Processus de facturation
Les processus globaux de l'entreprise peuvent s'adapter aux exigences des fournisseurs : facturation anticipée, paiement anticipé,... Le paiement peut être exigé à la commande d'achat, avant la livraison ou après la livraison et la facturation de la commande. L'adaptation du processus au cas du fournisseur se fait en paramétrant la méthode de facturation et les conditions de paiement dans l'achat (onglet Comptabilité de la commande).
Ces champs sont propagés depuis la fiche fournisseur (onglet « Achat »). On peut donc paramétrer ces deux champs pour chaque fournisseur.
Pour rappel, la méthode de facturation détermine :
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Si la facture se base sur des quantités livrées ou commandées ;
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L’existence de paiements anticipés, partiels ou totaux, sur pourcentage ou montant fixe.
Les conditions de paiement déterminent la méthode de calcul de la date d'échéance d'une facture.
Le processus standard correspond au schéma de droite. L'édition de la facture se fait après la livraison du fournisseur. La facture brouillon sera générée après le traitement de la réception. Avant de la valider, il sera nécessaire de la rapprocher de la véritable facture fournisseur pour en vérifier la conformité.
En fonction du paramétrage de la méthode de facturation, les quantités facturées peuvent être des quantités commandées ou des quantités livrées. Ce sont des choses à convenir avec votre fournisseur.
Dans le cas d'un paiement à la commande avec facturation à la livraison, le paiement peut être bloquant, même si le blocage de commande est une mécanique plutôt orientée vente. Si le paiement n'est pas bloquant, l'utilisateur qui crée l'achat le confirme et un paiement est généré en brouillon.
La facture réelle sera éditée plus tard et pourra être basée sur les quantités livrées ou commandées.
Open-Prod proposera de lettrer le paiement avec la facture au moment de la validation de la facture si le paiement est enregistré.
Dans le cas d'une facturation à la commande, une facture partielle ou totale (selon la méthode de facturation) est générée en brouillon lors de la commande d'achat. Le reste du processus se déroule selon le processus standard.
Dans le cas d'un acompte (facture partielle à la commande), une ou plusieurs factures pourront être générées après la livraison sur les quantités commandées ou livrées. Open-Prod rapprochera automatiquement l'ensemble des pièces comptables entre elles.
