Gestion des lettrages
Lettrage manuel
Le lettrage manuel désigne le lettrage direct des écritures comptables ; il s'agit normalement de la méthode la moins employée dans Open-Prod. En effet, de par son fonctionnement, une grande partie du lettrage s'effectue de manière transparente pour l'utilisateur. Par exemple :
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Les factures, avoirs et règlements sont lettrés automatiquement lors de leur validation s'ils sont saisis par le menu facturation ;
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Si le relevé bancaire est intégré par le module associé, une partie des lettrages se fait également automatiquement ;
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Les écritures de TVA sont lettrées à la validation de la déclaration.
De plus, des assistants sont intégrés à certains processus pour gérer les lettrages complexes :
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L’assistant simplifié des paiements s'affiche en cliquant sur le bouton Lettrer dans le formulaire des factures/avoirs non soldés (cadre Solde), s'il existe des règlements non affectés ;
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l'assistant des paiements s'affiche lors de la saisie d'un paiement partiel ;
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l'assistant de lettrage par partenaire est accessible depuis un menu dédié ;
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l'assistant du relevé bancaire est intégré au processus du relevé bancaire.
Le lettrage manuel reste néanmoins utile dans certains cas comme le lettrage de masse (comptes de virements internes, comptes de régularisation, comptes de taxes,...), les comptes sans partenaires, et les lettrages plus complexes (lettrages partiels).
Effectuer un lettrage manuel
Le lettrage manuel peut s'effectuer depuis la vue liste des écritures comptables, en sélectionnant les écritures à lettrer ensemble, puis en utilisant l'action Lettrer.
Une vue dédiée est également accessible depuis le menu Comptabilité > Tâches périodiques > Lettrage > Lettrage manuel : les colonnes et les filtres sont pré-paramétrés pour afficher uniquement les écritures non lettrées, avec les informations utiles au lettrage en évidence.
Le lettrage manuel peut se faire sur un lot d'écritures équilibrées (débits = crédits) ou non. Dans ce dernier cas, un assistant s'affichera pour confirmer le lettrage partiel ou pour lettrer en comptabilisant un écart de lettrage.
Quelques rappels préalables
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Les modes opératoires décrits sur cette page s'effectuent depuis la vue liste des écritures comptables, ou depuis la vue Comptabilité> Tâches périodiques> Lettrage> Lettrage manuel.
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Les écritures sélectionnées doivent obligatoirement être comptabilisées dans le même compte.
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Pour les comptes de types client et fournisseur, les écritures doivent également être comptabilisées sur le même partenaire.
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Pour les autres types de comptes, les écritures à lettrer doivent être comptabilisées sur le même partenaire. Les écritures sans partenaire peuvent être lettrées entre elles ou avec d'autres écritures comptabilisées sur un partenaire unique.
Lettrage sans écart
Le lettrage sans écart est le lettrage classique, par lequel on pointe un lot d'écritures équilibré (débits = crédits).
1. Sélectionner les écritures comptables à lettrer.
3. L'assistant s'ouvre : il récapitule le nombre d'écritures lettrées, et le total des débits et des crédits sélectionnés. Plus bas, il indique que le montant de l'ajustement est à 0,00.
4. Cliquer sur Lettrer pour valider le lettrage.
Lettrage partiel
Le lettrage partiel correspond au cas où l'utilisateur souhaite pointer un lot d'écritures comptables, alors qu'elles sont déséquilibrées (débits ≠ crédits), pour conserver un lien en vue de finaliser un lettrage sans écart ultérieurement.
Exemple : après de nombreuses recherches dans un compte « Clients divers » regroupant des factures de plusieurs clients et des paiements non identifiés, on identifie qu'un chèque de 500 € émis par M. Dupond correspond en fait à un premier versement pour deux factures de la SARL Pesage dont il est cogérant. On lettre le règlement avec les deux factures pour garder la trace de nos recherches précédentes.
1. Sélectionner les écritures comptables à lettrer.
3. L'assistant s'ouvre : il récapitule le nombre d'écritures lettrées, et le total des débits et des crédits sélectionnés. Plus bas, il indique que le montant de l'ajustement est à 0,00.
4. Cliquer sur Lettrage partiel pour poursuivre malgré l'écart.
5. Les écritures seront lettrées partiellement : le code lettrage apparaîtra dans le champ Lettrage partiel accompagné du montant de l'écart. Cela permettra à l'utilisateur de repérer le paiement manquant lorsqu'il sera comptabilisé.
Finaliser un lettrage partiel
Le lettrage partiel n'est pas bloquant pour poursuivre le lettrage. Dès lors qu'une écriture partiellement lettrée est utilisée dans un autre lettrage (sans écart ou partiel), le premier lettrage partiel est annulé.
L'utilisateur peut donc décider de reprendre toutes les écritures d'un lettrage partiel pour finaliser un écart, pour y ajouter une écriture supplémentaire (et refaire un lettrage partiel), ou même pour les solder.
S'il n'utilise qu'une partie des écritures pour faire un autre lettrage, le lettrage sera supprimé et les autres écritures seront à nouveau non lettrées.
Lettrage avec solde de l'écart
Cette méthode consiste à lettrer des écritures qui ne s'équilibrent pas, et générer une écriture d'ajustement « à la volée » pour équilibrer le lot, afin d'effectuer un lettrage sans écart.
Exemple : un client a payé 1 999 € en règlement d'une facture de 2 000 €. Il est évident qu'il ne paiera jamais l'euro manquant, on décide donc de lettrer le débit de 2 000 € avec le crédit de 1 999 €, et de générer les écritures d'ajustement pour 1 € pour finaliser le lettrage. La perte constatée sera comptabilisée au débit du compte client, et au crédit d'un compte de charges.
Les points 1 et 2 sont identiques au lettrage partiel.
3. Le montant de l'ajustement indique l'écart à solder.
4. Cliquer sur Lettrage avec ajustement pour ouvrir la seconde fenêtre de l'assistant.
5. Compléter les différentes informations qui serviront à comptabiliser l'écart :
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Le journal des pertes et profits, sur lequel sera comptabilisée la pièce.
On utilise normalement le journal des opérations diverses ;
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le compte des pertes et profits sur lequel sera comptabilisée la contrepartie de l'écriture.
En France, on utilise généralement le compte 658000 « Pertes diverses de gestion courante » si l'écart génère une charge (perte), et le compte 758000 « Gains divers de gestion courante » si l'écart génère un produit (bénéfice) ; -
la date de comptabilisation, par défaut la date du jour.
Comptablement, on reprend normalement la date de l'écriture lettrée la plus récente. Si cette date fait partie d'une période clôturée, on comptabilise au début de la période ouverte suivante.
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Le commentaire, qui sera repris comme libellé des écritures.
Cliquer sur Lettrer pour comptabiliser la pièce et générer le lettrage.
6. L'écriture d'ajustement est générée, et lettrée avec les écritures sélectionnées.
Délettrer manuellement des écritures
Il est possible de délettrer des écritures, c'est-à-dire d'annuler le lettrage. Pour cela, sélectionner une écriture du lot de lettrage dans la liste des écritures comptables, puis sélectionner l'action Annuler le lettrage dans le menu des actions.
Si certaines écritures délettrées concernent des factures/avoirs, celles-ci repasseront automatiquement au statut « Ouvert ».
Lors d'un délettrage, toutes les écritures du lot sont délettrées, même si elles ne sont pas toutes sélectionnées lors de l'annulation. Une exception cependant : pour les factures lettrées avec plusieurs écritures de paiements, délettrer une écriture de paiement ne délettre pas le lot, ce qui permet de conserver le lien entre les autres paiements et la facture.
Le formulaire du lettrage contient aussi une action « délettrer » dans le menu supérieur, qui délettre la totalité du lot.
Enfin, il est aussi possible de délettrer les factures, avoirs et règlements directement depuis le formulaire de la facture, de l'avoir ou du paiement, en utilisant le bouton Annuler le rapprochement.
Ajustements automatiques
Lorsqu'on effectue des lettrages comptables, il faut parfois gérer un écart de lettrage, en générant des écritures comptables supplémentaires, afin d'éliminer cet écart. L'ERP intègre des ajustements automatiques pour faciliter les tâches de lettrage.
Déclenchement des ajustements automatiques
On peut distinguer deux méthodes de déclenchement.
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Déclenchement par l'utilisateur : l'utilisateur choisit d'effectuer un lettrage avec ajustement comptable, et fournit les paramètres nécessaires au système.
Exemple : on sélectionne l'option Comptabiliser l'écart de lettrage dans l'assistant de lettrage et saisit les paramètres demandés.
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Déclenchement automatique : le système détecte un écart « technique » alors que l'utilisateur réalise un lettrage, et génère la pièce d'ajustement sans intervention supplémentaire de l'utilisateur. Ces écritures automatiques utilisent des paramétrages généraux du système.
Exemple : on lettre une facture du partenaire ClientF (client facturé), avec un paiement de ClientP (payeur). Le système comptabilise automatiquement un ajustement partenaire pour solder les positions à la maille partenaire.
À retenir
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Les écritures d'ajustements automatiques sont distinguables grâce au flag is_adjustment qui est coché.
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Les écritures d'ajustements automatiques se suppriment automatiquement si on annule le lettrage dont elles font partie.
Si le module Certification France est installé, le système effectuera une extourne automatique des écritures d'ajustements lors du délettrage.
Écart de lettrage classique
L'écart de lettrage classique correspond au cas couramment rencontré, ou les totaux débit et crédit des écritures à lettrer ne correspond pas. On comptabilise alors un ajustement pour compenser cet écart, en contrepartie d'un autre compte (gains/pertes divers de gestion courante, etc.).
Dans tous les cas, le système proposera de faire un lettrage partiel ou de comptabiliser l'écart de lettrage.
L’utilisateur choisira lui-même de générer une écriture d'ajustement, et remplira les paramètres demandés.
Des valeurs par défaut sont proposées sur les informations obligatoires.
Après validation, la pièce comptable d'ajustement est générée, et les écritures sélectionnées sont lettrées, y compris l'ajustement.
Écart inter-partenaires
Lorsque le partenaire de la facture et le partenaire du paiement sont différents, le lettrage comptable se fait sur deux écritures du même compte comptable, mais sur un partenaire différent.
Ceci a pour effet de solder le solde du compte comptable, mais en regroupant par partenaire, on constate que chaque partenaire n'est pas soldé. Si on édite une balance des tiers, un solde remontera sur chaque partenaire, alors qu'ils devraient être soldés (tout est lettré).
Pour éviter ce phénomène, le système comptabilise automatiquement un ajustement partenaire qui va compenser l'écart entre les deux partenaires.
Ainsi, chaque partenaire sera soldé correctement.
L'impact de ces écritures doit être pris en compte lors d'analyses basées sur les totaux débit/crédit des comptes tiers, car on constate bien que les totaux ont mécaniquement doublé à cause de l'ajustement.
Pour de telles analyses, il convient de filtrer les écritures dont le libellé contient le terme « ajustement partenaire ».
Écarts de change
Ce type d'écart intervient fréquemment lorsqu'une facture est libellée en devise mais que le paiement est enregistré en euros sans préciser le montant devise.
Exemple : on paye une facture fournisseur USD avec un compte bancaire EUR. On enregistre le paiement sans rentrer la contre-valeur USD.
Après lettrage, on constate que la valeur en devise société est soldée, mais qu'il reste un solde en devise.
Pour éviter ce problème, le système comptabilise également un ajustement devise qui sera lettré avec les autres écritures.
Cela évite notamment d'avoir à comptabiliser des réévaluations de devises incohérentes en fin d'année.
À retenir
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S'il y a plusieurs devises à ajuster parmi les écritures lettrées, le système ajustera chaque devise.
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L'ajustement devise ne se fait que si le système détecte un écart dans la devise société
Formulaire du lettrage
La vue formulaire du lettrage n'est pas accessible depuis un menu : pour consulter les détails d'un lettrage, il faut cliquer sur le champ lettrage depuis le formulaire d'une écriture comptable (cf. image ci-contre).
Ce formulaire n'a pas vocation à créer ou éditer des lettrages : ces derniers sont créés automatiquement lors d'un lettrage depuis les écritures comptables, les paiements, les assistants de lettrage, ...
Le formulaire du lettrage reprend les champs du lettrage et liste les écritures comptables associées. Certains de ces champs vont notamment déterminer comment sont affichés les données dans les rapports intégrant des filtres sur le lettrage.
En-tête
L'en-tête du lettrage contient les champs suivants, tous obligatoires :
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Le nom, ou code du lettrage qui apparaît dans le champ Lettrage ou Lettrage partiel des écritures comptables lettrées. C'est donc un identifiant obligatoire et unique. Le nom définitif du lettrage est généré automatiquement à partir d'une séquence lors de la validation du lettrage équilibré. Par défaut, il est composé d'une lettre et d'un numéro unique qui débute à 1 et s'incrémente à chaque nouvelle instance.
Pour les lettrages partiels, le code de lettrage n'est pas généré à partir de la séquence. Le code provisoire est constitué de l'id du lettrage. Il est suivi du montant de l'écart (entre parenthèses) ;
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Le type de lettrage, parmi les deux existants. Les lettrages manuels sont ceux effectués par l'utilisateur au moyen de l'action Lettrer ou d'un assistant de lettrage (lettrage par partenaire, lettrage via relevé bancaire...). Les lettrages en auto sont ceux générés par le système lorsqu'un paiement est saisi depuis une facture ;
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La date de création du lettrage, c'est-à-dire la date à laquelle l'utilisateur à fait le lettrage ;
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La date de prise en compte du lettrage, calculée en prenant la date comptable la plus récente parmi celle de toutes les écritures du lettrage. Elle correspond donc à la date théorique à laquelle le lettrage est réalisable, autrement dit la date comptable à laquelle la créance/dette est soldée. Elle est utilisée pour déterminer les lignes à afficher dans le grand livre des tiers si on coche l'option Non lettrés.
Exemple : on lettre une facture du 01/07/19 avec un règlement du 15/06/19 (acompte sur devis) et un règlement du 15/07/19 (solde). La date de prise en compte du lettrage sera la plus récente, c'est-à-dire le 15/07/19. En affichant un grand livre des tiers non lettrés en date du 14/07/19, la facture du 01/07 et le règlement du 15/06 apparaissent, car le rapport se base sur la date de prise en compte du lettrage et considère qu'en date du 14/07/19, le lettrage ne doit pas être pris en compte.
Cadre écritures du lettrage/écritures du lettrage partiel
Un lettrage peut être :
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Complet : les écritures comprises dans le lettrage se compensent totalement (somme des débits = somme des crédits) ;
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Partiel : les écritures comprises dans le lettrage ne se compensent que partiellement (somme des débits ≠ somme des crédits).
Les cadres Écritures du lettrage et Écritures du lettrage partiel listent les écritures lettrées ensemble pour le lettrage affiché. Ces deux cadres sont exclusifs : les écritures apparaissent soit dans l'un, soit dans l'autre selon que le lettrage est complet ou partiel. Cliquer sur une ligne d'écriture affiche le détail de l'écriture comptable sélectionnée.
Actions sur les lettrages
Le menu actions du formulaire des lettrages offre deux possibilités :
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Écritures lettrées : affiche la vue liste des écritures comptables associées ;
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Annuler le lettrage : dissocie les écritures comptables du lettrage. Le champ lettrage des écritures comptables est vidé, et le lettrage est supprimé. Si le lettrage concernait une facture et le règlement associé, le statut de la facture correspondante repasserait de Payée à Ouverte.
Lettrage automatique