myFAB Connecteur AGICAP

Avec le myFAB Connecteur AGCAP, utilisez les fonctionnalités avancée d'AGICAP en vous appuyant sur vos données d'Open-Prod en évitant les re-saisies et les erreurs.

myFAB Connecteur AGICAP

myFAB Connecteur AGICAP

Connecteur AGICAP pour OpenProd

Le connecteur AGICAP permet de synchroniser les données entre OpenProd et AGICAP afin de simplifier la gestion des fournisseurs, des factures et des paiements.

Les principaux flux couverts sont :

Synchronisation des partenaires ;
Envoi des factures fournisseurs en brouillon vers AGICAP ;
Réception et rapprochement des factures fournisseurs traitées dans AGICAP ;
Import des relevés bancaires préparés dans AGICAP.

Avant de commencer

Le connecteur doit être configuré par un administrateur disposant des identifiants API AGICAP. Certaines synchronisations sont exécutées automatiquement par des tâches planifiées.

Paramétrage du connecteur

Initialisation du connecteur

Paramètres → Connecteur Agicap

Renseignez les informations fournies par AGICAP :

URL de l'API ;
Identifiant ;
Secret API ;

Cliquez sur : Tester et récupérer la liste des entités et organisations

Cette action :

vérifie la connexion à AGICAP ;
récupère les organisations disponibles ;
récupère les entités associées ;
affiche le résultat du test dans OpenProd.

Sélectionnez ensuite l'entité et l'Organisation à utiliser.

Importer le plan comptable

Afin de simplifier l'initialisation des données dans AGICAP, vous pouvez Exporter le plan comptable Open-Prod vers le module Trésorerie de AGICAP.

Cliquez sur :

Importer le plan comptable

Cette opération transmet à AGICAP :

les comptes généraux ;
les comptes tiers.

L'import peut être relancé à tout moment après une modification du plan comptable.

Générer le fichier d'automatisation du journal d'achat

Afin de simplifier l'initialisation d'AGICAP, vous pouvez exporter depuis openprod un fichier .csv à réimporter dans AGICAP pour initialiser les règles d'automatisation du journal d'achat.

Cliquez sur :

Générer le fichier d'automatisation

Cette action génère un fichier CSV destiné à être importé manuellement dans AGICAP pour le paramétrage des règles de catégorisation.

Important

Ce bouton ne transmet aucune donnée à AGICAP. Il génère uniquement un fichier à télécharger.

Paramètres complémentaires

Rétention des logs : Détermine le nombre de jours de conservation des traces d'échanges avec AGICAP.
Génération des écritures automatiques :
- Lorsque cette option est activée :
  - les lignes de relevé bancaire récupérées depuis AGICAP génèrent automatiquement les écritures comptables ;
  - le lettrage est effectué automatiquement (s'il y a un facture à lettrer).
- Lorsque cette option est désactivée :
  - les lignes sont pré-rapprochées ;
  - l'utilisateur génère ensuite manuellement les écritures et lettrages.

Synchronisation des partenaires

Avant toute synchronisation, le partenaire doit être explicitement autorisé.

Ouvrez la fiche fournisseur ou client puis l'onglet Agicap

Champs à renseigner

Envoyer à Agicap : Active la synchronisation du partenaire, tant que cette option n'est pas cochée, aucun envoi n'est possible.
Validation automatique : Disponible pour les fournisseurs ; Lorsque cette option est activée, les factures entièrement rapprochées sont validées automatiquement.
Mode de rapprochement : Deux modes sont disponibles :
- Recherche d'une facture existante (Open-Prod va chercher une facture Open-Prod à rapprocher avec la facture AGICAP)
- Création automatique d'une nouvelle facture. (c'est une facture inexistante dans Open-Prod, on ne vas pas chercher de facture à rapprocher

Article par défaut : Article utilisé lors de la création automatique d'une facture fournisseur.

Envoi du partenaire

L'envoie du partenaire se fait soit manuellement, soit via le cron : "Synchronisation des partenaires"

Selon son type de partenaire les éléments suivant seront envoyés automatiquement dans les référentiels AGICAP.

Fournisseur

Synchronisé comme :

Fournisseur AGICAP (vendeur)
Bénéficiaire AGICAP (payeur)
Compte auxiliaire du plan comptable (module trésorerie)

Client

Compte auxiliaire du plan comptable (module trésorerie)
client AGICAP.

Cas fréquents de refus

Le fournisseur ne possède pas de SIRET.

Le partenaire n'est pas défini comme société.

Consulter les logs

L'onglet Agicap permet de consulter l'historique des synchronisations :

date ;
type d'action ;
statut ;
détail des erreurs éventuelles.

Envoi des factures fournisseurs brouillon

Les Factures fournisseurs brouillon Open-Prod sont envoyées en tant que Bon de commande fournisseur dans AGCAP.

Pour pouvoir être envoyée, la facture doit :

être en brouillon ;
avoir un montant différent de zéro ;
être associée à un fournisseur synchronisable.

Une facture peut etre envoyée manuellement depuis la facture fournisseur, en cliquer sur "Envoyer à Agicap" ou via un cron qui enverra toutes les factures brouillons qui peuvent être envoyées :

Après envoi :

la facture passe à l'état Envoyée ;
la facture devient non modifiable ;
un bon de commande correspondant est créé dans AGICAP.

Le bénéficiaire est également resynchronisé afin de garantir la cohérence des informations de paiement.

L'envoie de la facture à AGICAP de valide pas la facture dans Open-Prod et de génère pas d'écritures

Modifier une facture déjà envoyée

Si on souhaite modifier (ou annler) une facture fournisseur déjà envoyée (tant que le document n'a pas été modifié dans AGICAP). Il est possible de cliquer sur "Remettre en Brouillon" ou "Annuler"

Cette action :

supprime le document AGICAP ;
ajoute un indice sur la facture
redonne la possibilité de modifier la facture.

Rapprochement des factures fournisseur réceptionnées via AGICAP avec les factures brouillon

Principe

Les factures fournisseurs réceptionnés par AGICAP (via OCR ou Facture-X) pourront être rapprochées ou pas des Bons de commande fournisseur. Une fois ces factures vérifiées et validées dans AGICAP, elles alimentent la Pré-comptabilité du journal Achat. C'est via journal des achats que nous allons récupérer les factures fournisseurs dans Open-prod.

Une fois intégrées dans Open-Prod ces factures fournisseurs pourront être soit rapprochées avec factures brouillons puis validées, soit générés de nouvelles factures Open-prod.

Dans tous les cas, ça sera la facture Open-prod validée qui génèrera les écritures en comptabilité.

Utilisation

après lancement du cron "AGICAP - Récupération des factures reçues", les factures récupérées depuis AGICAP sont disponibles dans :

Comptabilité → Fournisseurs → Factures AGICAP reçues

Pour chaque facture reçue les infos brutes d'AGICAP sont récupérés puis un traitement automatique va essayer de rapprocher automatiquement un maximum d'élément avec les objets Open-Prod corredpondants : exemple : partenaire, produit, comptes comptable, lignes de factures, code de TVA....

Signification des couleurs des lignes

Couleur	Signification
Vert	Ligne trouvée automatiquement
Orange	Correspondance proposée, à vérifier
Rouge	Correspondance absente ou incohérente

Corriger les écarts d'arrondis

Le bouton " Appliquer les montants de correction" répartit les écarts d'arrondi sur les lignes rapprochées afin d'obtenir une parfaite concordance avec les montants AGICAP.

Valider le rapprochement

Lorsque tous les écarts sont résolus :

Cliquez sur :

Valider le rapprochement / Créer la facture

L'application :

retrouve ou crée la (ou les) factures fournisseur ;
rattache les lignes ;
effectue les contrôles de cohérence ;
valide la facture.

Validation automatique

Si le fournisseur est configuré avec l'option Validation automatique et que toutes les lignes sont reconnues automatiquement, aucune intervention utilisateur n'est nécessaire.

Import du relevé bancaire préparé par AGICAP

Principe

Le connecteur récupère automatiquement les opérations bancaires préparées dans AGICAP. Ces opérations récupérés viennent alimenter l'outil standard Open-prod de saisie de relevé bancaire. Si le rapprochement à déjà été fait dans AGICAP avec des factures fournisseur, on utiliser ces informations pour remplir automatiquement les liens vers les factures, générer les écritures et effectuer les lettrage complet, partiel ou avec ajustement.

Les relevés sont créés dans Open-prod :

par journal bancaire ;
par mois ;
à l'état brouillon.

Rapprochement automatique

Lors de l'import :

les factures concernées sont identifiées automatiquement ;
les références AGICAP sont utilisées pour retrouver les écritures Open-prod.

Génération automatique des paiements

Lorsque l'option correspondante est activée :

les paiements sont créés ;
le lettrage est effectué automatiquement ;
les paiements partiels sont gérés.

Validation du relevé

Les relevés importés restent en brouillon.

L'utilisateur doit :

Contrôler les lignes importées ;
Vérifier les montants ;
Valider manuellement le relevé bancaire.

Important

Une opération bancaire déjà exportée par AGICAP ne sera plus renvoyée lors des synchronisations suivantes.

Il est recommandé de ne pas exporter simultanément les mêmes écritures vers plusieurs systèmes.

Suivi des échanges

Toutes les communications avec AGICAP sont historisées.

Les logs sont accessibles :

sur les fiches partenaires ;
sur les factures ;
dans les écrans de synchronisation.

Les erreurs les plus fréquentes concernent :

un SIRET manquant ;
un compte tiers absent ;
une entité AGICAP non configurée ;
un montant nul ;
un écart de rapprochement non corrigé.

Après correction de la donnée concernée, il suffit de relancer l'action en échec.