Affaires
- Généralités
- Paramétrages
- Modèle de CR
- Procédures
- Paramétrages avancés / spécifiques
- Modules complémentaires
- Vidéos
Généralités
Principe (explication champs, choix, conséquences)
De nombreuses entreprises, de par la complexité de leur activité, ne peuvent proposer des produits standardisés et doivent gérer du sur-mesure pour chaque client. Cette gestion, dite à l'affaire, correspondra à la relation commerciale et industrielle entre les deux parties. On distingue alors deux parties importantes dans la gestion à l'affaire dans Open-Prod : la centralisation de tous les événements liés à l'affaire ainsi que la gestion de projet.
Centralisation des événements
De nombreux échanges et flux peuvent avoir lieu lors d'une affaire, ce qui nécessite un suivi complet des différents événements tout au long du processus. Il va être possible de rattacher un certain nombre d'objets à une affaire, cette dernière pouvant être considérée comme un « container » regroupant des mails, des actions, des achats, des ventes, des OF, des OT, des factures, etc... Tous ces objets seront alors directement consultables via l'affaire, dans un onglet spécifique pour chacun.
Gestion de projet
Du fait de la complexité du processus, de sa durée et de ses enjeux financier, une gestion de projet est nécessaire au suivi du bon déroulement de l'affaire. Il va être possible d'importer (ou de créer) un projet comportant différentes phases, de définir une projection de charge, des jalons de paiements, un budget, un avancement ainsi qu'un suivi des différents coûts (projetés, budgétés, engagés, consommés), revenus (facturés, non facturés), marges, trésorerie, etc...
Gestion à l'affaire
La gestion à l'affaire permet de centraliser tous les enregistrements liés à celle-ci, de calculer automatiquement les indicateurs de rentabilité et les marges, et de les comparer aux estimations théoriques (gains ou dépenses). La gestion à l'affaire est souvent utilisée pour la fabrication de produits spécifiques.
La création d'affaires s'effectue depuis le sous-menu Projets / Affaires, qui contient deux sous-menus :
- Mes affaires liste l'ensemble des affaires dont l'utilisateur est le responsable, classées dans une vue Kanban en fonction de leur état ;
- Toutes les affaires affiche l'ensemble des affaires classées par responsable dans une vue kanban.
Vue liste et vue kanban
Dans ces vues, les affaires sont affichées avec les informations suivantes :
- le nom du client et du commercial en lien avec l'affaire ;
- la date de création de l'affaire ;
- sa date limite, c'est-à-dire la date à laquelle elle doit être finie au plus tard ;
- la date de la prochaine action à réaliser en lien avec l'affaire, ainsi que le responsable de la prochaine action.
Une fois les analyses paramétrées, les dépenses des matières premières, des autres achats et des temps sont affichées à l'aide de jauges. Une jauge rouge indique que les dépenses réelles sont supérieures aux dépenses théoriques. Dans le cas contraire, la jauge sera verte.
Formulaire de l'affaire
Le formulaire des affaires est composé d'un en-tête destiné au paramétrage, et d'un ensemble d'onglets listant chacun les enregistrements liés à l'affaire.
En-tête
Pour créer une affaire, certains champs sont obligatoires :
- Son nom ;
- Son type qui peut être standard ou spécifique (affaire liée à un client) ;
- Son niveau de criticité, qui peut être normal ou critique. Les affaires de niveau critique sont encadrées en rouge dans la vue kanban ;
- Le client concerné si l'affaire est de type spécifique ;
- Le commercial responsable de l'affaire, à sélectionner parmi les utilisateurs de l'ERP. Si le client est défini, le commercial est propagé automatiquement de la fiche client (champ vendeur de l'onglet « Vente »).
Le code de l'affaire est un numéro incrémental associé automatiquement à l'affaire. Pour paramétrer la séquence de l'affaire, il faut modifier la séquence « Affaire ».
On trouve également des champs complémentaires :
- Le répertoire est le dossier de la gestion documentaire dans lequel les documents associés à l'affaire iront s'enregistrer ;
- La date de création se complète automatiquement, la date limite est la date théorique à laquelle l'affaire doit être terminée au plus tard et la date de fin se complète automatiquement lorsque l'affaire est terminée. Ces champs restent modifiables ;
- La devise permet de valoriser l'affaire dans une autre devise que la devise de fonctionnement de la société. Si le client est renseigné, la devise est remontée de la fiche client.
Onglets
Les onglets « Actions », « Communications », « Ventes », « Production », « Achats », « Suivi des temps », « Lignes de factures », « Gestion de projets » et « Jalon de paiements » listent les informations reliées à l'affaire, sous leur vue liste respective.
Les boutons Calcul du niveau, Calculer prix d'achat et Récupération automatique des temps, présents respectivement dans les onglets « Production », « Achats » et « Suivi des temps » permettent de récupérer les éléments non remontés automatiquement.
L'onglet « Notes » contient les éventuelles notes et instructions, ainsi que les pièces jointes liées à l'affaire. Les notes peuvent être de type interne ou externe.
L'onglet « Coûts » (visible ci-dessus) affiche les calculs de coûts sur l'affaire. Il se compose de quatre cadres : Revenus, Dépenses des autres achats, Dépenses matières premières et Dépenses de temps. Cet onglet est alimenté automatiquement à partir des informations remontées dans les autres onglets :
- Le cadre Revenus liste les recettes sur l'affaire à partir des ventes ;
- Le cadre Dépenses des autres achats liste les dépenses liées aux achats de l'affaire à l'exception des matières premières ;
- Le cadre Dépenses matières premières liste les dépenses liées aux matières premières ;
- Le cadre Dépenses des temps affiche les coûts des temps déclarés pour l'affaire.
Le détail de chaque coût est consultable en cliquant sur le « i » à droite des champs.
L'onglet « Budgets » se compose de cinq cadres :
- Le cadre Budget théorique est un cadre modifiable dans lequel on indiquera les estimations/prévisions de dépenses pour l'affaire. Les jauges apparaîtront dans la vue kanban de l'affaire une fois le budget défini ;
- Le cadre Budget réel reprend les informations calculées dans l'onglet « Coûts » ;
- Le cadre Coût de production théo. remonte les coûts calculés par rapport aux éléments liés à l'affaire ;
- Le cadre Trésorerie indique la somme des factures liées aux achats et ventes de l'affaire ;
- Le cadre Marges calcule la différence entre le total des budgets calculés et le montant des factures clients du cadre Trésorerie.
Le détail de certains calculs est consultable en cliquant sur le « i » à droite des champs.
Actions
- Calculer les coûts actualise les calculs des champs des onglets « Coûts » et « Budgets » à partir des éléments remontés dans les autres onglets ;
- Envoyer un mail ouvre un assistant pour envoyer un mail qui sera lié à l'affaire. Il apparaîtra automatiquement dans l'onglet « Communications ».
- Créer une vente, Créer Achat et Créer ligne de temps permettent de créer respectivement une vente, un achat ou de déclarer un temps directement lié à l'affaire. Ils seront remontés automatiquement dans leur onglet respectif.
Analyses
Workflow des affaires
Les états des affaires sont des « state_id » : ils sont donc paramétrables manuellement depuis le sous-menu Projets > Configuration > États.
Le formulaire se compose de trois cadres :
- Le cadre Détails contient le nom de l'état et sa séquence, c'est-à-dire l'ordre dans lequel il sera placé dans le Workflow. On retrouve aussi le champ Actif (par défaut à True) : s'il est False, l'état ne sera plus visible.
- Le cadre Paramètres propose deux options. Si l'option Replié dans la vue kanban est cochée, les affaires dans cet état ne seront pas affichées dans la vue kanban. Si l'option Est un état final est cochée, cet état sera l'état qui clôture l'affaire ;
Le cadre Description permet d'ajouter des informations complémentaires sur l'état.
Paramétrages
Configuration
- Société concernée par les paramètres
- Gérer les actions : SI cette cas est cochée, les actions seront disponibles dans les projets
- Calculer l'avancement des projets en auto. : Si cette case est cochée, l'avancement des projets est calculé en automatique en faisant le ratio des heures théoriques et des heures pointées (réelles). Sinon, l'avancement doit être saisi manuellement.
L'avancement impacte le basculement de l'engagé vers le consommé. S'il n'est pas renseigné, le fait de pointer du temps ne va pas faire changer l'engagé qui restera toujours à sa somme de départ
