BR pour chaque entrepôt est coché, à la confirmation de l'achat il y aura autant de BR que de différents entrepôts dans les emplacements des lignes d'achats. Si le champ créer un BR pour chaque date de réception est également coché alors les deux paramètres seront combinés afin de déterminer le nombre total de BR.

Onglet "historique"

L'onglet « Historique » contient trois cadres.

Cadre Contrôle d'achat

Outre le champ société, deux champs permettent d'ajouter des contrôles sur les commandes d'achats :

Cadre Liste de bon de réception

Ce cadre liste les réceptions générées par l'achat. L'utilisateur peut ainsi visualiser les réceptions et leur statut. À la création de l'achat, cette liste est vide, mais une ou plusieurs réceptions seront générées à la confirmation de celui-ci.

 Une bonne méthode de contrôle de la prise en compte de l'achat consiste à vérifier la création d'une réception « en attente ».

Cadre Lignes de facture

Ce cadre liste les lignes de factures issues de l'achat. À la création de l'achat, la liste est vierge mais suivant la méthode de facturation définie pour l'achat, des lignes seront générées à la commande, à la livraison ou par des factures anticipées...

 Lorsqu'une ou plusieurs factures anticipées sont émises, un cadre supplémentaire « Facture anticipée » apparaît.

image.png

Onglet "communication"

Cet onglet contient l'ensemble des données relatives aux échanges avec le partenaire : dates et utilisateurs des étapes-clés, envoi des mails depuis l'ERP et historique des mails envoyés.

image.png

Cadre Dates et utilisateurs

À chaque étape de la commande complétée par un utilisateur, la date et le nom de l'utilisateur sont renseignés. Par exemple, lorsqu'une commande est confirmée, le nom de l'utilisateur et la date à laquelle il a cliqué sur le bouton Confirmer la commande sont enregistrés dans les champs correspondants. Les différentes étapes sont les suivantes :

Lors de la réinitialisation de la commande (bouton Réinitialiser l'achat), les dates de demande de devis, d'accusé de réception, de validation et de confirmation de commande sont elles aussi réinitialisées.

image.png

Cadre Paramètres de communication

Regroupe le paramétrage dédié aux emails envoyés depuis l'ERP.

Open-Prod conserve également l'historique des e-mails liés à la commande. Ils peuvent être générés lors de la validation de commande ou lors d'une demande de devis, si le mode de communication est paramétré sur email. 

Une fois de plus, tous ces champs sont remplis automatiquement à partir des informations du fournisseur, mais sont modifiables pour chaque commande.

Onglet "notes"

Cet onglet permet d'enregistrer des notes qui s'afficheront sur les différents documents : 

  • Les notes du fournisseur, propagées depuis les notes sur l'entête de commande d'achat de la fiche partenaire (onglet « Achat »), et qui seront imprimées sur la commande d'achat ; 

  • Les notes imprimées sur le bon de livraison, qui seront propagées dans la future réception (onglet « Information ») ; 

  • Les notes de facturation, qui seront propagées dans la facture (onglet « Adresse ») ; 

  • Les notes internes qui ne seront pas imprimées et qui resteront visibles dans la commande. Elles sont propagées depuis la fiche partenaire (onglet « Contacts et notes »). 

Toutes ces notes sont propagées depuis la fiche fournisseur. Par exemple, la note imprimée sur le bon de réception provient de l'onglet « Transport » de cette même fiche. 

Les notes destinées à être imprimées peuvent être formatées (police, taille, gras, ...). 

Les champs de notes restent toujours modifiables, même après la confirmation de l'achat, afin de pouvoir y ajouter des informations ultérieures. Lorsque l'achat est confirmé, le bouton modifier disparaît, mais le bouton d'action Changer les notes sur la droite de l'écran de l'utilisateur permet de modifier les notes si besoin. 

image.png



Revision #4
Created 26 May 2023 12:31:25 by Erwan CROUZET
Updated 3 November 2023 08:40:10 by Theotim COLIN DE VERDIERE