Paramétrages avancés
Facturation & paiement
Configuration des conditions de paiements
OpenProd permet de gérer les conditions de paiements multiples. Une condition de paiement permet de calculer la date d'échéance d'une facture lors de sa validation. On peut paramétrer les conditions de paiement de plusieurs manières :
- Nombre de jour + fin de mois
Exemple : 45 jours fin de mois
- Nombre de jour + fin de mois + nombre de jour dans le mois
Exemple : 45 jours fin de mois le 10
- Fin de mois + nombre de jour
Exemple : fin de mois 45 jours
- Fin de mois + nombre de jour + nombre de jour dans le mois
Exemple : fin de mois 45 jours le 10
OpenProd intègre une calculatrice qui permet de simuler les délais de paiement dans le cadre Simulation.
Pour un paiement comptant, il faut mettre l'ensemble des champs à 0. La date d'échéance sera alors égale à à la date de validation de la facture.
Configuration des méthodes de facturation
OpenProd permet de gérer le mode de déclenchement de la facturation, c'est-à-dire le moment ou on crée une facture dans le système pour ensuite l'éditer. Trois méthodes de déclenchement principales :
- À la demande : La facture sera ainsi générée manuellement à partir de la commande, en utilisant le bouton "Générer la facture" présent dans l'interface de la commande,
- À la livraison : La facture sera créée automatiquement lors de la validation de la livraison, ou pourra être générée depuis le bon de livraison en fonction de la configuration effectuée
- À la commande : La facture sera créée automatiquement lors de la validation de la commande.
Ces trois modes peuvent être mixtes dans une méthode de facturation, par exemple :
- 50 % à la commande et 50% à la livraison
- 25% à la commande et le reste manuellement
La facture peut aussi être générée à partir :
- Quantités livrées
- Quantités commandées.
Dans les cas où le mode de déclenchement de la facture est paramétré sur "À la commande" ou "À la demande", le mode de facturation sera obligatoirement paramétré sur les quantités commandées.
Le champ Type de facturation est par défaut à paramètre de vente. Il sert à définir la future valeur par défaut du Type de facturation des lignes de ventes. Chaque ligne de vente peut être gérée indépendamment des autres. Les choix possibles sont :
- Paramètres de vente : utilisée dans 80% des cas, cette configuration est à utiliser pour réaliser les paramétrages simples ou complexes ci-dessus.
- Sur échéancier : toutes les lignes de ventes seront alors sur échéancier. Le mode de déclenchement doit être à la demande.
- Facturation manuelle : les lignes seront toutes par défaut sur facturation manuelle
Une méthode de facturation n'est plus modifiable à partir du moment ou elle est utilisée dans une vente ou un achat.
Modes de paiement
Les modes de paiement sont utilisés dans les fiches partenaire (onglet "Vente" ou "Achat") pour spécifier le moyen de paiement d'une facture (client ou fournisseur). Ils seront propagés dans les ventes, achats, factures.
Un mode de paiement est simplement défini par son Nom : Virement, Espèces, Carte bleu, LCR, Chèque...
Le champ Société est utilisé dans le cadre d'une gestion en multi-société. Chaque mode de paiement est affilié à une société.
Enfin, le champ Compte bancaire est à utiliser pour spécifier le compte bancaire sur lequel la facture client devra être réglée. Il est alors conseillé de créer autant de mode de paiement qu'il existe de compte bancaire sur lesquels payer.
Exemple : Virement sur compte BP. Le client saura qu'il devra effectuer un virement sur le compte banque Populaire. Dans le rapport de facture ou le bon de commandes de vente ; il est conseillé d'imprimer les informations bancaires associées au mode de paiement.
Option VIES
VIES (VAT Information Exchange System) désigne le système d'échange des informations de TVA mis en place par l'Union Européenne. Il permet (entre autres) à tout un chacun d'interroger les serveurs des pays européens pour confirmer la validité du numéro de TVA intracommunautaire d'un de leurs ressortissants. En retour de la demande, certaines administrations communiquent également des informations comme le nom légal de l'entité et son adresse postale.
Ce contrôle de validité est de la responsabilité de la société vendeuse, et elle conditionne l'application du régime de TVA intracommunautaire. En cas de contrôle, il faut donc être en mesure de prouver que la vérification a bien été effectuée avant de facturer sans appliquer de TVA locale.
Cette option peut être activée depuis le menu de paramétrage de facturation, en cochant l'option Vérification n° TVA avec VIES (Facturation > Configuration > Facturation > Vérification n° TVA avec VIES).
Si cette option est activée, chaque fois qu'un numéro de TVA est créé/modifié dans une fiche partenaire, et que le pays du numéro fait partie du groupe de pays Europe, Open-Prod envoie une requête au système VIES pour le valider.
Si le numéro est reconnu, une coche verte apparaîtra à côté du numéro ; sinon, une croix rouge s'affiche.
Cliquer sur la coche verte donne accès à des fonctions supplémentaires.
La vérification du numéro et l'affichage des indicateurs ne se déclenche que lorsque le code pays du numéro saisi correspond à un pays du groupe de pays Europe. De plus, l'indicateur de contrôle n'apparaît pas pour les numéros dont le pays est hors UE.
