Gestion des lettrages

Lettrage manuel

Le lettrage manuel désigne le lettrage direct des écritures comptables ; il s'agit normalement de la méthode la moins employée dans Open-Prod. En effet, de par son fonctionnement, une grande partie du lettrage s'effectue de manière transparente pour l'utilisateur. Par exemple : 

De plus, des assistants sont intégrés à certains processus pour gérer les lettrages complexes : 

Le lettrage manuel reste néanmoins utile dans certains cas comme le lettrage de masse (comptes de virements internes, comptes de régularisation, comptes de taxes,...), les comptes sans partenaires, et les lettrages plus complexes (lettrages partiels). 

Effectuer un lettrage manuel 

Le lettrage manuel peut s'effectuer depuis la vue liste des écritures comptables, en sélectionnant les écritures à lettrer ensemble, puis en utilisant l'action Lettrer. 

Une vue dédiée est également accessible depuis le menu Comptabilité > Tâches périodiques > Lettrage > Lettrage manuel : les colonnes et les filtres sont pré-paramétrés pour afficher uniquement les écritures non lettrées, avec les informations utiles au lettrage en évidence. 

Le lettrage manuel peut se faire sur un lot d'écritures équilibrées (débits = crédits) ou non. Dans ce dernier cas, un assistant s'affichera pour confirmer le lettrage partiel ou pour lettrer en comptabilisant un écart de lettrage.  

Quelques rappels préalables 

Lettrage sans écart 

Le lettrage sans écart est le lettrage classique, par lequel on pointe un lot d'écritures équilibré (débits = crédits). 

1. Sélectionner les écritures comptables à lettrer. 

2. Dans le menu des actions, sélectionner Lettrer. 

3. L'assistant s'ouvre : il récapitule le nombre d'écritures lettrées, et le total des débits et des crédits sélectionnés. Plus bas, il indique que le montant de l'ajustement est à 0,00. 

4. Cliquer sur Lettrer pour valider le lettrage. 

Lettrage partiel 

Le lettrage partiel correspond au cas où l'utilisateur souhaite pointer un lot d'écritures comptables, alors qu'elles sont déséquilibrées (débits ≠ crédits), pour conserver un lien en vue de finaliser un lettrage sans écart ultérieurement. 

 Exemple : après de nombreuses recherches dans un compte « Clients divers » regroupant des factures de plusieurs clients et des paiements non identifiés, on identifie qu'un chèque de 500 € émis par M. Dupond correspond en fait à un premier versement pour deux factures de la SARL Pesage dont il est cogérant. On lettre le règlement avec les deux factures pour garder la trace de nos recherches précédentes. 

1. Sélectionner les écritures comptables à lettrer. 

2. Dans le menu des actions, sélectionner Lettrer. 

3. L'assistant s'ouvre : il récapitule le nombre d'écritures lettrées, et le total des débits et des crédits sélectionnés. Plus bas, il indique que le montant de l'ajustement est à 0,00. 

4. Cliquer sur Lettrage partiel pour poursuivre malgré l'écart. 

5. Les écritures seront lettrées partiellement : le code lettrage apparaîtra dans le champ Lettrage partiel accompagné du montant de l'écart. Cela permettra à l'utilisateur de repérer le paiement manquant lorsqu'il sera comptabilisé. 

Finaliser un lettrage partiel 

Le lettrage partiel n'est pas bloquant pour poursuivre le lettrage. Dès lors qu'une écriture partiellement lettrée est utilisée dans un autre lettrage (sans écart ou partiel), le premier lettrage partiel est annulé. 

L'utilisateur peut donc décider de reprendre toutes les écritures d'un lettrage partiel pour finaliser un écart, pour y ajouter une écriture supplémentaire (et refaire un lettrage partiel), ou même pour les solder. 

S'il n'utilise qu'une partie des écritures pour faire un autre lettrage, le lettrage sera supprimé et les autres écritures seront à nouveau non lettrées. 

Lettrage avec solde de l'écart 

Cette méthode consiste à lettrer des écritures qui ne s'équilibrent pas, et générer une écriture d'ajustement « à la volée » pour équilibrer le lot, afin d'effectuer un lettrage sans écart. 

 Exemple : un client a payé 1 999 € en règlement d'une facture de 2 000 €. Il est évident qu'il ne paiera jamais l'euro manquant, on décide donc de lettrer le débit de 2 000 € avec le crédit de 1 999 €, et de générer les écritures d'ajustement pour 1 € pour finaliser le lettrage. La perte constatée sera comptabilisée au débit du compte client, et au crédit d'un compte de charges. 

Les points 1 et 2 sont identiques au lettrage partiel. 

3. Le montant de l'ajustement indique l'écart à solder. 

4. Cliquer sur Lettrage avec ajustement pour ouvrir la seconde fenêtre de l'assistant. 

5. Compléter les différentes informations qui serviront à comptabiliser l'écart : 

 On utilise normalement le journal des opérations diverses ; 

 Comptablement, on reprend normalement la date de l'écriture lettrée la plus récente. Si cette date fait partie d'une période clôturée, on comptabilise au début de la période ouverte suivante. 

    Cliquer sur Lettrer pour comptabiliser la pièce et générer le lettrage. 

6. L'écriture d'ajustement est générée, et lettrée avec les écritures sélectionnées. 

Délettrer manuellement des écritures 

Il est possible de délettrer des écritures, c'est-à-dire d'annuler le lettrage. Pour cela, sélectionner une écriture du lot de lettrage dans la liste des écritures comptables, puis sélectionner l'action Annuler le lettrage dans le menu des actions. 

 Si certaines écritures délettrées concernent des factures/avoirs, celles-ci repasseront automatiquement au statut « Ouvert ».  

 Lors d'un délettrage, toutes les écritures du lot sont délettrées, même si elles ne sont pas toutes sélectionnées lors de l'annulation. Une exception cependant : pour les factures lettrées avec plusieurs écritures de paiements, délettrer une écriture de paiement ne délettre pas le lot, ce qui permet de conserver le lien entre les autres paiements et la facture.

Le formulaire du lettrage contient aussi une action « délettrer » dans le menu supérieur, qui délettre la totalité du lot.

Enfin, il est aussi possible de délettrer les factures, avoirs et règlements directement depuis le formulaire de la facture, de l'avoir ou du paiement, en utilisant le bouton Annuler le rapprochement.

Ajustements automatiques

Lorsqu'on effectue des lettrages comptables, il faut parfois gérer un écart de lettrage, en générant des écritures comptables supplémentaires, afin d'éliminer cet écart. L'ERP intègre des ajustements automatiques pour faciliter les tâches de lettrage. 

Déclenchement des ajustements automatiques 

On peut distinguer deux méthodes de déclenchement. 

Exemple : on sélectionne l'option Comptabiliser l'écart de lettrage dans l'assistant de lettrage et saisit les paramètres demandés. 

Exemple : on lettre une facture du partenaire ClientF (client facturé), avec un paiement de ClientP (payeur). Le système comptabilise automatiquement un ajustement partenaire pour solder les positions à la maille partenaire. 

À retenir 

Si le module Certification France est installé, le système effectuera une extourne automatique des écritures d'ajustements lors du délettrage. 

Écart de lettrage classique 

L'écart de lettrage classique correspond au cas couramment rencontré, ou les totaux débit et crédit des écritures à lettrer ne correspond pas. On comptabilise alors un ajustement pour compenser cet écart, en contrepartie d'un autre compte (gains/pertes divers de gestion courante, etc.). 

Dans tous les cas, le système proposera de faire un lettrage partiel ou de comptabiliser l'écart de lettrage. 

 

L’utilisateur choisira lui-même de générer une écriture d'ajustement, et remplira les paramètres demandés. 

Des valeurs par défaut sont proposées sur les informations obligatoires. 

Après validation, la pièce comptable d'ajustement est générée, et les écritures sélectionnées sont lettrées, y compris l'ajustement. 

Écart inter-partenaires 

Lorsque le partenaire de la facture et le partenaire du paiement sont différents, le lettrage comptable se fait sur deux écritures du même compte comptable, mais sur un partenaire différent. 

Ceci a pour effet de solder le solde du compte comptable, mais en regroupant par partenaire, on constate que chaque partenaire n'est pas soldé. Si on édite une balance des tiers, un solde remontera sur chaque partenaire, alors qu'ils devraient être soldés (tout est lettré). 

Pour éviter ce phénomène, le système comptabilise automatiquement un ajustement partenaire qui va compenser l'écart entre les deux partenaires. 

Ainsi, chaque partenaire sera soldé correctement. 

L'impact de ces écritures doit être pris en compte lors d'analyses basées sur les totaux débit/crédit des comptes tiers, car on constate bien que les totaux ont mécaniquement doublé à cause de l'ajustement. 
Pour de telles analyses, il convient de filtrer les écritures dont le libellé contient le terme « ajustement partenaire ». 

Écarts de change 

Ce type d'écart intervient fréquemment lorsqu'une facture est libellée en devise mais que le paiement est enregistré en euros sans préciser le montant devise. 

Exemple : on paye une facture fournisseur USD avec un compte bancaire EUR. On enregistre le paiement sans rentrer la contre-valeur USD. 

  Après lettrage, on constate que la valeur en devise société est soldée, mais qu'il reste un solde en devise. 

 Pour éviter ce problème, le système comptabilise également un ajustement devise qui sera lettré avec les autres écritures. 

Cela évite notamment d'avoir à comptabiliser des réévaluations de devises incohérentes en fin d'année. 

À retenir 

Formulaire du lettrage