Généralités
Principe (explication champs, choix, conséquences)
Dans Open-prod, les ressources sont organisées par catégories. La catégorie de ressources peut être vue comme un centre de compétences rassemblant les ressources pouvant effectuer une même tâche. Ces catégories sont gérées depuis le sous-menu Ressource / Configuration / Catégorie de ressources.
En cliquant sur une ligne, le formulaire (image ci-contre) s'affiche. L'entête reprend les champs nom et coût horaire. Les ressources associées à la catégorie sont listées en dessous. Pour ajouter une ressource dans la catégorie, il faut cliquer sur Ajouter un élément dans la vue liste lorsque la page est en modification.
Planification à la catégorie
Dans certaines industries, il peut être nécessaire d'ajuster le nombre de ressources disponibles selon des dates. En cochant Gérer la planification à la catégorie l'onglet "Nombre de ressources disponibles" apparaît. Il permet de renseigner le nombre de ressources disponibles sur une période. La date indiquée est la date de début à partir de laquelle ce nombre de ressource est valable. Open-Prod ne va plus planifier sur une ressource en particulier mais va planifier à la catégorie. Il va donc s'assurer que le nombre de ressources est respecté sans affecter de ressource.
La capacité est calculée par heures d'ouvertures (provenant du calendrier) * nb de ressources.
À la modification du nombre de ressources sur une période, les OF impactés sont recalculés.
Si Planifier sur le nombre de ressources est coché, les champs période d’ouverture, décalage et facteur sont visibles. Ils sont utilisés dans le calcul de charge au moment de la planification. En cochant cette case, on bloque la possibilité de changer le nombre de ressource dans les OT.
Dans le cadre d'une planification à la catégorie, il n'est donc pas obligatoire de saisir des ressources. Or, la sous traitance est portée par le type de la ressource. Le champ Sous traitance permet donc d'indiquer dans le cadre d'une planification à la catégorie que la catégorie est une catégorie de sous traitance, et donc que l'ordre de travail sera un OT de sous traitance.
Création de ressource
Dans Open-prod, pour effectuer des productions en interne ou chez un sous-traitant, il faut définir des ressources qui seront en mesure de réaliser les opérations de production. La ressource est donc une notion essentielle : la planification des productions est basée sur les ressources et leur calendrier. le terme de ressource regroupe toutes les unités de production, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une machine. Elle est caractérisée par son nom, sa catégorie, son calendrier et sa charge limite.
Les ressources de l'entreprise doivent être créées lors de la création de la base pour ensuite être utilisées dans le système. La création s'effectue depuis le sous-menu Ressource / Configuration / Ressource.
Formulaire
Pour afficher le formulaire de ressource (image ci-contre), cliquer sur les lignes de la liste ou sur Créer. Il se compose d'un en-tête et d'un onglet « Généralités ».
En-tête
L'en-tête contient :
- Le nom de la ressource ;
- Son type : il peut s'agir d'une ressource humaine, d'une machine ou d'une ressource de sous-traitance. Si le type machine est sélectionné, le champ Pause est masqué, et le champ Atelier apparaît.
- L’emplacement dans lequel la ressource viendra consommer des matières premières et générer des produits semi-finis ou finis lors d'une production. Les ressources de type machine ont généralement un emplacement chacune. Les ressources de type humaine sont généralement toutes affectées à un même emplacement « Physical location / En cours de production » ;
Les ressources sont nécessairement dans un emplacement de type interne.
- Partenaire : En sous traitance, remplir le partenaire permet de préremplir le fournisseur dans le wizard d'achat de ST.
- Le coût horaire, c'est-à-dire le coût de la ressource pour une heure de travail. S'il est renseigné, ce coût sera utilisé dans les calculs de prix de revient des produits fabriqués. Dans le cas contraire, Open-Prod basera son calcul sur le coût horaire de la catégorie de ressource ;
- Durée de pointage autorisée avant entrée théorique : le temps de travail d'une ressource est défini par son calendrier. Cette durée permet à la ressource de pointer des activités pendant le labs de temps avant l'heure d'entrée théorique. Si elle pointe avant, le travail sera affecté à la journée précédente. Par défaut à 2, cela sert notamment à gérer les ressources qui ont un calendrier de nuit ;
- Son compte analytique, qui sera propagé aux futures déclarations de temps ;
- La société à laquelle est rattachée la ressource ;
- Le champ actif : la case doit être cochée pour pouvoir affecter la ressource à un OT ;
- La pause obligatoire imposée par l'entreprise à la ressource humaine (notion détaillée plus bas) ;
- Le code de la ressource, qui n'a qu'un caractère indicatif ;
- Le calendrier auquel est rattachée la ressource, et qui définit ses plages horaires de travail ;
- L'atelier auquel est affectée la ressource. Ce champ est requis si la ressource est de type machine. L'atelier sera utilisé dans les analyses des OTs.
- Activité : elle sera remontée par défaut dans les assistants de pointage de temps.
Onglet « Généralités »
L'onglet « Généralités » contient deux cadres :
- Le cadre Informations contient tout d'abord la date de départ et la date de fin de disponibilité de la ressource. Ces deux dates permettent de paramétrer des ressources temporaires, telles que des employés intérimaires. La charge limite correspond au pourcentage de charge attribuable à la ressource : elle est fixée par défaut à 100 %, ce qui signifie que l'ensemble de sa plage horaire (définie par le calendrier) peut être utilisée pour planifier des OT. Enfin, la description de la ressource peut contenir toutes les informations nécessaires à l'identification, l'utilisation ou l'affectation de celle-ci.
- Le cadre Catégories liste l'ensemble des catégories de ressources auxquelles la ressource appartient. Il est possible de cliquer sur la ligne pour ouvrir le formulaire de la catégorie de la ressource. Pour rappel, une catégorie de ressource est vue comme un centre de compétences. Ainsi, lors de la construction d'une gamme, on indique le centre de compétence capable de réaliser la tâche. Open-Prod viendra alors planifier l'opération sur les ressources appartenant à ce centre de compétence.
Pauses obligatoires
La notion de pause obligatoire est utilisée dans le suivi des temps : le système peut vérifier que le temps de pause obligatoire est respecté et déduire ce temps du temps déclaré dans le cas contraire. Cette fonction est par exemple utile dans les sociétés où des employés n'ont pas accès à l'ERP pendant les temps de pause (déplacement des commerciaux, transporteurs en pause pendant les transits,...). Le système déduira du temps pointé d'entrée / sortie le temps manquant de pause dans la journée. Par exemple : si on a une journée pointée de 8h à 12h et 12h30 à 16h30 avec une pause obligatoire d'1h, le temps de pointage sera de 7h30.
Il est également possible de définir une condition d'application de la pause dans la pause. Pour que la pause obligatoire s'applique, la journée doit être au moins d'une durée égale à la condition. Celle-ci est définie en base 100.
Ainsi, pour une condition de 5,5 la pause obligatoire ne sera appliquée que pour les journées supérieures à 5h30.
Création de calendrier
La notion de calendrier est récurrente dans Open-Prod : ils sont utilisés pour définir les jours ouvrés dans la société, les partenaires et les ressources. le système doit pouvoir distinguer les jours travaillés des jours sans activité pour programmer les livraisons, les réceptions, la planification de la production,...
À la création d'une base, le calendrier est déjà créé, mais un paramétrage complémentaire est nécessaire. Il est également courant de créer plusieurs calendriers pour les ressources humaines, pour les machines et même dans de rares cas, des calendriers par partenaire. Chaque calendrier est ainsi géré indépendamment des autres : il est donc possible de fermer un jour pour une machine ou un partenaire via son calendrier et de laisser cette plage ouvrable pour les autres.
Pour simplifier la gestion, Open-Prod gère des modèles de calendriers et des calendriers. Les modèles vont permettre de créer une multitude de calendriers qui hériteront des paramètres du modèle. Lorsque le modèle est modifié (ajout d'une nouvelle année, par exemple), tous les calendriers hérités du modèle sont également modifiés. Les exceptions sont ensuite gérées par calendrier.
Les calendriers se gèrent à partir de deux menus : Ressource / Calendrier / Modèle de calendrier et Ressource / Calendrier / Calendrier. Les calendriers sont obligatoirement rattachés à un modèle de calendrier, ces derniers doivent donc être créés en premier.
Modèle de calendrier
La liste des calendriers (image ci-contre) est accessible par le sous-menu Ressource/Calendrier/Modèle de calendriers : on y trouve le nom du modèle ainsi que les dates de début et de fin, qui déterminent les limites en termes de plages de temps.
Pour créer un modèle de calendrier (image ci-contre), l'utilisateur renseigne les dates de début et de fin du modèle dans le cadre Période.
A la génération de nouvelles lignes (une nouvelle année par exemple) si la date de fin n'est pas renseignée, cela peut être bloquant pour la planification d'OF.
Le cadre Raccourcis contient deux boutons d'actions :
- Le bouton Lignes de calendrier affiche l'ensemble des jours du calendrier avec les plages horaires de travail correspondantes ;
- Le bouton Créer lignes ouvre un assistant (image ci-dessous) dans lequel on retrouve les dates de début et de fin du calendrier, ainsi que la fréquence hebdomadaire de création de ces lignes entre les deux dates. Le paramétrage par défaut est donc fixé à 1 pour créer des lignes toutes les semaines.
Autre exemple : si la fréquence est 2, les lignes seront créées une semaine sur deux.
En dessous, les jours de la semaine sont listés avec l'heure de début de travail de la journée, l'heure de fin et le nombre d'heures travaillées dans la journée.
Le nombre d'heures travaillées ne correspond pas forcément au nombre d'heures entre l'heure de début et l'heure de fin. Comme on le voit dans l'image ci-dessous, une journée de travail peut aller de 8h00 à 18h00 et comporter 8 heures de travail, compte tenu d'une fermeture de l'établissement de 2h le midi.
Enfin, le cadre Calendriers attachés au modèle liste les calendriers du système basés sur ce modèle de calendrier. Si le modèle est modifié, en rajoutant par exemple les jours ouvrés sur une nouvelle année, l'ensemble des calendriers de cette liste hériteront de cette modification.
Calendrier
La vue formulaire se présente comme ci-dessous. Elle contient deux cadres :
- Le cadre Modèle contient le nom du modèle de calendrier utilisé et les dates de début et de fin du calendrier.
- Le cadre Calendrier contient trois boutons d'actions :
- Lignes du calendrier affiche la liste des jours du calendrier. Le système considère tous les jours d'un calendrier comme des jours d'activité pour les ressources utilisant ce calendrier : les jours sans activité d'une ressource doivent donc être supprimés de la liste manuellement. On gérera ces « exceptions » au niveau du calendrier plutôt qu'au niveau du modèle de calendrier, dont les modifications sont propagées à plusieurs calendriers ;
- Importer lignes copie l'ensemble des lignes du modèle de calendrier dans le calendrier ;
- Ajouter une ligne crée une ligne spécifique au calendrier.
Processus création d'un calendrier
Étape 1 : créer le modèle de calendrier depuis le sous-menu Ressource/Calendrier/Modèle de calendrier. Renseigner son nom en haut de la fenêtre ainsi que les dates de début et de fin du calendrier dans le cadre Période.
Étape 2 : créer les lignes du calendrier en cliquant sur Créer lignes pour ouvrir la fenêtre (image ci-dessus). Renseigner les dates de début et de fin des lignes. Par défaut, il s'agit des lignes du calendrier. Choisir la fréquence (toutes les semaines (1), toutes les deux semaines (2), ...). Puis, dans le cadre Heure définie pour une semaine, indiquer les jours travaillés en cochant les cases correspondantes. Indiquer l'heure de début de la journée et l'heure de fin pour chaque jour travaillé. Enfin, indiquer le nombre d'heures travaillées dans la journée.
Étape 3 : à effectuer uniquement si certaines lignes sont à supprimer (dates de congés, ...). Dans la vue des lignes du calendrier, cliquer sur la ligne, et la supprimer en cliquant sur Supprimer en haut à gauche. Pour supprimer plusieurs lignes à la fois, il est possible de les sélectionner dans la vue liste et de cliquer sur Supprimer dans le menu Action en haut de la vue.
Étape 4 : créer le calendrier depuis le sous-menu Ressource/Calendrier/ Calendrier. Bien sélectionner le modèle de calendrier sur lequel le calendrier sera basé.
Étape 5 : importer les lignes du modèle en cliquant sur Importer lignes.
Étape 6 : il faut maintenant configurer le calendrier correspondant aux dates exactes de la ressource. Si certaines lignes du modèle de calendrier sont différentes, il suffit de cliquer sur Lignes du calendrier. Dans la vue liste, il est possible de supprimer des lignes en les sélectionnant et en cliquant sur Supprimer dans le menu Action en haut de la vue. Si les horaires de certaines lignes doivent être ajustées, cliquer sur la ligne pour la modifier puis saisir les horaires corrects dans la date de début d'exception et la date de fin exception, qui correspondent aux heures de travail modifiées. L'heure d'exception correspond au nombre d'heures travaillées sur la journée après modification (voir ci-contre).
L'heure d'exception est fixée à -1 par défaut, si aucune modification n'est enregistrée.
Étape 7 : si certaines lignes ne sont pas dans le modèle, il faut les rajouter. Cliquer sur Ajouter une ligne. Dans la fenêtre qui s'ouvre (voir ci-contre) indiquer la date de début de la ligne ainsi que la date de fin et le nombre d'heures travaillées entre ces dates.
Il est recommandé de faire une ligne par jour.
Étape 8 : Sauvegarder le calendrier et l'associer à une ressource depuis le sous-menu Ressource / Configuration / Ressource.
Erreur courante
En fin d'année, il faut penser à créer les lignes de calendrier de l'année suivante en reprenant la procédure ci-dessus à partir de l'étape 2. Dans le cas contraire, les utilisateurs pourront rencontrer le message suivant : « Il n'y a pas assez de lignes de calendrier pour programmer l'ordre de travail », lorsqu'ils tentent de créer des objets dépassant l'année en cours (OT, commande, ...). Le problème vient du fait que le système ne trouve pas ces lignes de calendrier.