Généralités

Parcs

Open-Prod contient un module SAV qui permet de gérer les retours de produits sous garantie afin d'effectuer les réparations et remplacements de pièces défectueuses.

Une fois le module installé, il faut créer des parcs. Un parc est une archive dans laquelle on associe un numéro de série avec le nom du produit associé. Il est conseillé de créer un parc pour chaque livraison effectuée.
 En général, chaque produit possède un numéro de série différent pour permettre une traçabilité précise.

Pour créer un parc, il suffit de cliquer sur l'action SAV > SAV > Création rapide de parcs. L'assistant permet de sélectionner le nom de l'étiquette correspondant au parc à créer. Il est possible de sélectionner plusieurs étiquettes à la fois pour créer plusieurs parcs en même temps.
  Seules les étiquettes inactives, c'est-à-dire celles n'étant plus dans les stocks, seront affichées.

Après validation de l'assistant, le formulaire du parc créé s'affiche. il contient deux onglets, Historique et Plans/Notes.

L'en-tête reprend le nom du parc (étiquette + code produit + nom du produit) le nom du client et du client final (à qui le produit a été livré), le numéro de série, et le produit associé à l'étiquette.

Si Équipement est coché, l'onglet correspondant s'affiche. Celui-ci est identique à l'onglet « Équipement » des parcs de GMAO. Dans ce cas, on pourra déclencher des interventions depuis le menu GMAO.

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L'onglet « Historique » contient les informations suivantes :

Il est possible en plus d'ajouter une description.

L'onglet « Plan/Notes » permet d'ajouter des notes ou des documents en lien avec le numéro de série.

Le parc est suivi par un workflow semi-dynamique. Il possède 3 états :

Sur la droite de la vue formulaire, on trouve différentes actions permettant de suivre le processus. Une fois le parc créé, il est possible de retourner le produit dans l'entreprise. Dans ce cas, cliquer sur l'action Retourner num série. La fenêtre de bon de réception s'ouvre. Une fois le produit réceptionné, il est possible de Créer une intervention grâce au bouton d'action dédié. La fenêtre d'intervention s'ouvre. Le flux de SAV est synthétisé ci-contre. Le bouton Calculer la traçabilité permet de stocker dans une table les différents mouvements liés à la traçabilité de l'étiquette (pour une question de performance). La recherche des produits à enlever dans une intervention se base sur cette table donc il faut absolument utiliser ce bouton avant de faire une intervention sur ce parc.

Plusieurs boutons permettent également d'accéder aux éléments liés au parc :

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Liste des interventions

Le menu SAV > SAV > Liste des interventions liste l'ensemble des interventions réalisées ou à faire sur les parcs en maintenance. Comme évoqué dans la partie Parcs, les interventions sont réalisables sur les parcs installés chez les clients ou rapatriés en interne via un retour en stock. 

Processus de facturation

Si une garantie est encore applicable, des processus différents sont possibles puisque en fonction de la garantie ou non, il faut refacturer l'intervention, en incluant les pièces ou le coût de la main d'oeuvre. Par exemple, si le produit n'est plus garanti, le client peut demander un devis avant de faire toutes interventions quelles qu'elles soient. Si le client accepte, alors l’intervention est réalisé et le client sera facturé avant, ou après l'intervention. Si le produit est sous-garanti, l'intervention n'est pas aux frais du client et donc ne sera pas facturable.


Planification des interventions

Les interventions sont de deux types : SAV simple ou Réparation OF. La réparation OF permet d'avoir une gestion plus rigoureuse des ressources de l'entreprise puisque les interventions de type OF impacte le planning de production. Un OF est lié à l'intervention et le service d'ordonnancement et production devront le considérer comme un ordre de fabrication standard. On retrouvera alors les notions de planification (au plus tôt, au plus tard...), les sorties de stocks, déclaration des temps sur interfaces simplifiées...

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Le formulaire

Entête

Processus de facturation

Différents processus de facturation sont disponibles et chacun correspond à un cas physique. Le déroulement de l'intervention dépendra du processus choisi. On en distingue deux catégories différentes, les interventions externes et les interventions internes. Les premières correspondent à un déplacement des équipes de maintenance dans le parc et une réparation sur place alors que la deuxième modélise une opération en interne de réparation puis un livraison du produit réparé ou des pièces de maintenance. Les processus de type Facturable et Devis + facturation sont des externes alors que Facturation + livraison et Devis + livraison + facturation sont internes. Le processus Non facturable peut être interne comme externe. Les spécificité de chaque processus sont expliqué dans le schéma ci-dessous.

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Onglet Analyses

Ces champs sont indicatifs. Il est aussi possible d'ajouter une description dans cet onglet.

Onglet Planning

Cet onglet contient plusieurs cadres rendant compte de l'ensemble des dates en lien avec l'intervention. Dans le cadre Demande, les champs suivants sont indiqués :

Dans le cadre Planning, les champs suivants sont indiqués :

Dans le cadre Réel, les champs suivants sont indiqués :

Enfin le cadre Divers, le champ Bon de livraison (resp. Bon de réception) est indiqué renseignant le BL (resp. BR) créé depuis le bouton d'action Générer les pickings. Le booléen Retourner le produit permet d'ajouter le produit fini au BL, le produit doit alors être réceptionné avant via le bouton d'action Retourner num de série. Ce cadre n'est pas visible dans le cas d'une intervention de type Facturable ou Devis + Facturation

Onglet OF de réparation

Comme évoqué en introduction, une intervention peut donner lieu à un OF de réparation. Il est possible d'utiliser le bouton Créer OF de réparation pour en générer un ou d'ajouter un élément via la vue liste. Ce bouton ouvre l'assistant de création rapide d'OF. L'OF sera alors à planifier et à traiter comme un OF lié à un produit fabriqué. 

Onglet Instructions/Notes

Les pièces de maintenance sont les différents produits nécessaires pour l'intervention ou les produits à récupérer sur le produit défectueux. Il faut donc lister les produits à ajouter pour réparer et les composant ou sous-produit à récupérer.  Le champ afficher le mouvement de stock permet d'ajouter une colonne dans la liste des composants pour faire des remplacements complexes.

Les cadres suivants sont uniquement visibles si le type de l'intervention est une « réparation SAV simple ».

Le cadre Ressources liste les différentes catégories de ressources qui vont travailler sur cette intervention. Il est possible de sélectionner une ressource en particulier parmi cette catégorie. Enfin, la date de début et la date de fin ainsi que le temps sont remontés automatiquement de l'onglet Planning.

Le cadre Instructions référence une liste de consignes à réaliser. La liste de ces instructions contient les champs suivants :

A droite de cette ligne, plusieurs icônes permettent de gérer l'état de l'instruction. image.png  permet de valider l'instruction et de la terminer. image.png permet de l'annuler. En cliquant sur image.png il est possible de supprimer la ligne.

Le cadre Notes permet d'indiquer des notes ou des explications en lien avec l'intervention. Enfin, dans le cadre Mouvements de pièces, l'ensemble des mouvements liés aux consommations de l'intervention. Ces mouvements se font automatiquement lorsque l'état de l'intervention passe à « Effectué », les consommations proviendront des lignes de pièces de maintenance ayant le champ "Ne pas livrer" de coché.

Onglet Opération de réparation

Le cadre Opération de réparation a pour but de lister les produits de remplacements ou prestations de services de manière à établir un devis en cliquant sur le bouton Créer Devis. À la validation, un enregistrement est créé dans la table des ventes. Le flux de travail des ventes permet ensuite d'envoyer un devis, de confirmer la vente si le devis est validé...

 Si la case À facturer est cochée dans le produit à remplacer (onglet Instructions et notes), il n'est pas nécessaire de l'ajouter dans la liste des opérations de réparation. Il sera également repris lors de la création de devis. 

 La case Ne pas livrer permet de ne pas générer de BL lié à la vente sur le produit. Il faut donc la cocher s'il s'agit d'un remplacement de pièces puisque la livraison concerne le produit fini et non le produit défectueux intégrés dans le produit finis. Ce champ peut également être coché si l'intervention est en externe (directement chez le client).

Le cadre Temps liste l'ensemble des déclarations de temps effectuées avec l'action Déclaration des temps sur la droite. Il est également possible de définir un produit de facturation qui sera utilisée dans la facture liée aux lignes de temps. Le prix de cette facture est définie par heure par le champ prix de facturation (heure)

Onglet Ventes et factures

Le cadre Ventes renseigne l'ensemble des lignes de la vente liée à l'intervention et créée par le bouton d'action Créer devis. Ainsi, on retrouve différents champs de la vente avec notamment le client, le produit, différentes dates et quantités. Le champ Ventes fait un lien vers la vente dans le module de vente.

Le cadre facturation liste l'ensemble des lignes de factures en lien avec l'intervention et le retour.

Onglet Communications

Il affiche la liste de l'ensemble des mails envoyés à partir du bouton action Envoyer mail sur la droite.

Actions

Sur la droite plusieurs actions sont possibles en fonction de l'état du parc (actif ou inactif), du processus de facturation, du type d'intervention, etc. Les actions sont les suivantes :

 

Planning des ressources

Le menu Planning des ressources ouvre le calendrier des interventions. L'objectif est de pour pouvoir manger visuellement les différentes interventions. La ressource identifiée dans le planning est la ressource qui opérera, c'est-à-dire qui réalisera l'intervention. La ressources est listée dans l'onglet « Ressources » de l'intervention. Si aucune ressource n'est spécifiée, c'est alors la catégorie de ressource qui prime et l'intervention n'est pas rattaché à une ressources spécifique.

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