myFAB Connecteur AGICAP

Avec le myFAB Connecteur AGCAP, utilisez les fonctionnalités avancée d'AGICAP en vous appuyant sur vos données d'Open-Prod en évitant les re-saisies et les erreurs.

myFAB Connecteur AGICAP

myFAB Connecteur AGICAP

Connecteur AGICAP pour OpenProd

Le connecteur AGICAP permet de synchroniser les données entre OpenProd et AGICAP afin de simplifier la gestion des fournisseurs, des factures et des paiements.

Les principaux flux couverts sont :

Synchronisation des partenaires ;
Envoi des factures fournisseurs en brouillon vers AGICAP ;
Réception et rapprochement des factures fournisseurs traitées dans AGICAP ;
Envoi des factures clients validées et transmission Factur-X ;
Import des relevés bancaires préparés dans AGICAP.

Avant de commencer

Le connecteur doit être configuré par un administrateur disposant des identifiants API AGICAP. Certaines synchronisations sont exécutées automatiquement par des tâches planifiées.

Règle générale : sur les factures fournisseurs reçues, AGICAP fait foi. En cas d'écart, ce sont les quantités, prix et montants AGICAP qui sont repris dans Open-Prod.

Paramétrage du connecteur

Initialisation du connecteur

Paramètres → Connecteur Agicap

Renseignez les informations fournies par AGICAP :

URL de l'API ;
Identifiant ;
Secret API ;

Cliquez sur : Tester et récupérer la liste des entités et organisations

Cette action :

vérifie la connexion à AGICAP ;
récupère les organisations disponibles ;
récupère les entités associées ;
affiche le résultat du test dans OpenProd.

Sélectionnez ensuite l'entité et l'Organisation à utiliser.

Importer le plan comptable

Afin de simplifier l'initialisation des données dans AGICAP, vous pouvez Exporter le plan comptable Open-Prod vers le module Trésorerie de AGICAP.

Cliquez sur :

Importer le plan comptable

Cette opération transmet à AGICAP :

les comptes généraux ;
les comptes tiers.
les codes taxe, envoyés comme clés de taxe (code, taux, compte de TVA). Les taxes qui ne sont pas en pourcentage et celles à taux négatif (autoliquidation) ne sont pas envoyées.

Seuls les comptes et tiers modifiés depuis le dernier envoi sont renvoyés. Les longueurs maximales acceptées par AGICAP (numéro de compte, code tiers, noms) sont contrôlées avant l'envoi. L'import peut être relancé à tout moment ; le suivi dure jusqu'à 2 minutes environ, et les éléments refusés par AGICAP sont signalés dans Envois Agicap non effectués.

Suppressions répercutées : un compte supprimé, archivé, passé en regroupement ou renuméroté est supprimé dans AGICAP lors de l'envoi suivant. Les codes taxe supprimés ne sont pas répercutés.

Générer le fichier d'automatisation du journal d'achat

Afin de simplifier l'initialisation d'AGICAP, vous pouvez exporter depuis openprod un fichier .csv à réimporter dans AGICAP pour initialiser les règles d'automatisation du journal d'achat.

Cliquez sur :

Générer le fichier d'automatisation

Cette action génère un fichier CSV destiné à être importé manuellement dans AGICAP pour le paramétrage des règles de catégorisation.

Règles du fichier :

Compte tiers : référence du partenaire, à défaut 401100.
Compte de charge : compte de la première ligne de la dernière facture du fournisseur, à défaut 601000.
Compte de TVA : compte de la Taxe Agicap de la position fiscale du fournisseur ; sans position fiscale, compte de la taxe à 20 %.

Taxe Agicap sur les positions fiscales : chaque position fiscale utilisée par un bénéficiaire exporté doit avoir le champ Taxe Agicap renseigné (Comptabilité → Configuration → Positions fiscales). Tant qu'il manque, la génération du fichier est refusée.

Générer le fichier d'envoi des comptes de charges

Cliquez sur :

Générer les comptes de charges

Cette action génère un fichier CSV destiné à être importé manuellement dans AGICAP pour le paramétrage des comptes de charge avec tous les comptes de classe 6 de type Général et leur libellé.

Important

Ces boutons ne transmettent aucunes données à AGICAP. Ils génèrent uniquement un fichier à télécharger.

Paramètres complémentaires

Rétention des logs : Détermine le nombre de jours de conservation des traces d'échanges avec AGICAP.
Génération des écritures automatiques :
- Lorsque cette option est activée :
  - les lignes de relevé bancaire récupérées depuis AGICAP génèrent automatiquement les écritures comptables ;
  - le lettrage est effectué automatiquement (s'il y a un facture à lettrer).
- Lorsque cette option est désactivée :
  - les lignes sont pré-rapprochées ;
  - l'utilisateur génère ensuite manuellement les écritures et lettrages.
E-invoicing en mode test : coché, les transmissions Factur-X partent vers l'environnement de test d'AGICAP.
Adresse électronique vendeur (point d'accès Agicap) : identifiant du point d'accès de l'entité, au format 0225:XXXXXXXXX_AP. À saisir avec la valeur exacte communiquée par AGICAP : il ne se déduit pas du SIREN.
Modèle PDF facture client (Agicap) : modèle d'impression joint aux factures clients envoyées.
Modèle PDF avoir client (Agicap) : modèle d'impression joint aux avoirs clients envoyés.

Synchronisation des partenaires

Avant toute synchronisation, le partenaire doit être explicitement autorisé.

Ouvrez la fiche fournisseur ou client puis l'onglet Agicap

Champs à renseigner

Envoyer à Agicap : Active la synchronisation du partenaire, tant que cette option n'est pas cochée, aucun envoi n'est possible.
Validation automatique : Disponible pour les fournisseurs ; Lorsque cette option est activée, les factures entièrement rapprochées sont validées automatiquement.
Mode de rapprochement : Deux modes sont disponibles :
- Recherche d'une facture existante (Open-Prod va chercher une facture Open-Prod à rapprocher avec la facture AGICAP)
- Création automatique d'une nouvelle facture. (c'est une facture inexistante dans Open-Prod, on ne vas pas chercher de facture à rapprocher

Article par défaut : Article utilisé lors de la création automatique d'une facture fournisseur.

Envoi du partenaire

L'envoie du partenaire se fait soit manuellement, soit via le cron : "AGICAP - Envoi des partenaires"

Selon son type de partenaire les éléments suivant seront envoyés automatiquement dans les référentiels AGICAP.

Fournisseur

Synchronisé comme :

Fournisseur AGICAP (vendeur)
Bénéficiaire AGICAP (payeur)
Compte auxiliaire du plan comptable (module trésorerie)

Coordonnées bancaires des bénéficiaires

Le RIB est facultatif :

sans IBAN, le bénéficiaire est envoyé sans coordonnées bancaires (clients qui n'utilisent que le contrôle facture) ;
avec un IBAN sans BIC, l'IBAN est envoyé seul.

Un RIB incomplet est tracé par un log de statut Info sur la fiche.

Fiches créées à la main dans AGICAP

AGICAP refuse de mettre à jour par synchronisation une fiche créée manuellement dans son interface. Le connecteur détecte ces doublons au lieu de créer une seconde fiche :

Fournisseur : rapprochement par SIRET (ou SIREN), à défaut par code tiers (référence Open-Prod). Jamais par le nom.
Bénéficiaire : rapprochement par IBAN, à défaut par nom.

Quand une fiche manuelle est trouvée, le partenaire n'est pas envoyé et le cas apparaît dans Envois Agicap non effectués. Pour le résoudre, supprimez la fiche dans AGICAP puis relancez l'envoi : elle sera recréée depuis Open-Prod. Pour un bénéficiaire, ce refus ne bloque pas l'envoi des factures du fournisseur.

Suppressions répercutées dans AGICAP

Un partenaire supprimé, archivé ou dont la référence change est supprimé dans AGICAP lors de l'envoi suivant (tiers, bénéficiaire et client). Après un changement de référence, il est renvoyé sous sa nouvelle référence. Un client qui a déjà des documents dans AGICAP ne peut pas être supprimé : le cas est signalé.

Client

Compte auxiliaire du plan comptable (module trésorerie)
client AGICAP.

Contrôles avant envoi

Les champs obligatoires sont vérifiés avant chaque envoi :

Fournisseur : référence, nom, SIRET, pays ; le partenaire doit être une société ;

Bénéficiaire : référence, nom, pays.

Un champ manquant bloque le bouton d'envoi avec un message indiquant le champ à corriger. La tâche planifiée, elle, écarte le partenaire et le signale dans Envois Agicap non effectués ; les autres partenaires sont envoyés normalement. Le SIRET est envoyé sans espaces.

Consulter les logs

L'onglet Agicap du partenaire affiche :

les envois Agicap non effectués en attente de correction pour ce partenaire ;
l'historique des logs : date et statut (Succès, Info, Erreur).

Envoi des factures fournisseurs brouillon

Les Factures fournisseurs brouillon Open-Prod sont envoyées en tant que Bon de commande fournisseur dans AGCAP.

Pour pouvoir être envoyée, la facture doit :

être en brouillon ;
avoir un montant différent de zéro ;
être associée à un fournisseur synchronisable.

Une facture peut être envoyée manuellement depuis la facture fournisseur, en cliquer sur "Envoyer à Agicap" ou via un cron "AGICAP - Envoi des factures brouillon" qui enverra toutes les factures brouillons qui peuvent être envoyées :

Après envoi :

la facture passe à l'état Envoyée ;
la facture devient non modifiable ;
un bon de commande correspondant est créé dans AGICAP.

Informations sur le cron :

Une facture en erreur n'empêche pas l'envoi des autres ; elle apparaît dans Envois Agicap non effectués.

Le bénéficiaire est également resynchronisé afin de garantir la cohérence des informations de paiement.

L'envoie de la facture à AGICAP de valide pas la facture dans Open-Prod et de génère pas d'écritures

Le bouton Valider d'une facture d'un fournisseur activé pour AGICAP est réservé aux responsables comptables : le circuit normal passe par AGICAP.

Modifier une facture déjà envoyée

Si on souhaite modifier (ou annuler) une facture fournisseur déjà envoyée (tant que le document n'a pas été modifié dans AGICAP). Il est possible de cliquer sur "Remettre en Brouillon" ou "Annuler"

Cette action :

supprime le document AGICAP ;
ajoute un indice sur la facture
redonne la possibilité de modifier la facture.

Rapprochement des factures fournisseur réceptionnées via AGICAP avec les factures brouillon

Principe

Les factures fournisseurs réceptionnés par AGICAP (via OCR ou Facture-X) pourront être rapprochées ou pas des Bons de commande fournisseur. Une fois ces factures vérifiées et validées dans AGICAP, elles alimentent la Pré-comptabilité du journal Achat. C'est via journal des achats que nous allons récupérer les factures fournisseurs dans Open-prod.

Une fois intégrées dans Open-Prod ces factures fournisseurs pourront être soit rapprochées avec factures brouillons puis validées, soit générés de nouvelles factures Open-prod.

Dans tous les cas, ça sera la facture Open-prod validée qui génèrera les écritures en comptabilité.

Utilisation

après lancement du cron "AGICAP - Récupération des factures reçues", les factures récupérées depuis AGICAP sont disponibles dans :

Comptabilité → Fournisseurs → Factures AGICAP reçues

Pour chaque facture reçue les infos brutes d'AGICAP sont récupérés puis un traitement automatique va essayer de rapprocher automatiquement un maximum d'élément avec les objets Open-Prod corredpondants : exemple : partenaire, produit, comptes comptable, lignes de factures, code de TVA....

Signification des couleurs des lignes

Couleur	Signification
Vert	Ligne trouvée automatiquement, sans écart
Orange	Correspondance proposée, sans écart, à vérifier
Rouge	Correspondance absente, incohérente ou écart de montant

AGICAP fait foi

À la validation, Open-Prod reprend les valeurs AGICAP sur les lignes rapprochées, dans cet ordre :

Quantité et prix unitaire : PU = montant AGICAP / quantité.
Taxes recalculées. Un écart d'arrondi de TVA jusqu'à 0,02 € est absorbé sur la plus grosse ligne de taxe pour que le TTC corresponde à AGICAP. Au-delà, la validation est bloquée.
Écart sur le total HT : porté par une seule ligne, la plus grosse.

Le prix réel des réceptions liées est réaligné sur le PU AGICAP, même sans l'option stock « Réguler prix facture ».

Le bouton Mettre à jour les montants des lignes (anciennement « Appliquer les montants de correction ») permet de voir ce résultat avant de valider. Il n'est pas obligatoire : la validation fait le même calcul.

Si une facture déjà récupérée est modifiée dans AGICAP, ses données AGICAP sont mises à jour à la récupération suivante, sans perdre le rapprochement déjà fait.

TVA

La TVA AGICAP est rattachée à la bonne ligne par son code taxe AGICAP, à défaut par son compte de TVA lorsque celui-ci ne porte qu'un seul taux. Quand le rattachement est ambigu, rien n'est deviné : la TVA apparaît comme non rattachée dans les Taxes AGICAP, et le message de blocage à la validation l'explique.

Factures en devise

Les montants sont repris dans la devise de la facture AGICAP. Pour information, l'écran affiche aussi le taux de conversion AGICAP et les montants HT/TTC en devise société.
La facture Open-Prod est créée dans la devise de la facture AGICAP ; cette devise n'est plus modifiable. La validation est refusée si la facture rapprochée est dans une autre devise.
Le taux AGICAP est enregistré sur la facture et remplace le taux Open-Prod du jour pour l'écriture comptable et la TVA. La validation contrôle que le TTC en devise société correspond au montant AGICAP converti.

Valider le rapprochement

Le bouton reste visible même en cas d'écart, puisque c'est la validation qui reprend les valeurs AGICAP.

Cliquez sur :

Valider le rapprochement / Créer la facture

L'application :

retrouve ou crée la (ou les) factures fournisseur ;
rattache les lignes et reprend les valeurs AGICAP ;
effectue les contrôles de cohérence ;
valide la facture.

Validation automatique

Si le fournisseur est configuré avec l'option Validation automatique et que toutes les lignes sont reconnues automatiquement, aucune intervention utilisateur n'est nécessaire.

Import du relevé bancaire préparé par AGICAP

Principe

Le connecteur récupère automatiquement les opérations bancaires préparées dans AGICAP. Ces opérations récupérés viennent alimenter l'outil standard Open-prod de saisie de relevé bancaire. Si le rapprochement à déjà été fait dans AGICAP avec des factures fournisseur, on utiliser ces informations pour remplir automatiquement les liens vers les factures, générer les écritures et effectuer les lettrage complet, partiel ou avec ajustement.

Les relevés sont créés dans Open-prod :

par journal bancaire ;
par mois ;
à l'état brouillon.

Rapprochement automatique

Lors de l'import :

les factures concernées sont identifiées automatiquement ;
les références AGICAP sont utilisées pour retrouver les écritures Open-prod.

Génération automatique des paiements

Lorsque l'option correspondante est activée :

les paiements sont créés ;
le lettrage est effectué automatiquement ;
les paiements partiels sont gérés.

Validation du relevé

Les relevés importés restent en brouillon.

L'utilisateur doit :

Contrôler les lignes importées ;
Vérifier les montants ;
Valider manuellement le relevé bancaire.

Important

Une opération bancaire déjà exportée par AGICAP ne sera plus renvoyée lors des synchronisations suivantes.

Il est recommandé de ne pas exporter simultanément les mêmes écritures vers plusieurs systèmes.

Suivi des échanges

Toutes les communications avec AGICAP sont historisées.

Les logs sont accessibles :

sur les fiches partenaires ;
sur les factures ;
dans les écrans de synchronisation.

Les erreurs les plus fréquentes concernent :

un SIRET manquant ;
un compte tiers absent ;
une entité AGICAP non configurée ;
un montant nul ;
un écart de rapprochement non corrigé.

Après correction de la donnée concernée, il suffit de relancer l'action en échec.