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Flux de ventes (explication, champs, choix & conséquences)

E-learning

Commande de vente

Flux de vente

Open-Prod intègre la possibilité d'adapter les processus globaux de l'entreprise quand une vente est liée à un client pour lequel on exige des paiements anticipés. Ainsi, des paiements peuvent être exigés à la commande, avant la livraison ou alors très simplement après la livraison et facturation des produits. Pour adapter le processus au cas du client, il faut modifier la méthode de facturation et les conditions de paiement dans la vente (onglet Comptabilité).

Pour rappel, ce sont les méthodes de facturation qui définissent si la facture se base sur des quantités livrées ou commandées. C'est aussi dans la méthode de facturation que l'on paramètre les paiements anticipés, partiels ou totaux, sur pourcentage ou montant fixe. Les conditions de paiement sont en revanche utilisées pour calculer la date d'échéance d'une facture. 

Le processus le plus standard et le plus simple est le processus ci-contre. L'édition de la facture se fait après la livraison. Il faudra ensuite enregistrer un paiement de cette facture.

Suivant comment vous avez paramétré votre méthode de facturation, les quantités facturées peuvent être des quantités commandées ou des quantités livrées. 

Dans ce processus, paiement à la commande et facturation à la livraison, le paiement peut être bloquant. L'utilisateur qui crée la vente doit demander un paiement avec le bouton Générer un paiement Générer le paiement. La vente est alors dans un état Attente de paiement  et il attend que le paiement soit enregistré dans Open-Prod pour confirmer la vente. Il est possible d'imprimer une proforma pour demander le paiement au client.

La facture réelle sera éditée plus tard et pourra être basée sur les quantités livrées ou commandées.

Dans ce processus, paiement avant livraison et facturation à la livraison, le paiement peut être bloquant. L'utilisateur crée la vente et la confirme. En revanche, c'est au niveau de la livraison qu'il y aura un blocage (champ Bloqué coché).  Il faut attendre qu'un paiement en relation avec la vente soit enregistré dans Open-Prod pour pouvoir traiter la livraison. Pour aider et éviter la ressaisie, Open-Prod crée un paiement en brouillon qu'il faut valider pour l'enregistrer.

La facture réelle sera éditée plus tard et pourra être basée sur les quantités livrées ou commandées suivant le paramétrage de la méthode de facturation.

Dans ce processus, facturation à la commande, une facture partielle ou totale (en fonction du paramétrage de la méthode de facturation), est générée en brouillon. Le reste du processus se déroule de manière standard.

Dans le cas d'un acompte (facture partielle à la commande), une ou plusieurs factures pourront être générées après la livraison sur les quantités commandées ou livrées. Open-Prod déduira les acomptes facturés de la facture de solde. 

Le processus sur échéancier est un processus manuel de facturation basé sur un plan de plan facturation établi dans la vente, onglet « Comptabilité ». Si une ou plusieurs lignes de ventes sont paramétrées sur échéancier, alors une montant total est à ventiler dans l'échéancier de la vente. La facturation de cette échéancier est à réaliser à l'aide du bouton Générer la facture qui ouvre un assistant dans lequel il faut spécifier que l'on souhaite créer les factures liées à l'échéancier de prix. 

Le processus de facturation à la demande peut être définit à partir de la méthode de facturation qui spécifie une facturation à la demande ou si une ou plusieurs lignes de la vente sont en facturation manuelle (Type de facturation dans les lignes de ventes). Le bouton Générer la facture dans le bandeau supérieur permet alors d'ouvrir l'assistant et de choisir de facturer les Lignes qui sont en facturations manuelles.

Le pourcentage de paiement permet de réaliser une facturation partielle.

Principe

Open-Prod intègre une gestion complète des ventes et de l'administration des ventes. Grâce à Open-Prod, vous pourrez rédiger des devis, les envoyer, les transformer en commandes de vente qui impacteront vos futures productions ou achats. Dans Open-Prod, une vente génère un bon de livraison regroupant les produits commandés à livrer à votre client. On pourra ensuite enchaîner sur la facturation de la livraison effectuée. 

Les ventes font intervenir principalement les partenaires de type client et qualifié ainsi que les produits qui peuvent être vendus. Au niveau de la vente, beaucoup d'informations seront remontées automatiquement de la fiche client comme son adresse, ses paramétrages comptables (position fiscale, ...). Au niveau des lignes de vente, ce sont les informations des produits qui sont propagées comme son prix, sa description, son délai d'approvisionnement, les quantités minimum de vente... Ceci évitera de la saisie redondante à l'utilisateur. Toutes les informations propagées par défaut sont modifiables si besoin. 

De la même manière, les informations saisies dans les ventes seront propagées aux bons de livraison ou aux factures en lien avec la vente. L'objectif est d'éviter la ressaisie d'informations. Il sera tout de même possible de modifier des informations dans le bon de livraison ou la facture si besoin.

Chaque vente est soumise à un Workflow ou flux de travail. Il permet au vendeur, ADV, manager de suivre les commandes de vente en regardant son statut. Le workflow est plus ou moins complexe en fonction des processus établis entre l'entreprise et le partenaire client (demande d'AR, confirmation de commande, ...).

Principales fonctionnalités du menu Vente

Le menu Vente permet donc d'accéder à la liste de l'ensemble des commandes de vente à faire, passées ou terminées. Le vendeur aura aussi la possibilité d'accéder à la liste des lignes de ventes, ce qui peut lui faciliter la recherche d'un produit spécifique ou la gestion d'un aléa. 

En fonction des droits accordés à l'utilisateur, ce menu permet d'accéder aussi à la CRM, aux référencements clients et tarifs, aux menus d'analyses et à la configuration des ventes.

Fonctionnalités de base

• Gestion des unités (vente, gestion, prix)
• Gestion des minimum et multiples de vente
• Gestion des tarifs
• Accusés de réception et confirmations de commandes avec envoi par mail ou fax
• Gestion des notes
• Gestion des payeurs, livreurs
• Processus de confirmation de délai avec demande de confirmation par la planification de production
• Gestion des livraisons (partielles, avec reliquats, avec transporteur / transitaire, pourcentage de tolérance à la livraison)
• Suivi des clients et de leurs encours financiers avec blocage
• Analyse du CA grâce à des tableaux croisés dynamiques

Fonctionnalités par l'installation de modules complémentaires 

• Gestion des programmes de livraison / échéancier de livraison

• Gestion des frais de transport (obligatoire à partir d'un montant, additionnel, ...)

• Gestion des remises (fixes ou variables) 

• Gestions des marges

• Réalisation de devis simple et rapide

• Gestion des commissions des commerciaux

• Gestion des ventes de kit

• Gestion des consignations

• Gestion des contrats de maintenance

• Gestion des offres spécifiques

• Configuration d'un produit spécifique client sur mesure avec le configurateur de produit

• Analyse des performances (encours financiers, retards, qualité, taux de service, ...)

Les onglets

En-tête

L'entête permet de définir le client de la vente et catégoriser la commande. Pour rappel, lors du choix du client, les informations renseignées dans sa fiche seront propagées dans la vente pour éviter la ressaisie et les erreurs. Ces informations restent tout de même modifiables.

Processus simplifié des ventes (schéma ci-dessous)

Les ventes dans Open-Prod sont soumis à un workflow qui permet de suivre l'avancement de la vente. L'utilisateur fait évoluer l'avancement de la vente en cliquant sur des boutons (exemple : confirmer la commande). Le statut de la vente peut aussi évoluer automatiquement en fonction d'une action qui a été réalisée dans le système (exemple : à l'enregistrement d'un paiement, la vente passe en Paiement validé).

En cas d'erreur, il est possible de réinitialiser une vente.

Pour accéder au processus complet des ventes, rendez-vous dans le menu Configuration > Personnalisation > Flux de travail  sale_order_basic de votre base d'exploitation

• Client : le partenaire doit être qualifié et autorisé à commander (onglet "Vente" de la fiche client),
• Devise : Il s'agit de la devise de la commande. Elle est récupérée par défaut dans le paramétrage du client. La commande sera exprimée dans cette devise.
  

   Il n'est plus possible de changer de devise lorsqu'une ou plusieurs lignes de commande de vente ont été saisies. Il faut donc la modifier avant de renseigner des lignes de ventes.

• Référence de la commande : c'est la référence de l'achat de votre client dans son système. Cette référence ainsi que la référence interne seront propagées dans les futurs livraisons et factures.
• Date de saisie de la commande : Par défaut, c'est la date de création de la commande qui sera entrée ici, mais elle peut être modifiée.
• Type : Ce champ permet de caractériser la commande. Il existe 4 types principaux :
• Commande en série : Commande utilisée lors de la vente d'un produit défini : il n'y a pas de processus spécifique pour ce type de commande. C'est le type utilisé le plus couramment.
• Commande de prototype : Commande utilisée lors de la vente d'un nouveau produit : il n'y a pas de processus spécifique pour ce type de commande.
• Commande ouverte : Une commande ouverte est un engagement avec un client sur une quantité vendue. Le client s'engage auprès de notre entreprise à acheter le produit, pour une certaine quantité et sur une période. Elle va servir de référentiel. Une fois celle-ci validée, il sera possible de "Générer un appel" afin de générer des commandes de vente appelées. La quantité du produit qui est présente dans la commande ouverte sera déduite à chaque commande appelée.
• Commande appelée : Appel de livraison sur une commande ouverte.
• Commande prévisionnelle : Correspond à une commande prévue mais dont on est pas certain de la confirmation. Si le vente se confirme, on pourra transformer la commande en ferme et celle ci passera en type Série.
• Commande de vente de location : Modélise une vente de location qui va générer un BL pour l'envoi mais aussi un BR prévisionnel à la date prévue de la fin de location.
• Commande SAV : Si le module SAV est installé, une commande de vente de type SAV est une vente créée depuis une intervention SAV. Il n'y a pas d’intérêt de choisir le type SAV si on créé la vente manuellement, cela reviendrait à une commande type série.
• Affaire : ce champ est présent si le module Affaire est installé. Il permet de lier la vente à une affaire. Renseigner l'affaire dans l'entête propagera cette affaire à toutes les futures lignes de ventes. En revanche, si les lignes de ventes sont déjà présentes, renseigner ce champ en dernier lieu n'aura aucune incidence.

Onglet "références"

L'onglet « Références » est constitué de trois parties :

• Les lignes de ventes : il s'agit de la liste des produits vendus dans laquelle sont visibles les quantités demandées, les délais, les prix et d'autres informations liées aux produits commandés.
• L'analyse montant évolue au fur et à mesure des livraisons et et de la facturation. Le calcul est automatique mais un bouton « Calculer » permet de recalculer manuellement les montant livrés et facturés.

• Les taxes : la liste des taxes permet ici de voir pour chaque taxe, le compte de taxe correspondant ainsi que le montant. Cette liste de taxes se remplit automatiquement en fonction des produits vendus, des taxes qui leurs sont appliqués et de la position fiscale du client. Dans Open-Prod, un paramétrage dans la facturation permet de choisir si l'on calcule la taxe à la ligne ou au total. La différence entre les modes de calcul est détaillée ci-dessous.
  

  En théorie, le calcul des taxes est paramétré en amont dans le système : on ne devrait pas avoir à modifier manuellement les informations de ce cadre.

• Le cadre de total récapitule les totaux du montant HT (somme des montants hors taxes de toutes les lignes), des taxes (somme de toutes les lignes du cadre taxes) et enfin, le total TTC.

Calcul des taxes d'une vente

Les taxes sont remontées pour chaque produit de la fiche produit, puis converties selon la position fiscale du partenaire. Par exemple, si la position fiscale est Intra-UE, la TVA collectée 20% sera remplacée par une taxe à 0%, applicable entre pays membres de l'Union Européenne. Pour calculer le montant total des taxes, Open-Prod propose deux méthodes d'arrondis des taxes :

• Arrondi à la ligne : Total taxe = somme ( prix unitaire * quantité * taux de la taxe).
  Le montant des taxes est calculé pour chaque ligne puis arrondi. On additionne ensuite tous les montants de taxes.

• Arrondi au total : Total taxe = somme (prix unitaire * quantité) * taux de la taxe.
  On additionne d'abord les montants hors taxes (par taxe), puis on applique la taxe. On arrondit à la fin du calcul.

Selon que la méthode retenue dans les paramètres de la facturation, le total final peut varier de quelques centimes. En France, la méthode d'arrondi la plus courante est l'arrondi à la ligne.

Arrondi au total avec plusieurs taxes par ligne

Avec la méthode d'arrondi au total, si une ligne contient plusieurs taxes, on fait le total de chaque taxe avant d'arrondir.

Dans l'exemple ci-dessous, on utilise une taxe de 20% qui est incluse dans le montant de base, puis un calcul de timbre basé sur le montant TTC du produit (hors taxe + TVA 20%). Le système calcule le total pour chaque taxe avant d'arrondir. Les calculs de taxes incluant d'autres taxes se font sur les montants avant arrondi.

Onglet "adresse"

Cadre Facturé à

On définit le partenaire facturé : Open-Prod différencie les partenaires commandeur, facturé, livré et payeur. Les champs à renseigner sont :

• Le client facturé, c'est-à-dire celui au nom duquel est établie la facture. Il s'agit du client de la vente, qui est propagé par défaut s'il n'y pas de partenaire de facturation défini dans la fiche du client.

Le partenaire facturé est automatiquement propagé du client commandeur, mais il reste modifiable.

• Son adresse de facturation ;
• Son numéro de TVA. Attention : le numéro de TVA propagé est celui du pays de livraison ; si le client facturé n'a pas de numéro de TVA pour le pays de livraison, le système propage le numéro de TVA du pays du client facturé.

Pour les numéros de TVA intracommunautaires (pays de l'UE), l'option VIES permet de vérifier automatiquement la validité du numéro de TVA pour les partenaires européens.

• Déclaration de la DEB : à cocher si vous souhaitez que cette vente rentre dans la déclaration d'échange de biens. Ce champ est à titre informatif.

Cadre Livré à

Contient les informations concernant l'adresse de livraison de la commande de vente.

• Le client livré est le partenaire de livraison défini dans la fiche du client du commandeur. S'il n'y en a pas, c'est le commandeur qui est propagé.

• L'adresse livrée est l'adresse de livraison du client livré. Il est possible de la modifier si le partenaire possède plusieurs adresses. Lorsque ce champ est rempli, tous les champs de l'adresse (Nom, Rue 1 2 3, Code postal...) sont propagés automatiquement.

• Le contact du client livré est renseigné par défaut avec le contact de transport (onglet « Transport »). Seuls les contacts du client livré sont sélectionnables.

 Il est possible de modifier les informations liées à l'adresse ou même de définir un autre partenaire de livraison au moment de la vente. Par exemple, les champs Nom, Rue1, Rue2, Pays, ... pourront être modifiés dans le cas d'une livraison sur un chantier. L'adresse de livraison sera ainsi propre à la vente et ne viendra pas modifier ou ajouter une adresse dans la fiche partenaire.

 Pour appliquer la modification à toutes les futures ventes, il faut modifier directement la fiche du client livré. 

Cadre Divers

On retrouve dans ce cadre les informations complémentaires de la vente.

• Le client final ne devrait être modifié que pour les entreprises souhaitant connaitre le client final, c'est-à-dire le client du client. Il sera propagé à la facture, ce qui permet ensuite d'analyser le chiffre d'affaires par client final.
   Il est nécessaire de créer la fiche client du client final.
• L'adresse de commande, c'est-à-dire celle du partenaire renseigné dans l'en-tête de la commande de vente.
• Le nom du client payeur, c'est-à-dire du partenaire chargé du paiement des factures pour le client commandeur. Dans la plupart des cas, il s'agit du client commandeur, car il est autorisé à payer ( voir la gestion des commandeurs, livreurs, payeurs, ...).
• L'entrepôt de départ est celui d'où partira la marchandise. Dans 99% des cas, il s'agit de l'entrepôt de la société. Il est propagé par défaut avec l'entrepôt de la société.
• L'entrepôt de stockage est l'entrepôt où est stocké la marchandise ; il sera alors nécessaire de faire un transfert de cet entrepôt de stockage vers l'entrepôt de livraison. Si cet entrepôt est différent de l'entrepôt de départ, un bon de transfert sera créé automatiquement depuis l'entrepôt de stockage vers l'entrepôt de départ. Si les deux champs sont identiques (cas classique), le flux n'entraîne pas de mouvement supplémentaire.
• L'emplacement est celui duquel partira la marchandise. Il est propagé par défaut depuis l'emplacement de livraison de l'entrepôt.

Onglet "comptabilité"

L'onglet « Comptabilité » définie le processus de facturation appliqué à la vente ainsi que la position fiscale (et donc les taxes) appliquée.

Cadre Paiement

• Paiement : c'est le mode de paiement qu'utilisera le client pour payer l'entreprise. Il est à titre indicatif.

    Utiliser le mode de paiement pour spécifier sur le rapport le comptes bancaires sur lequel le client devra payer. 

• Conditions de paiement : elles définissent la date d'échéance de la future facture. Les conditions de paiement sont remontées par défaut de la fiche partenaire (payeur). 
• Méthode de facturation : propagée par défaut depuis la fiche du client, ce champ permet de sélectionner la méthode facturation qui sera appliquée pour l'édition de la facture liée à la vente.
• Payé : ce champ n'est pas modifiable manuellement. Il se cochera automatiquement si un paiement a été enregistré pour cette vente. Cela est notamment le cas quand un paiement à la commande est exigé.
• Escompte : une fois ce champ coché, vous pourrez gérer un escompte lié à la vente. Il faudra alors renseigner le délai maximum d'application de l'escompte ainsi que le pourcentage de l'escompte. Il est remonté du payeur.
• Bloquer la livraison : Si ce champ est coché, le champ Bloqué sera également coché dans l'interface des bons de livraison. Il empêchera de livrer à moins de débloquer la livraison (exemple si la livraison doit être vérifiée avant de l'effectuer ou dans le cas d'un paiement avant livraison).

Cadre Échéancier de prix

Ce cadre est utilisé pour définir un plan de paiement. Par exemple, dans le cas d'une vente liée à un projet de conception (prestation de service) puis d'une production, la phase de conception pourrait être facturée sur échéancier. Pour définir un échéancier, il faut obligatoirement qu'une ou plusieurs lignes de vente aient un type de facturation sur échéancier (on retrouve ce paramètre dans l'onglet historique de la ligne de vente). Pour chaque ligne d'échéancier, il faut définir la Date, le Produit à facturer, le montant.

Une fois la vente confirmée, si un plan de paiement est établi, alors le bouton Générer la facture permet de créer les factures brouillons de l'échéancier. Les factures en brouillons seront créées à la date définie par le plan de paiement.

 Une vente peut être en partie sur une méthode de facturation standard et une partie sur échéancier. On peut mixer la gestion.

 Cadre Facturation 

• La position fiscale remontée par défaut du régime fiscal du partenaire. C'est la position fiscale qui va fixer les taxes applicables lors de la vente. Il est possible d'installer un module qui calcule automatique la position fiscale (recommander en cas d'utilisation du module multi adresses). Sinon la position fiscale vient du client livré.
• La méthode d'envoi de la facture : il s'agit de définir si vous envoyez la facture par mail, par courrier (impression manuelle) ou via un échange informatique (EDI). Elle vient du client facturé. Si mail est défini, alors le workflow standard intègre une gestion de mail à la confirmation. 
• Grouper les factures : le client peut demander un groupement de factures dont la fréquence est définie dans la fiche partenaire et peut être modifiée dans la vente. (Vient du client facturé)
• Facture piégée : si ce champ est coché, la facture sera bloquée au moment de sa création et il sera impossible de la valider tant qu'elle ne sera pas débloquée. Ce paramètre est utile lors d'une transaction avec un nouveau client ou en début de projet afin de se forcer à vérifier chaque facture. (Vient du client facturé)
• Vérifier les taxes : champ coché par défaut. Un recalcul des taxes est fait avant la confirmation de la vente. En cas d'écart entre le montant théoriques des taxes et le montant réel, le message d'erreur suivant apparaît : "Le montant des taxes est incohérent" . Si le choix du montant des taxes est volontaire, décocher la case pour outrepasser la sécurité. A utiliser dans quelques cas exceptionnels.

Onglet "communication"

Cadre Accusé de réception commande

• Demande accusé de réception : à cocher si le processus de vente prévoit un accusé de réception de commande. Un AR est un retour vers le client (à travers un mail par exemple) de la prise en compte du besoin. Il n'engage en rien. Le workflow standard des ventes est modifié par l'apparition d'une étape « AR envoyé ». Si le mode de communication est email, une fenêtre de mail s'affiche en cliquant sur le bouton Envoyer AR. 
• Demande confirmation délai : ce champ permet de modifier aussi le processus de gestion des ventes. À cocher pour envoyer un mail pour confirmer la prise en compte de manière ferme de votre client avec une confirmation des prix, délais. C'est une confirmation de commande. Dans le mail de confirmation, vous pourrez envoyer un récapitulatif de la commande avec les produits, les dates de livraisons, les quantités et les prix. Pour ouvrir la fenêtre de mail, penser à définir un mode de communication par email.
• Contact : contact qui recevra l'AR ou la confirmation de commande. Il est remonté du client commandeur. (Cadre Mode de communication, onglet « Vente »)
• Mode de communication : si la communication se fait par email, l'AR et la confirmation de délai seront envoyés par mail.
• Valeur de communication : champ non modifiable. Il s'agit de l'adresse mail générique de la société si aucun contact n'est spécifié ou du mail du contact sélectionné.

Cadre Date de commande

Les champs Date de création, Date d'envoi AR, Date du devis et Date de confirmation ainsi que les champs Utilisateurs sont renseignés automatiquement aux différents changements de statuts de la vente.

 Réinitialiser la vente ne supprime pas les valeurs de ces champs, de manière à garder l'historique. 

Cadre Vendu par

• Le vendeur : commercial en charge de la vente. Il est remonté par défaut de la fiche client, onglet « Vente ».
• L'ADV : administrateur des ventes en charge de la vente. Il est remonté par défaut de la fiche client, onglet « Vente ».
• La période de validité : sélectionner la période de validité pour calculer la Date de fin de validité du devis. Une période de validité est à définir par défaut lors de la création des différents enregistrements. 

 Ce champ est utile quand les devis sont réalisés à partir de l'objet des ventes en utilisant l'état associé : devis envoyé. Vous pouvez en effet éditer et envoyer un devis depuis l'interface des commandes de vente avec une étape devis envoyé dans le Workflow de la vente. Ce champ n'est qu'indicatif, et le devis peut être validé après la période de validité.

Onglet "historique"

L'onglet Historique est structuré en deux blocs distincts : liste de bons de livraison et lignes de facture.

Cadre liste de bons de livraison

• Cette liste permet à l'utilisateur d'avoir un visuel sur les livraisons générées par la vente. Il peut ainsi visualiser les livraisons encore à expédier, celles terminées, ou encore celles annulées. A la création de la vente, cette liste est vide, mais une ou plusieurs livraisons seront générées à la confirmation de celle-ci. Vérifier la création d'une livraison en attente (état) peut-être une bonne méthode de contrôle pour savoir si la vente s'est correctement déroulée.

Cadre Ligne de factures

• Cette liste permet à l'utilisateur d'accéder rapidement aux lignes de factures issues de la vente. A la création de la vente, la liste est vierge mais suivant la méthode de facturation définie pour la vente, des lignes seront générées à la commande, à la livraison ou par des factures anticipées...

 Lorsqu’une ou plusieurs factures anticipées sont émises, un cadre supplémentaire "Facture anticipée" apparaît et récapitule le montant déjà facturé.

Onglet "mail & notes"

Cette onglet permet de lister l'ensemble des mails qui ont été envoyés depuis Open-Prod et qui sont en relation avec cette vente. Vous pourrez vous assurer rapidement si le mail est bien envoyé ou s'il y a une erreur d'envoi.

Vente - Onglet Notes

Cet onglet permet d'enregistrer des notes qui s'afficheront sur les différents documents :

• Les notes internes, propagées depuis la fiche partenaire (onglet Contacts et notes) cette note n'apparaît pas sur les documents et permet de conserver toute information interne concernant la vente ;
• Les notes imprimées sur planning, qui apparaîtront sur le planning de production, et se propageront dans les ordres de fabrication ;
• Les notes imprimées sur le bon de livraison, propagées depuis la fiche partenaire (onglet Transport), qui apparaîtront sur le bon de livraison ;
• Note sur bon de préparation : destinée aux logisticiens, elle est propagée au BL. Elle remonte du partenaire livré. 
• Note pour transporteur : destinée au transporteur, elle est propagée au BL. Elle remonte également du partenaire livré. 
• Les notes imprimées sur la facture, propagées depuis la fiche partenaire (onglet Comptabilité), qui apparaîtront dans la ou les factures en lien avec cette vente ;
• Les notes imprimées sur commande client, propagées depuis la fiche partenaire (onglet Ventes), qui apparaîtront sur le devis, l'AR et la confirmation de commande client.

Les notes destinées à apparaître sur les rapports peuvent être formatées (gras, italique, police, ...).

Onglet "livraison"

Cet onglet gère les futures livraisons engendrées par la confirmation de la vente. Les informations sont remontées depuis le client livré.

Cadre Livraison

Offre des options pour les livraisons partielles :

• Livraison incomplète autorisée : si coché, le client accepte les livraisons partielles. Dans le cas contraire, on ne pourra initier une livraison sans saisir le montant total prévu.
• Autoriser les reliquats : si coché, en cas de livraison partielle, un nouveau bon de livraison sera généré automatiquement pour le reliquat non livré.

Ces deux champs sont remontés de la fiche partenaire de l'onglet « Vente ». Ils sont modifiables au moment de la vente puis propagés au bon de livraison pour la logistique. 

 Il est impossible qu'un client refuse la livraison incomplète et autorise le reliquat.

• Faire autant de BL que de dates de livraison : champ utilisé dans le cas où les lignes de ventes doivent être livrées à des dates différentes (exemple :  module échelonner les livraisons). Il permet de créer autant de BL qu'il y a de dates de livraison renseignées dans les lignes de vente.
• Faire autant de BL que d'entrepôt : permet de remplir des emplacements internes provenant de plusieurs entrepôts différents dans les lignes de ventes. À la confirmation de la commande il y aura alors autant de BL que d'entrepôts, un BL pouvant contenir des mouvements partants de plusieurs emplacements différents. Si le champ faire autant de BL que de dates de livraison est également coché, il y aura une combinaison entre les 2 paramètres pour définir le nombre de BL.
• Les champs Total poids brut / net et Total volume brut / net sont calculés à partir des informations présentes dans l'onglet « Informations supplémentaires » des lignes de ventes. Le nombre de chiffres après la virgule est paramétrable par la précision décimale « Stock weight ». 

Cadre Transport

• Transporteur : indique le transporteur qui effectue la livraison. Seuls les partenaires à la fois Fournisseur et Transporteur sont sélectionnables.
• Contacts de livraison : liste des contacts client destinés à gérer la livraison.

• Incoterm : incoterm lié à la livraison à venir. L'incoterm définit le moment ou le bien change de propriétaire. En fonction de l'incoterm choisi, un champ Frais de port apparaît. Ce champ permet de définir si la vente est toujours soumise à des frais de transport, jamais soumise ou soumise à partir d'un seuil à définir.
• Port : port maritime à renseigner si l'information est utile pour le reste du flux. Il n'est visible que si l'incoterm prévoit du transport.

• Transitaire : transitaire lié à l'achat. Seuls les partenaires à la fois Fournisseur et Transporteur sont sélectionnables.
• Mode de communication : méthode de dialogue avec les contacts de livraison. La Valeur de communication est complétée par l'adresse mails des contacts si le mode est Email.

Ligne de commande de vente

E-learning

Onglet "informations supplémentaires"

Cet onglet contient un ensemble d'informations supplémentaires.

• Le conditionnement qui sera utilisé pour le produit. Paramétré et remonté depuis la fiche produit, il impose (sans bloquer) le multiple de vente. 
• Nbr de packaging : il est calculé en divisant la quantité de produit vendu par le nombre de produit par packaging
• Les poids brut / net : S'il y a un conditionnement, ce sont les poids du conditionnement qui remonte ici, sinon c'est ceux la fiche produit (onglet « Traçabilité »). Ils sont exprimés en fonction du Facteur Volume / poids.  Ici, le poids brut est de 20 pour une unité (UN). Ces informations seront utilisées pour calculer le poids total de la commande et pour les calculs de frais de transport. 
• Les volumes brut / net : ils sont remontés de la fiche produit (onglet « Traçabilité »). Ils sont exprimés en fonction du Facteur Volume / poids. Ici, le volume net est de 20 pour une unité (UN). Ces informations seront utilisées pour calculer le volume total de la commande et pour les calculs de frais de transport. 
• Pour rappel, le Facteur poids / volume permet d'exprimer un poids ou volume pour une certaine quantité.

Si le produit est géré à l'unité et que le facteur est aussi l'unité alors le poids ou volume est exprimé pour une unité. S'il le facteur est X100 (soit 100 unités) alors le poids ou volume est exprimé pour 100 unités.

• Prix forcé : Si l'option est cochée dans les paramètres de vente, et que le prix est modifié manuellement dans le premier onglet, alors cette case est cochée et indique que le prix est forcé. Même si l'utilisateur rechange la quantité de la commande, le prix restera figé à la valeur saisie manuellement.

Le second cadre se rapporte au notion de "Garantie". Les champs Garantie et Unité de garantie permettent d'informer la garantie appliquée au produit. On retrouvera cette notion plus tard dans le SAV. La garantie est remontée de la fiche du produit sélectionné.

Le dernier cadre Attributs sert à renseigner les attributs utiles dès la vente. Pour rappel, la notion d'attribut ne s'applique qu'aux produits suivis par étiquette et qui ont des attributs déclarés dans la fiche produit ou la catégorie de produit. Ils permettent de rajouter une caractéristique spécifique à un produit suivi par numéro de série ou par lot. Il est alors possible de connaître son stock par produit mais aussi par attribut.

Par exemple, j'ai 10 téléphones en stock, 4 en version A et 6 en version B. Ici la version est un attribut. 

Onglet "notes"

L'onglet "Notes" permet de référencer :

• Les notes du produit imprimées sur la commande : elles remontent de l'onglet "Vente" de la fiche produit ainsi que du référencement client. L'utilisateur peut ajouter une note supplémentaire, modifier l'existante ou la supprimer. 

• Les notes imprimées sur le bon de livraison qui proviennent de la fiche produit (onglet "Vente").

• Les notes imprimées sur la ligne de facture qui proviennent de la fiche produit (onglet "Comptabilité")

• Les notes internes qui correspondent à la concaténation de la note interne présente dans la fiche produit et de celle présente dans le référencement fournisseur.
• Les notes imprimées sur ordre de fabrication : elles remontent de la gamme de fabrication du produit et apparaîtront dans le futur ordre de fabrication comme consigne pour les opérateurs de productions.

Ces notes apparaîtront au niveau des lignes, c'est-à-dire à chaque ligne de produit, sur les documents imprimés depuis Open-Prod.

Les notes viennent de la fiche produits, vous pouvez rendre traduisible ces notes dans la fiche produit (voir paramétrage des champs). Lors de la sélection du produit on prendra la traduction du champ dans la langue du client   

Onglet "historique"

Dans cet onglet apparaît la liste des lignes de facture liées à la ligne de commande. Il est en effet possible d'avoir plusieurs lignes de facture pour une seule ligne de commande. Vous ne pouvez pas faire de modifications sur ces lignes à partir de la commande de vente (création, suppression etc.). Ces lignes sont présentes pour la consultation. Vous retrouverez par exemple, des lignes de factures anticipées liées au produit et les futures lignes de factures liées au produit. 

Dans cet onglet, on retrouve aussi la liste des mouvements de stock liés à la ligne de commande de vente. Il est possible de voir ici plusieurs lignes puisque (si cela est autorisé dans la vente), une livraison peut être partielle et générer un reliquat qui génère un mouvement à son tour.

Sur l'image ci-dessous, on peut voit une ligne de facture, un mouvement terminé (en rouge) et un second mouvement en attente. Il y a en effet eu une livraison partielle et la génération d'un reliquat.

Le Type de facturation est nécessaire pour gérer la facturation des lignes de ventes indépendamment les unes des autres. Par défaut, la valeur est Paramètre de vente qui renvoie donc à la méthode de facturation de la vente. Si la valeur est Facturation manuelle alors un bouton Générer la facture apparaît dans le bandeau supérieur. Enfin si la valeur est Sur échéancier, alors la ligne fera donc parti du montant total de l'échéancier à définir dans l'onglet « Comptabilité » de la vente.

Les actions

Fusion des ventes

Lorsque plusieurs ventes sont créées en brouillon auprès du même client, il est bien sûr possible de les fusionner pour n'en faire qu'une seule. Pour fusionner des ventes, il faut sélectionner les ventes que l'on souhaite fusionner puis aller dans Action et cliquer sur Fusionner les ventes. Suite à cette action, Open-Prod va supprimer les ventes brouillons initiales et créer une nouvelle vente multi-lignes. 

Pour avertir des contraintes et conséquences de la fusion des ventes, l'utilisateur est toujours soumis au message ci-contre quand il clique sur Fusionner les ventes. Les principales contraintes sont :

• Pour toutes les ventes, c'est le même client
• C'est le même emplacement de stock
• Les ventes sont en brouillon

Créer une action

Permet de créer une action en lien direct avec la vente. Elle sera directement liée à la vente.

La description de l'action sera remplie automatiquement par le nom de la vente pour retrouver rapidement l'origine de l'action. 

Changer les informations comptables

Ce bouton permet de modifier l'ensemble des informations comptables liées à la vente comme le client facturé (qui peut être différent du client qui commande), le client qui se charge du paiement des factures, les conditions de paiement, le mode d'envoi de la facture (fax, mail, papier) ...

Confirmer la date

Ce bouton permet à l'utilisateur de faire une confirmation de date ou modification de date en masse sur toutes les lignes de la vente. Il est courant que la date demandée par le client soit différente de la date confirmée par la production qui tient compte des temps de production. En renseignant la nouvelle date ainsi qu'un délai de transport, ce bouton modifiera la date confirmée et la date de départ dans les lignes de ventes et le futur bon de livraison sera conforme aux dates confirmées par la production.

Réinitialiser une vente

Dans Open-Prod, l'erreur est autorisée. Il est en effet possible de réinitialiser une vente même confirmée pour la remettre à l'état brouillon. Bien évidemment, ce n'est pas parce qu'on réinitialise dans l'ERP que le client accepte de modifier la commande. Il faut donc être conscient de l'impact de la réinitialisation d'une vente déjà confirmée à un client. Il est donc judicieux de paramétrer le workflow des ventes de manières à n'autoriser que certaines personnes à réinitialiser.

Réinitialiser une vente remet la vente à l'état brouillon. L'utilisateur peut donc recommencer sa vente, modifier des quantités, modifier des prix... Attention, les dates de devis, d'accusé de réception et de validation (onglet Communication) sont aussi réinitialisées.

Changer le client

De la même manière que changer le fournisseur dans un achat, quand la commande est en Brouillon, une action donne la possibilité de changer le client. Un assistant va s'ouvrir permettant de choisir quelles lignes de la commande peuvent être basculées. Les autres clients possibles, si les produits sont en référencement client, sont aussi affichés dans cet assistant. En cliquant sur Valider, une nouvelle commande de vente en Brouillon associée au nouveau client et contenant les lignes de vente a basculer va être créée.

Si des notes spécifiques au produit ou au partenaire se trouvent dans le référencement / nouveau client, elles écraseront les anciennes notes.

Créer une facture anticipée

Il est possible de créer une facture anticipée depuis une vente (ou un achat). Cette facture peut porter sur un produit de service "Acompte" ou sur les produits de la vente directement. La facture finale prendra en compte la facture anticipée et le montant final sera amputé du montant de la facture anticipée. Open-Prod fera alors une reprise d'acompte sur la facture finale.

 Une facture anticipée n'est pas une facture proforma. C'est une pièce comptable contrairement à la proforma qui n'a pas de valeur comptable.

Changer la position fiscale

Ce bouton permet à l'utilisateur de modifier la position fiscale même après la confirmation de la vente. Les montants des taxes seront recalculés en fonction de la nouvelle position fiscale.

Pour changer la position fiscale, cliquer sur le bouton et sélectionner la nouvelle position fiscale. Finaliser en cliquant sur Modifier la position fiscale.

Changer les notes

Une fois la commande confirmée, il est impossible de modifier quoique ce soit y compris les notes. Open-Prod met donc à disposition un bouton d'action Changer les notes. 

En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvre et il est alors possible de modifier toutes les notes. Lors de l'impression du document de confirmation de commande, la note sera modifiée. 

Changer les informations de transport

Ce bouton permet de modifier les informations liées à l'adresse de livraison, ainsi que le transporteur, l'incoterm, le transitaire et bien-sûr le délai de transport. Il est en effet possible de ne pas connaître l'adresse réelle de livraison au moment du passage de la commande. Il faut alors pouvoir modifier ces informations a posteriori.

Changer les dates des lignes de vente

Ce bouton permet de modifier en masse toutes les dates d'arrivées demandées et les dates de départ confirmées (après planification) des lignes de vente (ainsi que la date d'arrivée demandée de l'en tête). Cette action changera également la date des mouvements liés dans le (ou les) BL associés. Il n'est possible de changer les dates grâce à ce bouton que lorsque la commande est à l'état brouillon ou confirmé (et tous les états équivalents).

 

Analyses

À droite de l'interface, Open-Prod intègre un certain nombre de raccourcis utiles à l'utilisateur. Ces raccourcis permettent d'accéder à des informations depuis la vente.

Les analyses :

• Pickings : accès direct à la liste des pickings sortants provenant de cette vente : pickings et reliquats. Les pickings correspondent aux livraisons. En cliquant sur ce bonton, vous accédez donc aux livraisons présentes dans l'onglet "Historique".
• Retour/Réception : accès direct à la liste des mouvements entrants de la vente. Uniquement affiché si un mouvement entrant existe (Retour de marchandise, Vente ST avec matière client, ...)
• Factures : accès direct à la liste des factures liées à la vente. En cliquant sur ce bouton, vous accédez directement à la liste des factures présentes dans l'onglet "Historique".
• Actions : accès direct à l'ensemble des actions liées à la vente.

Performance client

Le module Performance Client est un module d'analyse. Il permet d'analyser client par client le CA réalisé, l'encours financiers, le taux de service, ... sur une période définie. De nombreux détails sont également inclus : produits vendus, factures, comparatifs par rapport aux périodes précédentes...

Une fois le module installé, vous trouverez dans Ventes / Analyse, deux nouveaux menus : Génération performance client et Performance client. 

Ajouts du module

Le module ajoute deux nouveaux menus accessibles depuis le menu Ventes > Analyse :

• Génération performance client ;
• Performance client.

Menu Génération performance client

Cet assistant permet de générer en masse les analyses sur tous vos clients sur une période.

L'utilisateur peut définir la période d'analyse en indiquant la date de début et la date de fin. Le cadre Clients permet de lister les clients à analyser.

Le bouton Créer lignes lance la création d'une analyse par client, accessible ensuite dans le menu Performance client. 

Performance client

Ce menu liste les analyses par client et période : un lcic sur une analyse ouvre l'écran correspondant.

Une analyse contient plusieurs onglets :

• Indicateurs : indicateurs globaux sur le CA et le service apporté au client (livraisons, retard, ...) ;

• Suivi du chiffre d'affaires : comparaison du CA de l'année en cours par rapport aux années précédentes ;

• Analyse produit : tableau croisé dynamique sur les produits vendus au client par mois, les données se basent sur les lignes de factures ouvertes ou payées. Les avoirs sont comptabilisés au négatif. Le tableau est personnalisable ;

• Ventes : liste des lignes de ventes destinées au client ;

• Factures : factures et avoirs du client ;

• Qualité : liste des contrôles qualité en relation avec le client ;

• Notes : ensemble des notes rattachées au client ;
• Communications : mails et actions rattachés au client.

Indicateurs

Nombre de commandes : correspond au nombre de commandes pour le client renseigné dans l'entête dont l'état n'est pas annulé ou brouillon et dont le vendeur / famille de statistique / responsable de vente / pays est celui de l'entête s’il y en a un. S’il n'y en a pas ce filtre ne sera pas bloquant. Les commandes de ventes remontées dans l'onglet « Ventes » sont celles qui répondent à ces conditions.

Chiffre d'affaires : correspond à la somme des lignes de factures HT dans la devise de la société. Les factures brouillons ne sont pas prises en compte et les avoirs sont soustraits à cette somme.

Nombre de livraisons en retard : est calculé comme le nombre de lignes de ventes dont le picking lié à date confirmée (ou demandée s’il n'y a pas de date confirmée) inférieure à aujourd'hui et ayant encore une quantité restante supérieure à 0. Le calcul est en fait une notion de commande actuellement en retard néanmoins les pickings ayant été flaggé une fois comme étant en retard le restent donc le retard est bien global.

Taux de service : permet d'indiquer le nombre de livraisons en retard sur le nombre total de livraisons dans la période et suivant les différents paramètres.

Les actions et raccourcis

Le bouton Calcul sur la droite de l'écran permet de mettre à jour les statistiques. Les boutons de raccourcis Factures, Ventes, ... permettent d'accéder aux listes des éléments correspondants.

Tableaux d'analyse

Le sous menu Analyse du menu Ventes permet d'accéder à des tableaux croisés dynamiques et à des indicateurs de suivi depuis trois sous-menus dédiés :

• Analyse de produit : chiffre d’affaires par produit sur l'année courante ;

• Analyse client : CA par client sur l'année courante ;

• Analyse de vente : CA ferme et prévisionnel par trimestre sur l'année courante.

Personnalisation des tableaux croisés dynamiques

Pour plus d'informations sur la constructions d'une analyse, référez-vous aux explications des vues d'analyse dans le menu Interface.

Autres fonctionnalités

Remise en pied de page

Les remises en pied de page sont disponibles sans module complémentaire : en revanche, il faut activer leur utilisation dans les paramètres des ventes.

Les remises en pied de page sont à différencier des remises disponibles à la suite de l'installation du module complémentaire Remises sur vente : ce n'est pas la même fonctionnalité. La remise en pied de page est plus simple, et permet d'appliquer une remise globale sur la commande ou la facture.

Gestion de la remise en pied de page

Après avoir coché l'activation dans les paramètres de vente, un nouveau cadre apparaît dans la commande de vente.

• Type et valeur de la remise :
  • Fixe : Le montant, saisi dans le champ valeur, est un montant fixe qui sera déduit du total de la commande.
  • Variable : Un pourcentage (entre 0 et 100) du montant total, saisi dans le champ valeur, sera déduit du total de la commande.
• Produit de la remise : Produit utilisé ensuite dans la ligne de vente de remise. Il peut être choisi par défaut dans les paramètres de vente.

Utilisation 

La ligne de remise est ajoutée/recalculée automatiquement à la sauvegarde de la vente. 

Il ne faut pas modifier la ligne de vente créée par la remise : les modifications seront, de toute manière, écrasées à la sauvegarde par le recalcul. Si on souhaite changer le montant de la remise, il faut directement changer la valeur de la remise appliquée et lancer le recalcule manuellement par la calculette ou en sauvegardant.

Dans le cas où on a plusieurs taxes dans la commande, Open-Prod créera une ligne de remise par taxe, du bon montant.  

La remise sur vente est ensuite propagée dans la facture client : si la remise est fixe dans la vente et que la livraison se fait partiellement et la facturation aussi, on déclare l'intégralité de la remise dans la première facture (sauf si le montant de la facture est inférieur à la remise). Le restant de la remise sera appliqué de la même manière sur la facture suivante et ainsi de suite. Si l'utilisateur ne souhaite pas mettre l'intégralité de la remise sur la première facture, il peut modifier directement dans la facture créée, et le restant sera appliqué sur la facture suivante.

Mise en page des ventes

Open-Prod offre la possibilité de personnaliser les documents édités depuis une vente en mettant à disposition des sections dans les lignes de ventes. Ces sections permettent de structurer le document et plus particulièrement les lignes de produits dans le document. Le résultat est une commande de vente claire et structurée. Il est ainsi possible de regrouper des produits selon des types de produits, ou alors des chantiers, ou tout autre axe qui peut aider l'utilisateur à comprendre rapidement la commande.

Pour imprimer le document cliquer sur Imprimer/ Bon de Commande de vente en haut de la vue formulaire de la vente.

L'exemple du document de commande de vente ci-dessous illustre bien les sections. Dans le deuxième rapport, deux blocs distincts sont bien identifiables avec un sous-total pour chaque section. 

Sous les exemples, vous trouverez les configurations pour créer une section.

Création et paramétrage d'une section

Si l'on veut sectionner son rapport, il faut remplir dans chaque ligne de vente le champ Section dans laquelle le produit sera rangé. Si la section n'existe pas encore, il faut la créer en cliquant sur Créer et modifier. Une fenêtre s'ouvre alors avec des champs à remplir ou à paramétrer.

• Nom : c'est le nom de la section. Il apparaîtra sur le rapport imprimé.
• Séquence : c'est l'ordre d'impression des sections. La section avec la plus faible séquence sera imprimée en premier.
• Ajouter un saut de page : si coché, il y aura une section par page.
• Ajouter un sous-total : si coché, la section sera terminée par un sous-total
• Ajouter un séparateur : coché par défaut, il permet d'afficher le titre de la section à savoir son nom dans le rapport (cadre bleu dans le rapport sectionné).

 

Les tarifs

Assistant recherche de prix

Le sous-menu Recherche de prix accessible depuis le menu Vente > tarif permet de rechercher facilement les prix de vente d'un produit sans devoir parcourir l'ensemble des référencements clients de la base de données. La recherche s'effectue depuis un assistant.

Cet outil est donc très utile pour les vendeurs qui ont besoin de consulter rapidement les prix de produits présents dans la base de données.

Assistant Recherche de prix

Pour faire une recherche on entre tout d'abord le produit, la date d'application des tarifs (puisque ceux-ci peuvent avoir une date de validité), l'unité de prix, jusqu'à trois quantités différentes afin d'avoir une vision de l'évolution des prix par rapport aux quantités.

En complément, on peut également cibler un client en particulier et fixer la propriété du produit pour remonter le référencement correspondant.

La recherche s'effectue avec le bouton Calculer : chaque clic sur le bouton ajoute les résultats aux précédents dans le cadre Prix de vente. Le bouton Supprimer permet de vider la liste des résultats.

Résultat de la recherche

Open-Prod va lister l'ensemble des résultats de la recherche selon les critères déterminés. Les prix remontés par le système sont convertis dans l'unité du champ Unité de prix. Vous pouvez effectuer plusieurs fois la recherche (en changeant l'unité de prix par exemple). Chaque résultat viendra s'ajouter aux recherches précédentes.

Sur l'exemple ci-dessus, on analyse les prix unitaires exprimés par client pour le produit Ampli GSB, en fonction des quantités vendues. Les 3 premières lignes correspondent aux tarifs pratiqués pour le client SURCOUF, les 3 dernières lignes au client LDLC. On constate que l'ampli GSB est vendu 550 € l'unité à GSB, mais que le prix tombe à 450€ l'unité pour une quantité de 100 unités vendues.

Lorsqu'on effectue la recherche sur un article qui peut être acheté, seule la liste des prix d'achat apparaît. Si l'article peut être vendu, seule la liste des prix de vente s'affiche, comme ci-dessus. Enfin, si l'article peut être acheté et vendu, les deux listes de prix apparaissent (prix d'achat et prix de vente).

Gestion tarifaire avancée

Principe

L'utilisation du module gestion tarifaire avancée est le deuxième moyen pour gérer tous les catalogues tarifaires, avec le module Tarif standard. La gestion par les tarifs complexes propose plus de possibilités de personnalisation et une philosophie différente de la gestion des tarifs standards. Ainsi, il est possible de définir des tarifs pour un groupe de produits, des matrices de prix (longueur et largeur influencent les prix), des filtres appliqués aux lignes de tarif pouvant porter sur n'importe quel champ de la vente, du partenaire, etc... Le paramétrage ce module est plus complexe à cause des filtres cités précédemment mais l'utilisation et le maintien quotidien est plus simple pour l'utilisateur final. 

Processus de choix d'un prix

Lors d'une vente ou un devis, la fonction « get_price() » suit un algorithme pour remonter le prix :

• Choix d'une ou plusieurs offres
• Choix du prix
• Application des remises
• Ajout d'un montant fixe, arrondi et conversion dans l'unité de vente

Ligne

Dans ce menu on retrouve une vue liste de toutes les lignes de tarifs existantes. Ce module fonctionnant plutôt par une gestion à la ligne de tarif et non au tarif comme le module de gestion tarifaire classique, cette vue permet de rapidement avoir des informations sur un produit, remise, filtre, etc...

En effet il est possible de retrouver tous les champs contenus dans une ligne de tarif, que ce soit les champs hérités du tarif (la catégorie, le tarif parent), les champs classiques (le type de valeur, les remises) ou les filtres issus du configurateur de tarif (pays du partenaire, vendeur, etc.…).

Il est également possible de créer des lignes de tarif à partir de ce menu, la seule contrainte étant de relier cette ligne de tarif à un tarif déjà existant. 

 Une ligne de tarif ne sera pas modifiable si elle est liée à un tarif « Applicable ».

En-tête et onglet ligne

Entête

Un tarif porte un nom et peut être soumis à une période de validité, définie par une date de début et une date de fin. Le type va définir le domaine d'application du tarif alors que la catégorie de tarif va être un moyen d'organisation et de rangement des tarifs (permet de regrouper des produits similaire entre eux). 

Type de tarif

• Standard : tarif par défaut qui s'applique dans plusieurs cas.
  • Si aucun tarif ne s'applique.
  • Si les tarifs sélectionnés dans la vente n'ont pas de lignes de prix.
  • C'est le tarif de base de la société (catalogue par exemple)

Si la ligne de prix choisie est une ligne de prix de base alors les lignes de remise du tarif standard seront aussi appliquées.

• Client : tarif qui s'applique à un client particulier. Un champ requis intitulé Client apparaît sous le champ Type. Ce tarif prend le dessus sur le tarif standard et famille.
• Famille : tarif qui s'applique à une famille de client spécifique. Un champ requis intitulé Famille de client apparaît sous le champ Type. Ce tarif prend le dessus sur le tarif standard.
• Projet : tarif spécifique qui s'applique à une vente en particulier. Il faut renseigner le tarif à la création de la vente. Ce tarif prend le dessus sur tous les autres tarifs. 

Il est possible d'avoir plusieurs tarifs (de tout type) applicables en même temps. Cela peut être utile pour générer des remises globales (ou des tarifs spécifiques de manière générale) pour un événement particulier et de ne pas avoir à modifier tous les autres tarifs. Globalement cela permet de compartimenter les différents tarifs et d'avoir une gestion plus propre et plus optimisée (en termes de maintenance) des différents tarifs.

Onglet Lignes 

Cet onglet liste l'ensemble des lignes de tarif contenues dans le tarif. Chaque ligne possède un certain nombre de champs qui sont définis dans le configurateur de tarif :

• Séquence : nombre permettant de définir la priorité d'une ligne sur une autre. Ainsi, si 2 lignes de prix sont applicables pour une vente, le système va prendre la ligne possédant la séquence la plus basse. (Attention par défaut il ne vaut mieux pas l'afficher car peux générer une gestion plus complexe).
• Nom : description de la ligne de tarif, est remontée au niveau de la commande de vente si le module « Annulation de remises » est installé.
• Produit : produit sur lequel va s'appliquer la ligne de tarif.
• Remise 1 (à 4): pourcentage de remise qui sera appliqué à la Valeur, les différentes remises se multiplient entre elles. Plusieurs remises sont renseignées pour pouvoir faciliter le calcul des remises successives. 
• Remise fixe : valeur fixe à soustraire de la Valeur après application des remises multiplicatives.
• Quantité : quantité minimum de la vente pour que la ligne de tarif s'applique.
• Unité de vente : unité de la Quantité de la ligne de remise, il faut que cette unité appartienne à la même catégorie d'unité que l'unité de prix de la vente.
• Ajout fixe : permet d'ajouter une valeur fixe au prix après application de toutes les remises. Est notamment utile pour définir des prix à X,99€ en combinaison avec l'Arrondi.
• Type de valeur : définit le type de la ligne de tarif et donc le comportement de cette ligne.
• Remise : le champ Valeur sera grisé et il sera uniquement possible de passer des remises dans cette ligne. L'ensemble des lignes de remise applicables s'appliqueront ensuite à la ligne de prix choisie.
• Prix manuel : l'utilisateur choisit manuellement le prix de vente, ce prix est de type base donc sur lequel s'applique les remises.
• Prix de revient : le système prend le prix de revient de la nomenclature pour les produits dont le mode d'approvisionnement est à "Produire". Pour ceux dont le mode d'approvisionnement est à "Acheter", le prix de revient provient du paramétrage de la méthode de coût du produit (onglet achat). Ce prix est de type base donc sur lequel s'applique les remises.
• Prix de vente : le système va remonter le prix de vente défini pour le produit dans la fiche produit. Ce prix est de type base donc sur lequel s'applique les remises.
• Matrice de prix : le système va remonter le prix provenant d'une matrice de prix qui est définie dans Vente > Prix > Gestion tarifaire avancée > Matrice de prix. Cette matrice est ensuite renseignée dans le champ Matrice de prix dans l'onglet vente de la fiche produit.  Ce prix est de type base donc sur lequel s'applique les remises.
• Prix net : l'utilisateur choisit manuellement le prix de vente, ce prix est de type net donc aucune remise ne s'applique sur ce dernier.
• Si la ligne de tarif est de type prix et qu'une ligne de tarif du même type et ayant les mêmes paramètres existe déjà, il ne sera pas possible de passer le tarif en applicable. Les paramètres comprennent les colonnes ajoutées, le produit, la quantité et l'unité.
• Valeur : prix de vente que l'utilisateur remplit manuellement pour le prix manuel et prix net.
• Unité de prix : unité de vente du produit, remonte automatiquement lorsque le produit est rentré.
• Arrondi : indique à combien de décimale la Valeur est arrondie.
• Prix : champ calculé indiquant le prix final de la ligne après remise variable, fixe, arrondi et ajout fixe.

Onglet Valeurs par défaut

Cet onglet permet de mettre des valeurs par défaut à certains champs des lignes de tarifs. Ainsi, lors de la création d'une nouvelle ligne de tarif, ces valeurs seront automatiquement renseignées. Cela peut notamment être utile pour créer un prix catalogue avec uniquement des valeurs du type X,99€. 

On retrouve :

• Le type de valeur
• Le produit
• L'UdM : l'unité de vente de la ligne de tarif
• L'UdP : l'unité de vente du produit
• L'ajout fixe
• L'arrondi 

Actions tarification avancée

• Évolution tarifaire : Ouvre un assistant qui permet d'appliquer une augmentation sur la totalité du tarif. Cette augmentation peut être en pourcentage, ou en montant fixe. Seules les lignes de type prix seront impactées (pas les lignes de type remise).

• Exporter tarifs en XLS : les colonnes de l’Excel correspondent aux olonnes visibles en interface. Les champs personnalisées ajoutés à la suite d’une configuration particulière sont bien pris en compte. Si le tarif contient des lignes, elles sont également exportées.

Il est conseillé d'exporter avec au moins une ligne pour connaître la syntaxe attendue dans chaque colonne.

• Importer tarifs depuis XLS : À la suite d’un export XLS, puis un remplissage ou modification dans excel, on peut réimporter le tarif grâce à ce bouton pour le mettre à jour.
• Lignes donne accès à la vue liste des lignes de tarif. Cette vue liste peut être pratique pour analyser, effectuer des regroupements ou des recherches.

Choix de la remise

Une fois le prix intermédiaire déterminé, des remises vont être appliquées à ce prix (si la ligne de prix sélectionnée était une ligne de prix de base). On retrouve deux processus dans ce flux :

• Processus d'application des remises : ce processus décrit les différents cas d'application des remises.
• Entrée : prix intermédiaire provenant d'une ligne de tarif de type prix base et toutes les lignes de remise provenant des tarifs choisis.
• Sortie : prix remisé.

• Processus de calcul des remises : ce processus décrit le calcul des remises en fonction des différentes lignes de remises ainsi que le type de remise.
  • Entrée : toutes les lignes de remises choisies et toutes les lignes de remise provenant des tarifs choisis.
  • Sortie : prix remisé.

Choix de l'offre

La première étape dans le calcul du prix est le choix du tarif ou des tarifs en fonction de différents paramètres. Le système suit le processus ci-dessous afin de choisir le ou les tarifs.

Choix de prix

Une fois le(s) tarif(s) choisis, il faut choisir le prix qui sera affecté à la vente. Cette étape est décomposée en plusieurs sous-étapes tel qu'expliqué ci-dessous.

• Le processus simplifié de choix du prix décrit dans les grandes lignes les différentes étapes qui sont appliqués afin d'atteindre un prix intermédiaire.
  • Entrée : toutes les lignes de tarifs des différents tarifs sélectionnés.
  • Sortie : un prix intermédiaire.
• Le processus de recherche de la ligne de prix net ou base explique précisément les étapes qu’Open-Prod suit pour choisir une ligne de prix net ou de base avec comme entrée un certain nombre de tarifs.
  • Entrée : toutes les lignes de tarifs dont le Type est Prix net OU Prix base (prix manuel, matrice de prix, prix de vente, prix de revient) et qui sont associées aux tarifs sélectionnés.
  • Sortie : un prix associé à la ligne choisie.
• Le processus de recherche du prix de base (ci-dessous) explique la recherche d'un prix de base ainsi que le cas où il n'y a pas de prix dans le (ou les) tarif(s) choisis (ni base ni net). L’algorithme remonte alors vers un tarif standard.
  • Entrée : toutes les lignes de tarifs de type prix base.
  • Sortie : 
    • Prix base associé à la ligne.
    • Prix net associé à la ligne.
    • Prix de vente associé à la fiche produit.
• Le processus de choix du prix standard décompose le calcul du prix pour une offre standard dans le cas précédent.
  • Entrée : ligne du tarif standard choisi.
  • Sortie :
    • Prix base associé à la ligne.
    • Prix net associé à la ligne.
    • Prix de vente associé à la fiche produit.

Configurateur de tarif

Une des principales différence entre le module de gestion tarifaire classique et la version avancée réside dans le configurateur de tarif. Ce menu permet de créer différentes configurations de tarif qui seront ensuite utilisées dans les lignes de tarif. Il est possible de choisir parmi un certain nombre de champs de base mais aussi d'ajouter n'importe quel champ du système.

 La modification dans une vente d'un des champs contenus dans les paramètres du configurateur entraîne l'apparition d'un avertissement sur la vente permettant de recalculer les prix de toutes les lignes de commande de la vente.

Cadre Sélection

• Séquence : définit une séquence à la ligne de tarif, permet de prioriser les lignes de tarifs entre elles, le système choisissant la ligne avec la séquence la plus basse.
• Produit : associe un produit à la ligne de tarif.
• Quantité : définit une quantité minimale pour que la ligne de tarif s'applique.

Cadre Remise

• Remise fixe : ajoute la remise fixe, qui s'applique au prix après les remises variables (1 à 4).
• Remise 1 (à 4) : ajoute un remise variable en pourcentage.

Cadre Prix

Ajout fixe : ajoute la colonne ajout fixe qui permet d'ajouter (ou de soustraire) une valeur fixe après calcul des remises et de l'arrondi.

Arrondi : ajoute la colonne arrondi qui permet de définir le nombre de chiffre à arrondir. Ainsi, un arrondi de 1 arrondi le prix aux unités.

Cadre Affichage

Prix calculé : affiche le prix calculé après application des remises variables, fixe, arrondi et ajout fixe. 

Nom : affiche une colonne nom en début de ligne pour permettre d'inscrire un nom à la ligne de tarif.

Cadre Formule

• Formule 1 (à 4) : Utilisation d'une formule pour le calcul du prix.

Cadre Lignes

Une des grandes différence avec le module de gestion tarifaire classique réside dans ce champ. Il va être possible d'ajouter un grand nombre de champ du système, de façon personnalisée, à la gestion tarifaire. Ces champs vont se regrouper en deux catégories :

• Les champs statiques : liés aux Partenaires et aux Produits, ils sont propagés à tous les objets. On peut par exemple avoir le pays du partenaire (ci contre) ou la méthode d'approvisionnement par défaut du produit.
• Les champs dynamiques : liés à la vente, devis, facture... ils changent en fonction de l'objet. Il faut donc les définir pour chaque objet concerné.

Entête

• Séquence : définit l'ordre et la position des colonnes ajoutées. Elles sont situées entre la colonne produit et la colonne remise 1.
• Visible : permet de voir la colonne quand on génère le modèle dans les lignes de tarif.

 Si cette case n'est pas cochée le champ n'est plus visible mais les données sont toujours présentes. Le filtre sera toujours pris en compte même si sur la vue des lignes de tarif il n'est pas visible.

• Libellé : libellé présente dans l'entête de colonne des lignes de tarif.
• Nom : nom de la ligne dans le configurateur de tarif. Type de champ : 
• Char : champ de type texte.
• Décimal : champ de type nombre.
• Many2one : champ relationnel, correspond aux objets d'Open-Prod.
• Booléen : champ de type vrai ou faux, comme une case à cocher.
• Relation : n'apparaît que quand le type de champ est un many2one, permet de renseigner le nom de l'objet que l'on souhaite associer. 

Cadre Valeurs

• Séquence : 
• Modèle : champ relationnel, il faut renseigner l'objet dans lequel on va chercher le champ.
• Champ : nom du champ dans l'objet définit juste avant. Dans l'exemple ci-dessus, le champ relation est res_country (nom de la table des pays) mais dans la table partenaire c'est country_id.

 Si le champ associé est un champ statique alors il suffit uniquement de renseigner son nom dans le modèle partenaire ou produit, il sera automatiquement propagé aux autres objets comme les commandes de vente, devis, factures, etc... Si le champ est dynamique, il faut indiquer toutes les équivalences du champ dans les différents modèles. Par exemple pour le pays de l'adresse de livraison il faudra renseigner le nom sur la facture, la vente, etc...

Cadre Séquences

Après avoir rempli les lignes, cliquer sur Générer le modèle pour créer en automatique les champs personnalisés à utiliser dans le cadre tarif.

Cette liste permet de définir la priorité d'un groupe de condition validé par rapport à d'autres. Par exemple si les conditions A, B et C sont validées et qu'il y a une ligne de tarif contenant les conditions A et B et une autre contenant les conditions A, B et C laquelle prendre ? Cela est défini en ajoutant une ligne contenant la condition A et B puis une autre ligne contenant A, B et C et en définissant des séquences différentes pour chaque ligne. Le système prendra alors le groupe de condition ayant la séquence la plus faible.

Le bouton Calculer les séquences de toutes les lignes permet de mettre à jour dans toutes les lignes de tarif la séquence de la ligne.

Formule de tarif

Le menu Formules de tarif standard est utilisé pour créer des formules dépendantes d'autres champs de l'ERP : le prix n'est plus inscrit directement mais sera calculé selon chaque cas en allant chercher les valeurs dynamiques.

 Exemples : prix qui dépend du poids (et du cours de la matière), prix qui dépend d'un coefficient de marge, ...

Pour pouvoir utiliser des formules, il faut avoir coché dans la configuration du tarif au moins 1 case de Formule 1 à Formule 4.

Création d'une formule

• Nom de la formule
• Type : défini quand exécuter la formule
• Sur le prix de base : Avant tout
• Après remise variable : Après la remise en pourcentage
• Après remise fixe : Après la remise fixe
• Après arrondi et ajout fixe : A la fin

• Formule : Formule Python du calcul.

Syntaxe : Utilisez price pour appeler le prix. Utilisez product pour appeler le produit. Il est possible d'appeler des champs de l'objet en utilisant un . (Exemple product.net_weight)

Utilisation d'une formule

Après avoir bien configurer la configuration du modèle, une (ou plusieurs) colonne dédiée à la formule est visible dans le tarif. On peut alors venir sélectionner la formule à appliquer.

Référencement client

Dans l'onglet « Vente » de la fiche produit, on peut gérer la tarification d'un produit selon de modes de vente différents :

• Vente libre : le produit pourra être vendu à tous les clients. Il s'agit du cas le plus répandu, et donc du mode de vente par défaut. Le prix de vente est fixé pour tous les clients ;
• Référencement client : si le produit n'est pas en vente libre, c'est qu'il est spécifique à un (ou plusieurs) clients. Cette notion est gérée via les référencements clients : pour vendre un tel produit, il faut au préalable référencer le client dans la fiche du produit. Outre le fait de limiter l'accès de ce dernier à une liste de clients, le référencement permet également de définir des tarifs personnalisés pour chaque client, avec des paliers de quantités et des dates d'application.

Pour créer un référencement client, il faut décocher l'option Vente libre dans l'onglet « Ventes » du formulaire du produit. La liste de référencement s'affiche et permet d'ajouter un élément.

Un référencement client est composé de deux onglets : l'onglet « Général » contient l'ensemble du paramétrage, et l'onglet « Note » contient les notes additionnelles sur le produit spécifique au partenaire.

Onglet « Général »

Cadre Généralité

Ce cadre permet principalement :

• De définir le partenaire référencé pour le produit
• De définir l'état du référencement : seuls les référencements actifs sont utilisables dans le système. Un référencement en développement est en cours de configuration tandis qu'un référencement obsolète n'est plus utilisable.

La devise est propagée automatiquement de la fiche partenaire. Le prix indiqué sera donc exprimé dans cette devise. L'utilisation de propriétés est abordée en bas de cette page dans un cadre dédié. La séquence permet d'agencer l'ordre des référencements dans la liste. Enfin, la société est renseignée automatiquement : ce champ n'est utile qu'en environnement multi-sociétés.

Cadre Informations du produit

• Code produit du client : code qu'utilise le client pour identifier le produit dans son système. Indiquer le code client dans les documents (bons de livraison, factures, ...) facilite les échanges commerciaux.

• Nom du produit du client : Nom utilisé par le client dans son système.

• Unité de vente : unité d'expression de la quantité de vente. Cette unité peut être différente de l'unité de gestion en stock (cas de la double unité par exemple).

• Unité de prix : unité d'expression du prix.

• Multiple de vente : ce champ permet de définir un multiple de vente. Exemple : en définissant un multiple de vente de 4, lors de la création d'une vente de ce produit, le système avertira l'utilisateur que la quantité vendue doit être un multiple de 4. il s'agit bien d'un avertissement, pas une obligation. Le multiple de vente est utilisé notamment lorsque le packaging impose un nombre de produits précis dans un emballage.

• Qté minimum : permet d'établir une quantité minimum à vendre. Exemple : quantité minimum de 100 pour une référence de stylos conditionnés en boîtes de 100.

• Délai d'engagement : délai nécessaire à l'approvisionnement du produit. Ce délai est remonté dans l'interface de saisie de la vente pour indiquer à l'utilisateur un délai moyen d'approvisionnement. Grâce à ce délai, il sera en mesure d'adapter la date du besoin du client. 

Cadre Liste de prix

Le référencement client permet de fixer une liste de prix par client. Si le prix peut être fixe (une ligne dans la liste), il est également possible d'établir une liste de prix selon deux critères optionnels :

• Quantités vendues : un champ quantité permet de fixer des seuils pour chaque ligne de prix, afin d'appliquer notamment des tarifs dégressifs ;

• Période de validité : les tarifs fixés peuvent être soumis à une période de validité en définissant une date de début et une date de fin. Un prix ne s'appliquera que dans la plage définie.

Ces deux critères sont combinables.

Exemple illustré ci-dessus d'un référencement avec une tarification dégressive :

• Entre 0 et 10 produits vendus, le prix sera de 525 €/unité (le prix est exprimé dans l'unité de prix définie dans le cadre informations du produit) ;

• Entre 10 et 20 produits vendus, le prix remonté automatiquement dans la vente sera 515 €/unité ;

• Au-delà de 20, le prix remonté automatiquement dans la vente sera 500 €/unité.

Référencement avec propriétés

La notion de propriété dans les référencements permet d'avoir plusieurs référencements client sur le même produit pour un partenaire, et donc plusieurs listes de prix. Dans les ventes, au moment de définir les quantités, la sélection de propriété propagera automatiquement le prix correspondant, en tenant bien compte de la quantité le cas échéant.

Exemple : gestion des tarifs applicables en livraison incluse. Pour un client X, on crée deux listes de prix, chacune avec une propriété. La première contiendra les prix standards et portera la propriété « Prix standard ». La seconde contiendra les prix avec transport express inclus, et portera la propriété « Prix avec transport express ». Au moment de la vente, l'utilisateur sélectionnera la propriété qui correspond à la demande du client et le prix correspondant sera propagé automatiquement.

Tarifs standards

Principes & fonctionnalités

Dans Open-Prod, la politique de gestion tarifaire peut se faire de différentes manières. La première façon, la plus simple, est de définir un prix fixe dans la fiche produit pour les produits qui sont en vente libre (onglet « Vente » de la fiche produit). Le prix de vente renseigné dans la fiche produit sera alors remonté par défaut dans toutes les ventes pour tous les clients. Pour rappel, le terme vente libre signifie que le produit peut être vendu indifféremment à tous les clients de la base de données.

À l'inverse, si le produit n'est pas en vente libre, on dit qu'il suit un référencement client. Il faut alors établir une liste de clients pouvant acheter le produit. Le référencement client est souvent utilisé pour les produits spécifiques à un client, et donc vendables uniquement à ce(s) client(s).

Module complémentaire : offres standards

Le module complémentaire Offres standards permet de gérer une politique de gestion tarifaire plus complexe :

• Des tarifs standards : grilles tarifaires par produits ou famille de produits basées sur des prix de référence, sur des prix de revient, ...
• Des tarifs par clients ou familles de clients : grilles tarifaires appliquées spécifiquement à certains clients d'après des règles ;
• Des remises globales pour gérer des promotions exceptionnelles, ...
• Des tarifs « projet » pour les projets spécifiques.

Chaque tarif, qu'il soit standard ou client est soumis à un Workflow qui permettra de gérer la rédaction des tarifs, l'envoi, l'applicabilité...

Le tarif doit être applicable pour qu'Open-Prod prenne en compte la grille tarifaire.

En-tête et ligne de tarif

Entête

Un tarif porte un nom défini par une séquence incrémentale paramétrable. Il s'exprime dans une devise et peut être soumis à une période de validité, définie par une date de début et une date de fin.

La devise par défaut est la devise de la société.

Le tarif porte également un type qui va déterminer son champ d'application.

• Types de tarif
• • Standard : tarif par défaut, qui s'applique à la liste des produits définis dans l'onglet « Lignes de tarif ».
  • Client : tarif qui s'applique à une liste de clients prédéfinis. Un champ Client pour sélectionner le client concerné parmi les clients validés de la base.
  • Famille de client : tarif qui s'applique à une famille de clients spécifique. Les tarifs définis ne s'appliqueront qu'aux ventes avec ces clients. Le champ Famille de client s'affiche à la sélection de ce type et permet de sélectionner la famille de clients concernée parmi celles enregistrées dans le système.
     L'affectation d'un client à une famille se fait via le champ Famille statistique de l'onglet « Ventes » de la fiche partenaire.

• • Remise globale : la remise s'appliquera à l'ensemble des ventes effectuées pour n'importe quel client et n'importe quel produit, et sera calculée à partir du prix de vente défini dans la fiche produit.
  • Projet : tarif préférentiel pour des ventes liées à un projet spécifique. Exemple : accord avec un client sur des tarifs promotionnels dans le cadre d'un partenariat. Pour appliquer ce tarif, il faudra renseigner le nom du tarif dans le champ tarif de l'onglet Références de la vente.

 Seuls les tarifs « projets » peuvent être choisis dans la vente.
 Il faut indiquer le tarif projet appliqué avant d'ajouter une ligne de tarif.

Onglet Lignes de tarif

Cet onglet liste l'ensemble des produits auxquels s'applique le tarif ainsi que le prix de vente de départ. Il contient les champs suivants :

• Type : type de l'objet sur lequel le tarif sera appliqué. On distingue deux types :
  • Produit : le prix ne s'appliquera que pour ce produit là ;
  • Famille de vente : le prix s'appliquera à un ensemble de produits appartenant à la même famille. (onglet « Vente » de la fiche produit).

Il est possible d'appliquer un tarif général à une famille de produits puis de définir un tarif spécifique à l'un des produits de cette famille dans le même tarif ;

• Produit/famille de vente : produit ou famille de produit (dépend du type choisi précédemment) sur lequel le tarif s'appliquera ;
• Quantité : quantité à partir de laquelle le tarif va s'appliquer ;
• Unité de vente : unité dans laquelle est exprimée la quantité. Elle est remontée de la fiche produit ;
• Type de valeur : type de prix appliqué. On distingue trois types :
• Prix de base : prix de vente fixé manuellement ;
• Prix de vente : prix défini dans la fiche produit et propagé automatiquement à la ligne de tarif. Il n'est pas modifiable depuis cette interface ;
• Prix de revient : prix de revient calculé dans les données techniques (gamme et nomenclatures) ou en fonction du prix d'achat et des méthodes de coût. Propagé automatiquement ; il n'est pas modifiable depuis cette interface ;

• Valeur : montant du prix défini ;
• Unité de prix : unité de prix du produit ou de la famille de produit. Elle est remontée de la fiche produit.

 Il est possible de faire autant de lignes que nécessaire dans le tarif.

 Si deux lignes portent sur le même produit, les quantités doivent être différentes.
 Si deux tarifs portent sur le même produit, les dates d'applicabilité doivent être différentes.

Onglet "ligne de remise"

Il est aussi possible d'appliquer des remises ou des majorations sur les lignes de tarifs créées dans l'onglet « Lignes de tarif ». Elles s'ajoutent dans l'onglet Lignes de remise. L'ajout de ligne se fait par la fenêtre ci-contre.

Entête

L'entête contient le nom de la remise qui permet de l'identifier clairement et la séquence qui permet de déterminer l'ordre d'applications en présence de plusieurs remises.

L'option quantités multiples autorise l'ajout d'une remise dégressive en fonction de quantités. La méthode est détaillée plus bas.

Cadre Valeur

• Type de remise : il peut s'agir d'une remise ou d'une majoration du prix du produit.
• Mode : il peut être fixe ou en pourcentage. On peut par exemple choisir d'ajouter 2 € au prix ou encore d'ajouter 2 % du prix.
• Méthode d'arrondi : détermine l'arrondi du prix remisé. Mettre 1 pour arrondir à l'unité supérieure, 0.1 pour arrondir au dixième supérieur, ...
• Type de valeur : l'utilisateur peut entrer une valeur ou une formule. Dans ce dernier cas, l'expression sera écrite en langage Python (voir paragraphe ci-dessous). 
• Valeur : montant de la remise. En mode pourcentage, la valeur doit être comprise entre 0 et 100. Si le type de valeur sélectionné est formule, le cadre s'élargit pour faciliter la rédaction du code Python.

Expression de la valeur par une formule en Python

La formule peut s'articuler autour de deux objets : partenaire (partner) et produit (product). Tous les champs de ces objets sont utilisables. La détermination de la valeur peut s'effectuer de plusieurs façons, notamment :

• Référence à un champ : en créant un champ remise dédié au niveau d'un objet utilisable, il est possible de récupérer la valeur par une simple référence. Exemple pour une gestion de remise par pays : on peut créer un champ remise (discount) dans l'objet pays (country) pour stocker la remise applicable en fonction du pays, puis appeler le tarif par la formule const['partner'].country_id.discount qui récupérera la remise du pays du partenaire ;
• Conditions : l'utilisation d'une structure conditionnelle peut aussi permettre de déterminer une valeur selon les valeurs d'un ou plusieurs champs.

Cadre Application

Le cadre application permet de renseigner une date de début et une date de fin pour fixer une période d'application pour la remise. Cette période est indépendante de la période d'application du tarif. Il est également possible de définir uniquement une date de début ou une date de fin.

Les cadres Produits et Familles de vente permettent de restreindre l'application de la remise à des produits spécifiques. Si aucun produit n'est indiqué dans l'un de ces cadres, la remise s'appliquera sur l'ensemble des produits définis dans les lignes de tarifs.

 Ces cadres servent seulement à appliquer un filtre sur les produits indiqués dans les lignes de tarifs. Si un autre produit est indiqué il ne sera pas pris en compte.

Cas des quantités multiples

Comme indiqué plus haut, l'option quantités multiples de l'entête permet d'indiquer une remise variable en fonction de la quantité de produits achetés. Lorsque la case est cochée, le champ Valeur est remplacé par le cadre Quantités. Cette liste fonctionne ensuite comme une liste de prix. Il suffit de venir indiquer la valeur (en fonction du mode choisi) et la quantité correspondante.

L'unité de vente n'a d'intérêt que si des produits sont ajoutés dans le cadre Application. En effet, dans ce cas-là une contrainte sera effective : la catégorie d'unité doit être la même entre l'unité de vente définie et celle des produits. 

Le champ Unité de prix apparaît uniquement en mode fixe. Il fonctionne de la même manière que le champ Unité de vente.

 Il est possible d'ajouter plusieurs lignes de remise dans cet onglet.

Visualisation de tarifs

Le sous-menu Vente > Prix > Tarif standard > Visualisation de tarifs permet de visualiser les prix des produits en fonction des tarifs enregistrés et applicables. L'assistant dédié permet de filtrer les tarifs à afficher par :

• Partenaire : pour filtrer les prix sur un client précis ;
• Quantités : détermine les quantités pour lesquelles on souhaite afficher les tarifs ;
• Produits : produits pour lesquels les prix sont recherchés.

Une fois validé, le tableau ci-contre apparaît avec les différentes quantités pour les produits avec leur prix correspondant.

CRM

E-learning

Principe & fonctionnalités

Open-Prod intègre un module CRM (Customer Relationship Management). Les deux grands objectifs de ce module sont :

       1- L’organisation de l’activité commerciale au quotidien ;

       2- L’analyse de la performance commerciale.

1- Gestion de l'activité commerciale au quotidien :

• Acquisition d’opportunités et son suivi ;

• Pilotage de vos équipes commerciales ;
• Management des actions et des relances ;
• Suivi et l’archivage des communications internes et externes ;
• Enregistrement et la classification les documents commerciaux ;
• Génération d’offre commerciale.

2- Analyse/suivi de la performance commerciale.

Différents indicateurs et analyses pré-paramétrés permettent de suivre la performance, notamment :

• Nombre d’actions par commercial et par service ;
• Projection du chiffre d’affaires par période ;
• Analyse du taux de conversion ;
• Analyse des opportunités, notamment par :
• Segment ;
• Commercial ;

• Analyse des raisons de la perte de l'opportunité.

Open-prod et le Marketing Automation ?

Open-prod n’intègre pas d’outils de Marketing Automation. Ces derniers ont un cycle de vie très court avec des mises à jour régulières qui ne sont pas compatibles avec le cycle de vie d’un ERP. Il est donc préférable d’interfacer Open-Prod avec des outils spécialisés sur le marché comme Mautic... L'interfaçage avec ce type de solution peut se faire par EDI ou web service. Le choix d’utiliser des outils externes de Marketing Automation permet aux clients d’Open-Prod de bénéficier des outils les plus performants et les plus récents.

Conclusion

Le module CRM permet de suivre les prospects, d'analyser le chiffre d'affaires potentiel, de convertir les prospects en clients fermes, de rédiger des devis et enfin de générer des ventes.

Opportunités

Le principal objet de la CRM est l’opportunité. Une opportunité est un projet potentiel : l’objectif est de le convertir en vente. On peut distinguer deux grands types d’opportunités :

• L’opportunité de type projet avec des besoins, une date, un budget,… ;

• L’opportunité de type contact qui ne correspond pas forcement à un projet immédiat mais mérite un suivi, et une relance en vue d’un possible projet direct ou indirect.

 Certaines CRMs distinguent les notions de suspect et d'opportunité correspondant à ces deux types d’opportunités. Open-Prod adopte un autre raisonnement : il n’est pas toujours simple de différencier dès le départ une opportunité (projet) d'un contact. Ce dernier peut rapidement devenir une opportunité d’affaire et on se retrouve à gérer deux canaux pour un même objectif. En outre, la centralisation présente l'avantage de pouvoir suivre ces deux types d’opportunités dans une interface commune. Le champ type servira à différencier les deux types d’opportunités.

Vue étiquette & processus

Chaque étiquette correspond à une opportunité, soumise à un processus. Ce dernier suit le modèle suivant par défaut :

Nouveau   Qualification   Proposition envoyée   Négociation   Gagné / Perdu.

Ce processus est entièrement paramétrable. Pour rappel, le glisser-déposer permet de passer d'une étape à l'autre. 

En-tête du formulaire

L'en-tête de l'opportunité contient toutes les informations générales qui permettront le suivi. Les champs sont décrits ci-dessous.

• Commercial : utilisateur du système en charge de l'opportunité. Il sera propagé à la vente générée depuis l'opportunité.
• Client : le client peut être une société ou un contact, notamment pour les opportunités de type contact. Dans ce cas, il faut cocher le champ B2C pour pouvoir saisir un contact. Une opportunité n'est pas forcément associée à un contact ou à un client : l'utilisateur peut renseigner directement l'onglet contact de l'opportunité, pour éviter d'accumuler des contacts pour lesquels l'opportunité n'a pas abouti.
• CA estimé : permet de faire des projections du CA. Il est recommandé de le renseigner le plus tôt possible quitte à réajuster son montant ensuite. 

• Date de création : date à laquelle l'opportunité a été créée.
• Contact principal : contact lié à l'opportunité. Il doit être créé dans la base des partenaires.
• Date limite de traitement : date à laquelle l'opportunité doit être traitée. Cette date apparaît dans la vue étiquette et constitue un indicateur de suivi pour les commerciaux.

• Pourcentage de réussite estimé : cet indicateur est à faire évoluer manuellement. Il passe automatiquement à 100 % à l'état gagné et 0 % à l'état perdu.

• Niveau de criticité du projet : ce champ est descriptif.
• État d'esprit : indicateur d'appréciation globale sur l'opportunité, sur une échelle de 4 étoiles.
• Type : permet de classifier le projet et influence la saisie d'un CA estimé et d'un pourcentage de réussite.
• Origine : canal d'origine de l’opportunité (salon, site internet, réseau, …). Ce champ est important car il permet de faire des statistiques par canaux et taux de réussite par exemple.
• Concurrent : éventuel concurrent sur l'opportunité, à sélectionner dans la base des partenaires. Seuls les partenaires de type autres tiers sont proposés. Plusieurs concurrents peuvent être sélectionnés.
• Catégories : la catégorie servira à décrire le type de projet. Exemple : grande distribution, détaillants… Une opportunité peut avoir plusieurs catégories.
• Infos conclusion : permet d'indiquer un motif pour les opportunités gagnées ou perdues. Ce champ n'apparaît que lorsqu'une opportunité est dans un statut paramétré comme étant un état gagné ou un état perdu. Ces informations sont stockées dans une table pour être réutilisées et pour faciliter les analyses. Elles sont paramétrables depuis le menu de configuration de la CRM

Onglet « Description »

La description est un champ texte destiné à décrire le besoin du client. Ce texte pourra être mis a jour au fur et mesure de la relation avec le client. Ce texte doit servir à décrire le besoin et non les interactions avec le client : dans ce dernier cas, on utilisera les notes.

La liste des actions : les actions sont des éléments essentiels dans le suivi de la CRM. Elles doivent permettre de suivre l’ensemble des tâches à réaliser pour une opportunité. Cette liste contiendra le suivi des relances, des rendez-vous, des demandes d’offres, et toutes les autres demandes.
 Best practice : une opportunité qui n’est ni terminée, ni en pause, doit comporter une action à faire. Le nombre d’opportunités sans actions (tableaux de bord) est un bon indicateur de suivi.

Onglet « Communications »

L’onglet « Communication » contient la liste des contacts de l’opportunité : l'utilisateur peut envoyer un mail directement à partir de ces contacts. On retrouve aussi ici la liste des courriels envoyés à partir de l’opportunité. Ceci permet de bien tracer les échanges sur cette opportunité au lieu qu'ils soient stockés dans la boîte mail du commercial.

 L’utilisation conjointe du RSE pour le suivi interne des discussions sur la CRM rend les échanges plus conviviaux.

Grâce au module de transfert de mail, il est aussi possible de transférer un mail d'une boîte utilisateur vers l’opportunité (par exemple avec Zimbra).

Onglet « Documentation »

Les documents regroupent deux types de pièces :

- les notes, destinées à décrire la relation avec le client. On pourra par exemple y mettre les CR de réunion, les notes à la suite d’une visite, ...

- les documents utilisés dans la CRM, qui sont directement intégrés à la gestion documentaire et qui disposent des fonctions liées à la GED :

• Versions d'un même document ;
• Confidentialité (document visible par une personne ou un groupe de personne) ;
• Type : offre, document client , plan,… ;
• Répertoire : il est possible de structurer la gestion par opportunité à l'aide de répertoires par opportunité ou transverses par métier, par offre, plan, recueil de besoin, ...

Onglet « Historique »

• Le cadre Historique de l'opportunité retrace le processus qu'a suivi l'opportunité avec les dates associées aux changements d'étapes. Si une opportunité passe plusieurs fois par le même état, les dates associées à ce changement d'état seront mises à jour.
• Le cadre Ventes liste les ventes générées à la suite de l'opportunité.
• Le cadre Devis liste les devis liés à l'opportunité. Ce cadre n'apparaît qu'après l'installation du module Lien CRM devis pour lier le module Devis et le module CRM.

Onglet « Détails du client »

Depuis une opportunité, il est possible de créer directement un nouveau client/partenaire, en renseignant ses informations dans cet onglet : son nom, son adresse, ses informations. Le partenaire s'enregistrera en tant que prospect dans la liste des clients et le champ Client de l'entête se complétera une fois le client créé.

Cet onglet disparaît une fois le client créé à partir de l'action Créer client sur la droite...
Il faudra ensuite compléter la fiche du partenaire pour pouvoir le passer au statut qualifié.

Vue Gant

Il est possible d'afficher les opportunités dans une vue Gant, et de modifier directement depuis cette vue la date de création et la date de fin de traitement des opportunités en réajustant la taille des tickets.

Remarque

Depuis une opportunité, l'utilisateur peut envoyer des mails et générer une vente via les deux boutons d'actions Envoyer un mail et Créer une vente. Avec l'installation préalable des modules Devis et Lien CRM devis, le devis créé pourra être rattaché à une opportunité. Dans une opportunité, il sera alors possible de visualiser l'ensemble des devis rédigés dans le cadre Devis (onglet « Historique ») en plus de l'ensemble des ventes.

Récupération mail

Ce menu est un assistant, c'est-à-dire qu'il est lié directement à une action et non à une vue. À l'exécution, cette action importe les mails d'une boîte mail prédéfinie puis affiche une fenêtre avec un message de type : « [x] mails importés ».

Chaque mail importé génère une opportunité dans la colonne Nouveau du processus. Les sociétés disposant d'un site internet ou d'une adresse mail de prise de contact peuvent ainsi automatiser le traitement des mails de contact dans Open-Prod, qui sont convertis automatiquement en opportunités. Le système est connecté avec l'extérieur : les utilisateurs n'ont plus besoin d'aller consulter l'adresse mail externe.

Pour importer des mails automatiquement, un serveur de mail entrant doit être préalablement configuré dans Open-Prod ; il faut également définir l'adresse mail qui collecte les mails des prospects.

Analyse

CRM : Analyse du CA

Ce menu affiche un tableau croisé dynamique basé sur les opportunités de la CRM. Par défaut, il est construit pour analyser le chiffre d'affaires prévisionnel par vendeur puis par client.
 Dans l'exemple ci-contre, on voit que CharlesV peut potentiellement générer un chiffre d'affaires de 12 500 € réparti sur deux clients : 10 000 € pour Surcouf et 2 500 € pour Carrefour. 

Comme sur Excel, le tableau croisé dynamique est modifiable. Les   servent à supprimer les lignes / colonnes et les  ouvrent le menu d'ajout d'axes d'analyses. Tous les champs présents dans les opportunités sont sélectionnables.

 On peut par exemple faire une analyse par pays, ville, date de fin de traitement, ...

CRM : Avancement des opportunités

Ce menu affiche un tableau croisé dynamique basé sur les états des opportunités de la CRM. Par défaut il est construit pour analyser le nombre d'opportunité étant passé par chaque état sur les 12 derniers mois. Cela permet donc de connaître la volumétrie de chaque partie du pipe commercial sur plusieurs mois.

 Ce tableau représente le passage d'une opportunité dans un état, si une opportunité passe par plusieurs états, elle sera présente plusieurs fois. De même si une opportunité passe directement de nouveau a gagné, tous les états entre le deux ne seront pas compté (car cet objet n'est pas basé sur un workflow, il n'y a pas de transition entre les états).

CRM : Analyse des actions

Ce menu affiche un tableau croisé dynamique basé sur les actions dans les opportunités de la CRM. Par défaut, il est construit pour analyser les actions de chaque responsable (lignes) par statut (colonnes).

L'exemple ci-dessous montre que CharlesV a deux actions à faire dont une réunion et un rappel téléphonique.

La configuration du tableau peut être enregistrée et utilisée comme vue par défaut. Un manager peut ainsi facilement suivre les actions de ses commerciaux et vérifier leur avancement.

Chaque donnée affichée dans le tableau est cliquable : on accède alors à la liste des enregistrements correspondants.

Configuration

Les paramètres de la CRM sont accessibles depuis deux sous-menus du menu Vente / Configuration / CRM. Le paramétrages concerne notamment les catégories, les types d'opportunité, les raisons de la perte d'une opportunité et les états du processus que suivent les opportunités.

1 - Catégories

La CRM gère les catégories d'opportunités, permettant ensuite de faire des filtres et des analyses. Les catégories sont paramétrables dans le sous-menu Catégories : elles ne sont pas obligatoires mais apportent de la structure aux données.

Pour plus de visibilité sur la vue étiquette, il est possible de configurer une couleur pour chaque catégorie utilisée (à l'aide d'un clic droit sur la catégorie lors d'une création/modification d'une opportunité.

2 - États

Le processus que suivent les opportunités peut être adapté aux processus de l'entreprise, en enlevant ou en rajoutant des états dans le paramétrage.

Paramétrage d'un état

Un état apparaîtra dans la barre d'état sous son nom : il doit donc être unique. L'ordre de l'état dans la barre dépend de sa séquence. Plusieurs options permettent ensuite de paramétrer son comportement.

Cadre Paramètres :

• Replié dans la vue Kanban : si coché, la colonne se cache ;
• Etat de la création de la vente : si coché, le bouton Créer vente apparaîtra au moment ou l'opportunité arrive à cette étape. Souvent coché pour l'étape « Gagnée » ;
• État nouveau : définit l'état initial à la création. Utile pour l'importation des mails ;
• État gagné : si coché, le pourcentage de réussite passera automatiquement à 100 %. Il active aussi le champ Infos conclusion.

• État perdu : si coché, quand l'opportunité arrive à cette étape, le pourcentage de réussite passe à 0 %. Il active aussi le champ Infos conclusion ;
• Est un état final : permet de définir que l'état est le dernier du processus. Dans le standard, il s'agit des états gagné ou perdu. Les statistiques ne s'appuient que sur les états finaux ;
• Afficher la barre de progrès : si coché, la barre de cumul des chiffres d'affaires des opportunités apparaît sur chaque colonne de la vue kanban pour offrir une visualisation du chiffre d'affaires par état ;
• Objectif de la barre de progrès : Détermine l'objectif en termes de CA par état.

• Afficher le total de la colonne : si coché, le total du CA cumulé par opportunité sera affiché au-dessus de la barre de progrès ;

• Vert (%) : détermine à partir de quel pourcentage de l'objectif la couleur de la barre de progrès passe en vert ;

• Rouge (%) : détermine le pourcentage maximum à partir duquel la barre de progrès passe de rouge à orange.
•  

Cadre Actions : Dans ce cadre, on peut ajouter des actions relatives à l'état dans lequel on se trouve. Les actions définies dans cette liste seront créées en automatique au passage dans l'état associé.

3 - Types d'opportunité

On peut classifier les opportunités par type. Ce type servira aux analyses et peut influencer le masque de saisie d'une opportunité (affichage du CA estimé et du pourcentage de réussite).

On retrouve un champs État dans le type. Si des états sont définis ici, l'opportunité ne pourra pas aller dans un état autre que ceux cités ici. Un message d'erreur bloquera le déplacement en vue étiquette. En vue formulaire de l'opportunité, seuls les états cités ici seront affichés dans le flux de travail. S'il n'y a pas d'état défini, pas de blocage.

4 - Origines

On retrouve dans cette table l'ensemble des possibilités pour l'origine de l'opportunité (exemple : téléphone, salon, site web, ...)

5 - Informations sur la conclusion d'une opportunité

Lorsqu'une opportunité passe au statut gagné ou perdu, l'utilisateur peut ajouter une information à ce sujet dans un champ de sélection. Les valeurs proposées sont stockées sous forme de table afin de faciliter l'analyse des pertes d'opportunité au niveau global.

 Exemple : « concurrent mieux placé » sur une opportunité perdue, « effort commercial supplémentaire » sur une opportunité gagnée.