Module complémentaire

Certification France

Ce module de certification a été créé pour répondre aux normes en matière de comptabilité française. Cette page s'adresse donc aux entreprises soumises aux normes françaises, et le module ne s'applique qu'aux sociétés dont le pays défini est la France, afin de ne pas perturber le fonctionnement des bases multi-sociétés.

En France, la comptabilité est soumise à un ensemble de normes et de règles, dont le respect fait l'objet d'examens/vérifications de la comptabilité par l'Administration Fiscale, plus communément appelés « contrôles fiscaux ». L'enjeu de ces contrôles est capital, puisqu'ils peuvent déboucher sur un rejet de comptabilité donnant lieu à un rattrapage fiscal accompagné d'une amende et de pénalités de retard.

Si l'avènement de la comptabilité/gestion informatisée a donné une certaine latitude aux utilisateurs sur les dernières décennies, les récentes évolutions de la réglementation française en matière de comptabilité dégagent une tendance à réaffirmer les principes fondamentaux de la comptabilité et à limiter les risques de fraude. En témoignent la mise en place du Fichier des Écritures Informatisées (FEC), les récentes obligations en matière de validation des écritures avant déclaration de la TVA, ou encore la certification obligatoire des logiciels de caisse pour les professionnels en B2C.

Le principal enjeu en matière de comptabilité informatisée réside dans les possibilités d'altération des mouvements comptables après leur enregistrement : modification de la date, du compte comptable voire du montant, ou même suppression pure et simple. Ces pratiques provoquent néanmoins des anomalies dont les plus courantes sont :

La présence de « trous » dans la numérotation des pièces dû aux suppressions d'écritures ;
Les incohérences entre numérotation et chronologie dans les écritures de vente, provoquées par les modifications de dates dans les factures.

Certification logicielle

Les récentes évolutions en matière de logiciels comptables et assimilés ont introduit la notion de certification logicielle dans le débat, avec une vision assez confuse sur le sujet. En 2018, le ministère de l’Économie a souhaité créer une nouvelle loi imposant aux professionnels de remettre un certificat de conformité du logiciel de comptabilité, de facturation et de caisse au contrôleur fiscal–le périmètre de cette nouvelle loi a été réduit pour ne concerner que les logiciels de caisse.

En matière de logiciels comptables, plusieurs normes et certifications existent depuis de nombreuses années : on peut notamment citer les normes ISO en matière de logiciel, mais également les normes AFNOR. Ces certifications ne sont pour l'instant pas imposées, mais permettent à l'éditeur de se protéger si sa responsabilité était mise en cause. Pou ce qui est de la conformité à la norme FEC, les éditeurs n'ayant pas fait certifier leur logiciel ont la possibilité de fournir une attestation de conformité à leurs utilisateurs. Dans un cas ou dans l'autre, les certifications et attestations sont à fournir chaque année.

Le module comptabilité d'Open-Prod n'est pas certifié, mais Objectif-PI demeure en mesure de délivrer une attestation de conformité. Le code source du logiciel étant accessible à tous les utilisateurs, cette attestation ne peut être cependant être délivrée que sous les conditions suivantes :

Le logiciel a été installé par Objectif-PI. Dans le cas contraire, c'est à l'intégrateur disposant librement du code source et qui devient l'éditeur au regard de la loi, d'attester de la conformité du logiciel ;
Le code source du module de comptabilité et des éléments liés à son fonctionnement n'a pas subi de modifications de nature à modifier des fonctions liées à la génération et la modification d'écritures non validées par Objectif-PI ;

La vérification du hash des écritures de l'exercice à attester ne renvoie aucune erreur. Ceci sous-entend que le module Certification France a été installé depuis le début de l'année pour laquelle l'attestation est demandée, puisque dans le cas contraire, la table de hashage n'est pas alimentée pour la totalité des écritures de l'année.

Ajouts du module

Le module ajoute :

Des contrôles bloquants garantissant une application stricte des principes comptables :

La séquence d'un journal ne peut plus être changée dès qu'une pièce a été comptabilisée dans ce journal ;
Une pièce comptable, ne peut plus être supprimée ni annulée après sa validation. Par extension, factures, avoirs et paiements sont soumis aux mêmes règles puisqu'ils génèrent des écritures liées.
La numérotation et les dates des écritures comptables doivent être cohérents dans les journaux de vente/avoirs sur ventes. Dans un même journal, une pièce ne peut pas être comptabilisée à une date antérieure à la pièce précédente ;
Il n'est plus possible d'ajouter des écritures comptables dans une pièce comptable validée.

Un système de hash qui génère une clé unique à la validation de chaque écriture comptable ;
Un sous-menu Comptabilité > Rapport > Vérification d'écritures comptables donnant accès à l'assistant de vérification des écritures.

Différences de fonctionnement

L'installation du module Certification France restreint considérablement les possibilités en matière de modification comptables. Ce tableau récapitule les différences de fonctionnement avec et sans module.

Quelques recommandations permettent cependant d'alléger ces contraintes et faciliter le travail au quotidien :

Activer l'option Vérifier la référence externe dans les paramètres de facturation pour éviter des pièces avec une référence vide ;
Installer le module Extournes pour annuler facilement des écritures erronées ;
Désactiver la validation automatique des pièces comptables dans les journaux utilisés en saisie manuelle ou pour générer des pièces comptables automatiques (exemples : campagnes de paiements, déclaration de TVA, écritures récurrentes,...) ;
Dans certains cas particuliers, il peut être opportun d'ajouter des avertissements dynamiques pour bloquer l'utilisateur si certains éléments ne sont pas respectés.
Exemples : contrôler que la référence externe d'une facture est unique pour un fournisseur, qu'on n'utilise pas des comptes de charges dans une facture client, ni de compte de produit dans une facture fournisseur,...