myFAB CRM Avancée
- Recherche et Création
- Fonctionnement global du Wizard de Recherche & Création
- Paramétrage de la requête
- Sauvegarde de requêtes
- Mise à jour des fiches partenaires
- Connecteurs
- Dédoublonnage
- Configuration du module
Recherche et Création
Ce chapitre concerne la recherche et la création d'une fiche partenaire.
Nous verrons :
Le fonctionnement global du wizard
Le paramétrage de l'outil de recherche
La sauvegarde de requêtes de recherche
Fonctionnement global du Wizard de Recherche & Création
Recherche & Création de partenaire
La recherche et la création de nouveaux partenaires via les fonctionnalités du module se présentent de la façon suivante :
Dans Open Prod > Partenaire se trouvent de nouveaux wizards, de nouvelles fonctionnalités.
La Recherche & Création de partenaire passe par le wizard suivant :
Ou par le bouton suivant :
La recherche
La recherche est disponible via la fenêtre pop-up. Elle s'effectuera suivant les critères de l'utilisateurs. Une fois celle-ci paramétrée, les résultats avec les taux de correspondances les plus élevés seront affiché dans le tableau sous le paramétrage.
Voici un exemple :
La création
La recherche étant effectuée et les résultats disponibles, cliquer sur les cases à cocher garantit une sélection du futur partenaire à ajouter. Il est possible de tous les ajouter via la case à cocher en en-tête. L'utilisateur a aussi la liberté de cocher la ou les cases, en marge, des résultats qui l'intéressent.
Enfin, lorsque les résultats souhaités sont cochés, un clic sur le bouton "Créer partenaire(s)" situé au centre de la fenêtre permet comme son nom l'indique de créer le ou les partenaires.
Pour des questions d'ergonomie et selon les besoins liés au paramétrage d'Open-Prod, il est recommandé d'afficher les partenaires créés via le bouton "Voir le(s) partenaire(s) & fermer" en pied de page de pop-up de création.
Paramétrage de la requête
L'outil de recherche permet de trouver de potentiels nouveaux partenaires, à ajouter en base de données, à l'aide de l'outil de filtrage suivant :
Il est tout à fait possible d'effectuer la recherche suivant un ou plusieurs critères à la fois, cette liste de critères est la suivante :
Une fois les critères de recherche sélectionné, il convient de définir l'opérateur de recherche. Les opérateurs sont les suivants :
Enfin il faut impérativement saisir une valeur avec laquelle le champ sera comparé ou alimenté puis clique sur la flèche à droite de la saisie du champ.
Sauvegarde de requêtes
Il est possible de sauvegarder les requêtes que vous êtes susceptibles de saisir à plusieurs reprise. Comment ?
1. Dans un premier temps, saisir la requête souhaitée depuis le cadre "Paramètre".
2. Ensuite, déplacer celle-ci vers le cadre "Requête" à l'aide de la flèche.
3. Enfin, il faut saisir le titre à donner à votre requête puis cliquer sur la disquette à droite du champ de saisie du nom pour la sauvegarder.
Les requêtes sauvegardées apparaîtront ensuite dans la liste déroulante du cadre "Mes requêtes sauvegardées".
Mise à jour des fiches partenaires
Ce chapitre concerne la mise à jour des fiches partenaires via différents moyens.
Obtenir SIRET/SIREN
Il pourrait exister dans vos bases des fiches partenaires remplies manuellement avec des informations erronées ou même vide.
Le module de CRM Avancée propose aux utilisateurs de pouvoir obtenir un numéro de SIREN dans le cas où celui-ci est manquant sur une fiche partenaire.
Action d'obtention
Une action a été ajoutée pour pouvoir rechercher le SIREN sur OpenDataSoft via les informations censées être juste d'un partenaire à savoir son nom voire son adresse.
Pop-up de recherche
Un clic sur le bouton "Recherche siret/siren via OpenDataSoft" permet d'afficher un certain nombre de résultats concordant au mieux avec la fiche partenaire.
[TO FINISH]
Attention
Il est possible qu'au sein d'une base personnalisée deux champs de Siren soient présents.
Obtenir un Siren par l'intermédiaire de l'action éponyme ne concerne que le champ "Numéro de Siren" (mf_siren_number).
Pour une synchronisation entre 2 champs SIREN un passage par script python sur Open-Prod ou par une requête SQL sera nécessaire.
Mise à jour via SIREN
Dans la partie Partenaires d’OpenProd, connecteur ODS, il est possible effectuer une recherche de société par SIREN, cette recherche a pour but la mise à jour des informations d'un partenaire.
La mise à jour est disponible via une fiche partenaire, dans le menu d'actions :
L'outil de mise à jour est aussi disponible via le menu de gauche :
La recherche
Il faut se saisir du numéro de SIREN de l'entreprise à mettre à jour avant de pouvoir la faire.
La recherche peut aussi se faire par sélection de partenaires déjà présents en base.
La recherche résulte en une liste d'entreprise à mettre à jour. Les cases seront surlignées en rouge si l'information n'est pas disponible ou différente en base et en vert si l'information est similaire à l'existante.
Cocher la case de la ligne choisie pour la mise à jour puis cliquer sur le bouton de mise à jour du partenaire pour effectuer la mise à jour. On peut vérifier que la mise à jour a bien été prise en compte en se rendant sur le partenaire en question.
Avertissement
Il n'est possible d'effectuer une mise à jour que sur un seul partenaire à la fois.
Cron de mise à jour
Préambule
L’objectif de cette fonctionnalité est de vérifier régulièrement, en tâche de fond, si des informations des fiches partenaires sont mises à jour sur la base Siren (statut établissement, adresse, tranches d’effectif, …)
Ces mises à jour ne sont pas appliquées directement, mais sont remontées, proposées à l’utilisateur qui conserve le rôle de valideur. Les fiches ne seront mises à jour que si l’utilisateur valide les mises à jours proposées
1 - CRON cron_update_check_from_ods
Ce cron est lancé quotidiennement, il récupère par lot de 100 fiches les partenaires dont le siret est renseigné, et applique la méthode update_check_from_ods sur chaque fiche
L’ordre est défini sur la date de dernière mise à jour via ODS la plus ancienne.
La tranche de 100 fiches peut être ajustée, avec un compte payant sur ODS je pense qu’on peut retirer cette limite.
2 - Méthode update_check_from_ods
Cette méthode sur les fiches partenaire permet de requêter ODS pour voir si des mises à jour sont disponibles (tranches d’effectif, CA,…)
2 scénarios possibles :
1/ Pas de mise à jour disponible :
2/ Une ou des mises à jours sont disponibles :
À ce stade, aucune mise à jour n’est remontée directement sur la fiche partenaire. Les modifications sont remontées et proposées à l’utilisateur, qui a le rôle de vérification et de validation
3 - Validation des modifications proposées
Si des mises à jour sont dispo et que l’on clique sur le bouton ci-dessus, cela ouvre le wizard qui passe en revue les champs sur lesquels il y a une mise à jour.
Par défaut, tous les champs sont cochés. Si l’on clique sur le bouton de flux ‘Valider les sélections’ : les champs se mettent à jour sur la fiche partenaire.
Les champs se mettent à jour sur la fiche, exemple champ Rue :
4 - Mise à jour en lot
Plutôt que d’aller fiche par fiche valider les modifications, un menu existe et affiche toutes les mises à jour proposées :
Il est alors plus facile pour l’utilisateur en charge de valider les mises à jour en ‘lot’, via le bouton ‘Valider, et passer au suivant’ :
Grâce à ce bouton, la fiche suivante est appelée sans devoir cliquer sur le bouton « Suivant » en haut à droite :
5 - ‘Ignore’ des mises à jour
Une mise à jour décochée sera ignorée ne sera pas mise à jour, exemple avec la rue (dans le cas où l’on refuse volontairement la proposition) :
Le champ Rue ne sera donc pas mis à jour, et les futures mises à jour sur ce champ ne seront plus proposées :
6 - Connaitre la date de dernière vérification sur ODS :
Connecteurs
Ce chapitre concerne l'utilisation des connecteurs Pappers et CreditSafe au sein d'un fiche partenaire
Connecteur Pappers
Le connecteur Pappers permet une visualisation de la page Pappers d'un partenaire. Il permet aussi d'avoir accès aux résultats financiers de ce partenaire.
Page Connecteurs - Pappers
Pour accéder à la page Pappers, il suffit de cliquer sur le bouton disponible dans la liste de partenaires, le détail d'un partenaire, ainsi que sur l'onglet "Connecteurs" d'un partenaire.
Résultats financiers
Pour pouvoir accéder aux résultats financiers d'un partenaire, il faut mettre à jour manuellement les informations d'un partenaire via l'onglet "Connecteurs".
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ATTENTION !
La mise à jour manuelle Pappers consomme un crédit à chaque requête de mise à jour. L'entreprise dispose de 100 crédits gratuitement, au-delà de cette limite il faudra passer par un achat de crédits. Ils sont à utiliser à bon escient.
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Une fois la mise à jour faite, les résultats financiers seront disponibles depuis l'onglet "Résultats financiers" d'un partenaire. Ici, ils seront disponibles sous différentes formes (Tableaux, Camembert, Courbe, Histogramme, etc.)
Avertissement
Pour pouvoir faire la mise à jour manuelle, il faut un compte API renseigné dans la configuration d'Advanced CRM.
Connecteur CreditSafe
Le connecteur CreditSafe permet de se rendre sur la page CreditSafe d'une société depuis Open Prod mais elle permet aussi de connaître son rating, son indice de solvabilité.
Page CreditSafe
Pour accéder à la page CreditSafe, il suffit de cliquer sur le bouton disponible dans la liste de partenaires, le détail d'un partenaire, ainsi que sur l'onglet "Connecteurs" d'un partenaire.
Tendances du partenaire
Ces tendances sont accessibles depuis l'onglet "Résultats Financiers" d'une fiche partenaire et visualisables à condition de mettre à jour la fiche via l'onglet "Connecteurs".
Une fois la synchronisation faite, voilà le résultat :
Avertissement
Un compte CreditSafe est nécessaire pour pouvoir accéder à une page client dans son intégralité.
Pour pouvoir faire la mise à jour manuelle, il faut un compte API renseigné dans la configuration d'Advanced CRM.
Dédoublonnage
Ce chapitre concerne la procédure de dédoublonnage de fiches partenaires au sein d'Open-Prod
Recherche de doublons
Il peut arriver qu'un partenaire ait été ajouté à la base de données à plusieurs reprises.
Dans le but d'unifier ces données et de ne pas avoir les informations dispatchées, il est possible de faire un dédoublonnage. Pour ce faire, un wizard est disponible et permet de dédoublonner contacts et sociétés.
L'outil de recherche
La recherche se fait selon un critère définit par l'utilisateur, il a le choix parmi ceux présents dans Open Prod. On ne peut faire la recherche que sur un seul critère à la fois.
Le résultat se présente sous la forme de volets de groupement de sociétés ou de contacts. Le titre du volet correspond à la valeur du critère de recherche apparaissant en double à plusieurs reprises.
Avertissement
La recherche de doublon sur un grand nombre de contact en cherchant sur un critère pas assez précis pourrait faire tomber le serveur Open Prod.
Lors de la fusion, le partenaire maître choisi gardera ses informations, elles ne seront pas écrasées lors de la fusion. Dans le cas où le partenaire "esclave" a des informations existantes et que le partenaire "maître" ne les a pas, alors elles lui seront transférées.
La fusion n'implique pas une suppression définitive d'une entité partenaire mais plutôt la désactivation de celui-ci. Les partenaires désactivés seront disponibles en cliquant sur le wizard correspondant (voir la première capture sur cette page).
Fusion de doublons
La fin du processus de dédoublonnage est la fusion de doublon. Cette dernière étape intervient après avoir fini la Recherche de doublon.
L'outil de fusion
Une fois que les résultats ont été trouvé, il faut identifier un groupe de doublon à dédoublonner, les sélectionner en cochant les cases à cocher disponibles à gauche du nom de l'entreprise. Après avoir sélectionné ces doublons il faut aller dans le menu "Action" puis "Fusionner les partenaires".
[IMAGE]
Un nouveau pop-up s'affichera à l'écran pour nous demander de "spécifier le partenaire maître", celui-ci correspond au doublon qu'on souhaite conserver. Le choix de transférer toutes les commandes, factures, contacts, picking au "partenaire maître".
Dans un premier temps, une simulation opérera si la case correspondante est cochée, ensuite un clic sur le bouton fusionner et fermer fera la fusion.
[Image]
Une fois que les doublons ont bien été fusionnés, les doublons n'ayant pas été désignés comme maîtres seront disponibles dans le sous-menu suivant :
[image]
Ces derniers auront dans leur fiche partenaires la mention "Partenaire désactivé".
[Image]
Avertissement
1 - Lors de la fusion, le partenaire maître choisi gardera ses informations, elles ne seront pas écrasées lors de la fusion. Dans le cas où le partenaire "esclave" a des informations existantes et que le partenaire "maître" ne les a pas, alors elles lui seront transférées.
2 - La fusion n'implique pas une suppression définitive d'une entité partenaire mais plutôt la désactivation de celui-ci. Dans la vue liste des partenaires, ajouter un filtre sur le champ "Actif" = décoché permet aussi de voir ces fiches partenaires désactivées.
Configuration du module
Après l'installation du module Advanced CRM, il est impératif de créer un fichier de configuration.
Ce fichier permet de pouvoir activer les différents connecteurs OpenDataSoft, Pappers et CreditSafe. On y renseignera URL, comptes ou encore clé d'API.
Initialisation :
Dans un premier temps, il faut ajouter une date et sélectionner la configuration comme étant "Active".
Le choix des fonctionnalité est à faire en fonction du besoin, tout cocher garantit un fonctionnement normal.
Configuration OpenDataSoft
En cochant la case "API ODS active", le contenu de l'onglet OpenDataSoft se préremplit. Il n'est pas nécessaire de modifier les champs remplis automatiquement.
Voilà le contenu de chaque champ :
| 100 | |
| https://public.opendatasoft.com/api/explore/v2.1/catalog/datasets/economicref-france-sirene-v3/records | |
| 100 | |
| https://data.opendatasoft.com/api/explore/v2.1/catalog/datasets/nomenclature-dactivites-francaise-naf-rev-2@public/records | |
| https://data.opendatasoft.com/api/explore/v2.1/catalog/datasets/economicref-france-nomenclature-categories-juridiques-millesime/records |
Une synchronisation des bases de données est recommandée à la création d'un fichier de configuration, un simple clic sur les 2 boutons suivants :
Configuration CreditSafe
En cochant la case "API CreditSafe active", le contenu de l'onglet CreditSafe se préremplit. Il n'est pas nécessaire de modifier le champ remplis automatiquement.
Voilà le contenu de chaque champ :
| https://connect.creditsafe.com/v1 | |
| Login | Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont transmis par le DSI. |
| Mot de Passe | Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont transmis par le DSI. |
Configuration Pappers
Pappers
En cochant la case "API Pappers active", le contenu de l'onglet Pappers se préremplit. Il n'est pas nécessaire de modifier le champ remplis automatiquement.
Voilà le contenu de chaque champ :
| https://api.pappers.fr/v2/entreprise | |
| La clé d'API Pappers est transmise par le DSI. |
