Pièces comptables
Le formulaire
L'onglet Information
Cadre Montant
Le cadre Montant reprend le compte comptable, le débit et le crédit de l'écriture, le montant signé, et la quantité de produits vendus (lorsqu'il s'agit d'une écriture générée depuis une facture). Quelques points à noter :
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si une écriture a un montant au débit, son crédit doit être à zéro (et inversement). Une écriture avec débit et crédit à zéro reste autorisée.
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Pour le montant signé, la convention de signe est : débit (+), crédit (-).
Cadre Dates
Il contient les champs suivants :
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Date : ce champ est obligatoire en saisie de la pièce comptable. Il s'agit de la date de comptabilisation de l'écriture comptable ;
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Date d"échéance : date à laquelle le règlement est dû pour les comptes de créances et dettes. Ce champ permettra de suivre les échéances et d'éditer des rapports (notamment la balance âgée).
Ce champ reste modifiable même après validation de l'écriture, car il s'agit d'un champ de gestion interne non exigé norme FEC. -
Date de création : date réelle à laquelle l'écriture comptable a été créée ;
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Date de l'écriture : date réelle à laquelle l'écriture comptable a été validée.
Les différents champs de dates expriment des notions bien différentes, et permettent d'avoir un suivi très précis de l'historique des écritures. Exemple : le 1er juillet, on crée une écriture comptable en brouillon datée du 30 juin, puis on la valide le 31 juillet. La date de création sera le 1er juillet, la date sera le 30 juin, et la date d'écriture sera le 31 juillet.
Cadre Devise
Le cadre « Devise » indique la devise et le montant de l'écriture en devise le cas échéant.
Cadre États
Il contient les champs suivants :
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Statut : une écriture peut avoir deux statuts : « Équilibrée », lorsque toutes les écritures de la pièce comptable à laquelle elle appartient s'équilibrent ; « Déséquilibrée » lorsque les écritures de la pièce comptable à laquelle elle appartient ne s'équilibrent pas ;
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Aucun suivi : ce champ apparaît uniquement au niveau du formulaire de l'écriture comptable. Il permet de signaler qu'il existe un litige avec le partenaire correspondant, ou que l'écriture est ancienne et qu'aucune action n'est menée. Elle peut par exemple permettre de filtrer plus efficacement des comptes lors de la révision.
Exemple : On utilise un compte clients divers sur lequel on comptabilise des centaines de factures et de paiements difficiles à lettrer. Lorsque des recherches pour un ligne n'ont rien donné, on peut cocher la case au niveau de l'écriture afin de pouvoir filtrer ensuite les lignes non traitées et progresser plus efficacement.
Le champ reste modifiable même après validation car il s'agit d'un champ de gestion interne non exigé en norme FEC ; -
Exporté(e) : ce champ se coche automatiquement après avoir lancé l'action d'export des écritures comptables sur les lignes d'écritures concernées (nécessite un paramétrage).
Le champ reste modifiable même après la validation de l'écriture car il s'agit d'un champ de gestion interne non exigé en comptabilité.
Cadre Documents comptables
Il contient les champs suivants :
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Facture : contient le numéro de la facture comptabilisée lorsque l'écriture est générée automatiquement avec la facture dans les modules « Achats » et « Ventes ». Vous pouvez consulter la facture en cliquant sur le numéro ;
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Pièce comptable : numéro de la pièce comptable, attribué automatiquement lors de la validation, selon le modèle défini dans le menu Séquences. Vous pouvez consulter la pièce comptable en cliquant sur le numéro ;
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Déclaration de TVA : lien vers la déclaration de TVA qui a généré l'écriture de solde. Ce lien ne s'affiche que dans l'écriture de solde, et permet avant tout de distinguer les différentes écritures lorsqu'un compte est utilisé deux fois dans le schéma d'écriture (cas des reports de crédit de TVA).
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Relevé bancaire : nom du relevé bancaire sur lequel apparaît l'écriture ; ce champ ne concerne que les écritures de journaux de trésorerie (type banque et chèques, liquidités) et celles de factures (journaux de vente, d'achat et d'avoir). Le champ est renseigné automatiquement lorsque l'écriture est liée à un relevé bancaire et que ce dernier est validé.
Lorsqu'une écriture de facture apparaît sur plusieurs relevés bancaires, le champ indique le dernier relevé effectué. -
Rapprochement bancaire manuel : ce champ se coche automatiquement lorsqu'une écriture est pointée manuellement dans le rapprochement bancaire. Cette option s'utilise dans deux cas : pour reconstituer le premier rapprochement bancaire lors de la reprise de la comptabilité dans Open-Prod, et pour effectuer des rapprochements bancaires manuels (relevés de type « Rapprochement seul ».
Attention, lorsque les écritures de banque sont générées à partir des relevés, il ne devrait jamais être nécessaire de pointer manuellement une écriture. -
Date indicative de rapprochement : date de fin du relevé bancaire dans lequel est rapprochée l'écriture. Ce champ se complète automatiquement en même temps que le précédent, et permet au système de filtrer les écritures à afficher dans le rapprochement bancaire. Une écriture pointée sur le relevé du 31 juillet apparaîtra ainsi toujours non rapprochée sur le relevé du 30 juin.
Si la date de fin d'un relevé est modifiée, la date indicative de rapprochement sera automatiquement mise à jour pour garder un rapprochement cohérent.
Cadre Taxes
Le cadre Taxes concerne les écritures sur des comptes de taxes qui sont utilisés dans le plan de taxes. Si le compte de l'écriture entre dans le plan de taxes, les champs suivants se renseigneront automatiquement pour le suivi :
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Compte de taxes : compte de taxes repris dans le plan de taxes ;
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Montant : montant de l'écriture repris dans le plan de taxes ;
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Taxes : taxe appliquée qui a généré l'écriture.
Cadre Lettrage
Il contient les champs suivants :
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Lettrage : numéro de lettrage de l'écriture, le cas échéant. Le numéro est cliquable et renvoie vers le formulaire du lettrage sur lequel on peut consulter tous les champs du lettrage ;
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Lettrage partiel : numéro de lettrage partiel de l'écriture, le cas échéant.
Note interne
En bas du formulaire, un champ ajouter une note interne permet d'ajouter toutes les informations souhaitées au niveau d'une écriture comptable (références complémentaires, donneur d'ordre, document justificatif, commentaires, ...).
Cette note n'apparaîtra pas sur les documents de gestion, mais uniquement sur la vue formulaire de l'écriture.
Principes
Vidéo explicative : Saisi manuelle – écritures comptables
https://www.youtube.com/watch?v=j1yCdO081nc&list=PL7GTgiEVsRUdCzJ0e8RG3Z6XPaizJAkD7&index=10
Vidéo explicative : Consultation des écritures comptables
https://www.youtube.com/watch?v=stlMX1OtCKo&list=PL7GTgiEVsRUdCzJ0e8RG3Z6XPaizJAkD7&index=12
L'écriture comptable est l'élément de base de la comptabilité. Elle permet d'enregistrer toutes les opérations économiques qui influencent le patrimoine d'une société et le résultat de son activité. Une écriture comptable présente certaines caractéristiques invariables ; ainsi, toute écriture est enregistrée :
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Dans un journal comptable ;
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Dans un compte comptable ;
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À une date déterminée ;
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Pour un montant en centimes, dans la devise de fonctionnement ;
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Dans un sens précis : débit ou crédit.
Elle doit évidemment être justifiée, la plupart du temps par un document (facture, courrier, état,...). En plus de cela, la réglementation et la législation ajoutent certaines informations obligatoires et contraintes à respecter dans une écriture. En France, une écriture doit avoir :
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Un libellé détaillant avec suffisamment de précision la nature de l'opération, et éventuellement le partenaire ;
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Un numéro de pièce qui permet de l'identifier sans ambiguïté et d'en garantir la traçabilité (il s'agit souvent du n° du justificatif) ;
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Un caractère irréversible. Théoriquement, une écriture ne doit pas pouvoir être supprimée (historiquement, on ne pouvait pas rayer ou effacer une écriture sur les formats papiers). Cette notion d'irréversibilité est devenue plus ou moins floue depuis l'émergence des logiciels de comptabilité mais tend à être réaffirmée dans les dernières normes promulguées (normes du FEC).
Enfin, une écriture n'est jamais comptabilisée seule, mais par lot (deux ou plus) : la comptabilité moderne est dite « à partie double ». Si en pratique, on parle communément d'écriture comptable pour désigner un lot d'écritures équilibrées, Open-Prod distingue l'écriture comptable (une ligne unique d'écriture) et la pièce comptable (lot d'écritures équilibrées). Ainsi, dans Open-Prod, c'est durant la création d'une pièce comptable qu'on va créer les écritures comptables qu'elle contient.
La validation d'une facture, d'un avoir, d'un paiement génère automatiquement en comptabilité les pièces comptables et écritures composant la pièce comptable. Dans les factures, la pièce associé à la factures est accessible depuis l'onglet « Règlement ».
Processus et équilibrage
L'écriture comptable est créée au cours de la création d'une pièce comptable ou de sa modification : il n'est donc pas possible de créer une écriture comptable depuis le menu « Écritures comptables ».
Statut et Workflow des écritures comptables
Les écritures comptables sont particulières en ce sens qu'elles possèdent un champ statut tout en suivant un Workflow non paramétrable.
Le champ statut a un rôle de contrôle bloquant : dans une pièce comptable, tant que le total des débits n'est pas strictement égal au total des crédits, toutes les écritures sont au statut déséquilibré. Lorsque la condition est vérifiée, toutes les écritures passent au statut équilibré. Une pièce comptable ne peut pas être validée tant que les écritures qu'elle contient ne sont pas au statut équilibré.
Le Workflow des écritures comptables est très simple : il comprend deux étapes, non validé et validé. De plus, il suit strictement l'évolution du Workflow des pièces comptables : lorsqu'une pièce comptable passe en statut validé, toutes les écritures qu'elle contient passent également au statut validé. Il en va de même en cas d'annulation et de suppression.
Il faut également noter que dans le paramétrage standard, les pièces et écritures passent directement au statut validé dès qu'elles sont enregistrées et que les écritures sont équilibrées : en effet, le statut non validé n'intervient que dans trois cas :
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La pièce comptable est enregistrée avec des écritures déséquilibrées ;
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La pièce comptable est annulée, et dans ce cas, elle passe en statut non validé tout comme les écritures comptables qu'elle contient ;
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L’option Valide automatiquement les écritures est désactivée dans le journal concerné, et dans ce cas, les pièces et écritures sont enregistrées en statut non validé et devront être validées manuellement.
Il existe une exception : les pièces et écritures comptables générées automatiquement depuis la facturation passent directement au statut validé, indépendamment de cette option, pour des raisons autant légales que de contrôle interne.
Modification d'une écriture comptable
Pour garantir l'intégrité des pièces comptables, le bouton Modifier du formulaire ne permet de modifier qu'un nombre restreint de champs : la date d'échéance, les options aucun suivi et exporté, et la note interne. Pour modifier une écriture comptable, il faut directement modifier la pièce comptable dont elle dépend.
Il reste néanmoins possible d'agir sur certains champs par des actions d'édition en lot, mais cette technique doit être utilisée avec précaution.
Actions sur les écritures
Création et édition