Principes
Principes généraux
Tout comptable professionnel est amené à prendre des décisions quant à la retranscription comptable des opérations économiques ; cela s'avère parfois très complexe. Pour cadrer son raisonnement et évaluer la pertinence de ses choix, il s'appuie sur les principes fondamentaux de la comptabilité. Ces principes régissent l'ensemble des règles et des mécanismes comptables et dans de nombreux cas, replacer une règle ou une méthode dans le cadre de ces principes permet de mieux en saisir les tenants et les aboutissants.
Les 10 principes fondamentaux de la comptabilité
La comptabilité moderne repose sur dix principes fondamentaux qui régissent son fonctionnement et son évolution, et qui cadrent les prises de décisions du comptable. En France, la législation (code du commerce, plan comptable général) définit dix principes fondamentaux :
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Principe de prééminence de la réalité sur l'apparence (ou principe de régularité des comptes) : la comptabilité doit traduire la réalité économique des opérations constatées plutôt que leur nature juridique ;
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Principe de bonne information : la comptabilité doit être tenue de manière fidèle et sincère, et les comptes annuels doivent comporter toutes les informations nécessaires à leur compréhension ;
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Principe d'importance relative (ou principe de fidélité et de sincérité des comptes) : la comptabilité doit traduire les événements intervenus en fonction de leur importance. La notion de fidélité et de sincérité insiste sur l'interprétation de ces éléments au regard de toutes les connaissances détenues par les responsables de la comptabilité ;
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Principe de permanence des méthodes : le comptable respecte la même présentation des comptes et les mêmes méthodes d'évaluation chaque année afin de garantir la cohérence des comptes annuels présentés. Tout changement est exceptionnel, et doit être justifié par une mention portée dans l'annexe des comptes annuels ;
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Principe du coût historique : les biens appartenant à l'entreprise doivent être comptabilisés pour leur coût d'acquisition (biens achetés), leur valeur vénale (biens reçus à titre gratuit) ou leur coût de production (biens produits).
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Principe de continuité de l'exploitation : les comptes annuels sont établis sur l'hypothèse de la poursuite d'activité de l'entreprise. Ce principe justifie la valorisation du patrimoine de la société et fonde certaines mécanismes tels que l'amortissement. Il connaît une exception lorsqu'il est avéré que l'entreprise ne poursuivra pas son activité (procédure de liquidation en cours, ...) ;
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Principe d'indépendance des exercices : l'établissement des comptes annuels impose un cadrage de l'activité, qui conduit à calculer le résultat et la performance annuelle uniquement d'après les produits et charges de l'année clôturée. Ce principe régit de nombreux retraitements comptables qui ont pour but de constater les produits et charges non comptabilisés sur l'année et de neutraliser ceux qui concernent l'activité de l'année suivante : factures à établir/non parvenues, charges à payer, produits et charges constatés d'avance, provisions, ...
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Principe de non-compensation : pour garantir une image fidèle de la société, il est interdit de compenser des créances et des dettes ou des produits et des charges en comptabilité. Ainsi, si à l'établissement de son bilan, une entreprise a une dette envers un fournisseur qui est aussi son client et qui lui doit de l'argent, le bilan devra présenter distinctement la créance et la dette, car le principe de non-compensation interdit de compenser la dette avec la créance. Il n'y a en effet aucune certitude que le partenaire règle sa dette, même si l'entreprise paye ce qu'elle doit de son côté. De plus, juridiquement, l'impayé de l'un ne sera pas opposable en cas de litige sur l'impayé de l'autre ;
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Principe de prudence : tout événement susceptible de provoquer une perte probable et de grever le patrimoine de la société ou ses performances annuelles doit être constaté sur l'année concernée même s'il intervient après la date de clôture. La perte probable prendra la forme d'une provision ou d'une dépréciation. Le principe de prudence ne traite que des événements pouvant avoir un impact négatif sur la société : on ne constatera jamais à l'avance les effets d'un événement susceptible d'améliorer la situation de l'entreprise.
Exemple : on ajustera la valeur des actions détenues par une société si leur cours est inférieur à leur coût d'acquisition, à la date de clôture (par une dépréciation), mais on n'ajustera pas la valeur de ces actions si leur cours est supérieur à la valeur d'acquisition ;
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Principe d'intangibilité du bilan d'ouverture : le bilan d'ouverture d'un exercice doit être strictement identique au bilan de clôture de l'exercice précédent.
Actif et passif
Actif et passif
En comptabilité, on distingue les comptes de bilan et les comptes de résultat. Dans le bilan, les comptes de bilan (classes 1 à 5) sont divisés en deux parties :
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Actif : regroupe tous les comptes qui correspondent à des éléments du patrimoine générant une ressource pour l'entreprise (immobilisations, trésorerie, créances, stocks, ...) ;
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Passif : regroupe tous les comptes qui correspondent à des éléments du patrimoine générant une obligation pour l'entreprise (capitaux propres, emprunts, dettes fournisseurs, dettes sociales et fiscales, ...).
Tous les comptes de bilan apparaissent soit à l'actif, soit au passif. Cette notion est fondamentalement rattachée à celle de débit/crédit :
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On débite un compte d'actif pour constater une augmentation des ressources, et on le crédite pour une baisse des ressources ;
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À l'inverse, on crédite un compte de passif pour constater une augmentation des obligations, et on le crédite pour une diminution des obligations ;
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Un compte d'actif a un solde positif s'il est débiteur, et négatif s'il est créditeur ;
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Un compte de passif a un solde positif s'il est créditeur, et négatif s'il est débiteur.
Exemple : le compte 512000 (« Banque ») est un compte d'actif, puisque la trésorerie d'une entreprise représente une ressource. On débite le compte 512000 pour constater une rentrée d'argent (encaissement en banque), et on le crédite pour constater une sortie d'argent (décaissement en banque). À l'inverse, le compte 401000 (« Fournisseurs ») est un compte de passif, puisqu'il regroupe les dettes de la société à ses fournisseurs, donc une obligation de les payer. On crédite le compte 401000 pour constater une augmentation des dettes fournisseurs (nouvelle facture fournisseur), et on le débite pour constater une baisse (lors d'un règlement).
Par définition, certains comptes ne peuvent pas être négatifs pour des raisons légales, ou simplement des raisons de logique, voici quelques exemples.
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Compte de caisse : avoir un solde de caisse négatif signifierait qu'on a retiré physiquement de l'argent alors qu'il n'y en avait pas dans la caisse.
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Comptes courants d'associés : ces comptes permettent de comptabiliser les apports et les retraits d'argent effectués par un associé dans la société. En France, les associés n'ont pas le droit d'emprunter de l'argent à la société (notion d'abus de biens sociaux), et en dehors de leur rémunération et des distributions de bénéfices, ils ne peuvent retirer de l'argent qu'à hauteur des sommes qu'ils ont précédemment avancé pour le compte de la société (leur apport dans le capital en est exclu).
Comptabilité à partie double
La comptabilité est l'activité qui consiste à « tenir les comptes » d'une organisation pour suivre ses opérations économiques : le patrimoine qu'elle possède, les engagements financiers qu'elle obtient ou qu'elle donne, les dépenses qu'elle engage, et les recettes qu'elle génère. Elle permet à la fois de contrôler son activité, d'évaluer et de justifier ses performances, et de communiquer sur sa situation économique.
Pour cela, elle doit être exhaustive. Chaque opération est donc « comptabilisée » : on enregistre des mouvements comptables dans un système cadré et normé pour garantir la fiabilité de l'ensemble. Historiquement, ce système se composait d'un ou plusieurs livres sur lequel toutes les opérations étaient inscrites.
Comptabilité à partie double
La comptabilité moderne est qualifiée de comptabilité à partie double : toute écriture comptable, qui est l'élément de base de l'information en comptabilité, est compensée par une contrepartie équivalente. Ce fonctionnement est matérialisé par deux notions
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la notion de débit et de crédit : elle remplace la notion de montant positif et négatif. Le montant d'une écriture n'a pas de signe (+ ou -), mais un « sens » qui est soit débiteur, soit créditeur. Sa contrepartie a donc un montant de « sens » contraire ;
Certains logiciels comptables autorisent toutefois la saisie de montants négatifs au sein du système débit/crédit, mais il y a un vrai risque de confusion et d'erreurs.
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La notion d'équilibre : les écritures sont comptabilisées par « lot », et chaque lot doit obligatoirement être équilibré, c'est-à-dire que le total des débits doit être égal au total des crédits. Un lot peut contenir une ou plusieurs écritures débitrices et une ou plusieurs écritures créditrices. Dans Open-Prod, ce lot correspond à la pièce comptable.
Pris seul, le système de partie double peut paraître illogique puisqu'on semble annuler toute écriture par son écriture contraire. En réalité, les écritures comptables sont enregistrées dans des comptes comptables différents : il faut donc les visualiser sous la forme de déversements (les écritures) dans un système de vases communicants (les comptes). Ce système permet d'obtenir la traçabilité de tous les flux et de garantir des contrôles efficaces.
Ci-contre, un exemple simplifié des écritures comptables liées à une activité d'achat/revente : on comptabilise l'achat des marchandises, le règlement du fournisseur, la vente des marchandises et enfin, l'encaissement de la vente.
L'exemple ci-dessus est assez brut et ne permet pas de visualiser simplement les différents flux. Pour visualiser et analyser des opérations liées, les comptables ont communément recours à une méthode de schématisation comptable.
Les comptes annuels
Publiés chaque année après la clôture de l'exercice, les comptes annuels sont composés (principalement) des deux documents suivants :
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Le bilan, qui reprend le patrimoine de la société (actifs et passifs) à la date de clôture et permet d'évaluer la société ;
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Le compte de résultat, qui détermine le résultat de l'année (écart entre produits et charges de l'année).
Ci-contre, on peut voir le bilan et le compte de résultat établis selon les écritures de notre exemple précédent. L'activité a généré un résultat de 900 € qui se matérialise par une augmentation de trésorerie de 900 €.
L'exemple est ici simplifié au maximum mais illustre bien les principes et la finalité de la comptabilité :
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Le bilan est équilibré ;
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Les comptes annuels dressent le patrimoine de la société (du cash) et déterminent le résultat de l'entreprise.
On constate que le résultat est également présent dans le bilan au passif (= engagement/dette) et permet même de l'équilibrer. C'est tout à fait logique : au même titre que le reste des capitaux de la société, le résultat d'une entreprise revient au(x) propriétaire(s) de l'entreprise, et constitue donc une dette aux associés détenteurs de parts sociales/actions, classée dans les capitaux propres. Il sera affecté (mise en réserve, distribution, ...) lors de l'assemblée générale. En pratique, l'écriture qui constate le résultat dans le compte comptable « Résultat de l'exercice » n'est effectuée qu'à la clôture annuelle des comptes ; le résultat qui apparaît dans les états annuels est un montant calculé, et fait donc l'objet de plusieurs contrôles visant à garantir sa fiabilité. Vous trouverez plus d'informations sur la clôture annuelle sur la page Comptabilité>Tâches périodiques>Fin de période>Principes.
Produits et charges
En comptabilité, on distingue les comptes de bilan et les comptes de résultat. Les comptes de résultat (ou comptes de produits et charges) sont les comptes des classes 6 et 7 :
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Comptes de produits (classe 7) : ils permettent de comptabiliser toutes les recettes/gains réalisés par l'entreprise, c'est-à-dire les événements qui vont augmenter son résultat : ventes, gains divers, subventions d'exploitation, produits financiers et exceptionnels, ... ;
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Comptes de charges (classe 6) : ils permettent de comptabiliser toutes les dépenses/pertes de l'entreprise, c'est-à-dire les événements qui vont diminuer son résultat : achats, prestations, charges de personnel, impôts et taxes, ...
Le compte de résultat annuel est un document qui récapitule les produits et charges de l'année et calcule l'écart entre les deux : cet écart est le résultat de l'entreprise.
Lors de la clôture des comptes, on constate le résultat de l'exercice par une écriture comptable qui solde tous les comptes de produits et de charges de l'exercice par une contrepartie unique, le compte de résultat. Les comptes de produits et charges sont donc vidés chaque année, ce qui permet de redémarrer l'exercice avec des comptes à zéro pour déterminer le prochain résultat.
Schématisation comptable
Les mouvements comptables peuvent devenir difficiles à visualiser quand ils doivent retranscrire des opérations économiques complexes. Dans ce cas, les comptables utilisent les « comptes en T » pour schématiser les mouvements. Cette méthode a l'intérêt d'être universelle.
Représentation schématique des comptes en T
Chaque compte prend la forme d'un T :
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Au sommet apparaîtra généralement le numéro de compte comptable et/ou son libellé (et pour les néophytes, les symboles D et C correspondant à « débit » et « crédit ») ;
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Sur la partie inférieure gauche apparaîtront les débits ;
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Sur la partie inférieure droite, apparaîtront les crédits ;
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On ajoute parfois la date et le journal en début de ligne si nécessaire pour l'analyse.
Une ligne correspond donc à une pièce comptable, alors qu'un montant correspond à une des écritures de cette pièce.
En alignant tous les comptes horizontalement, puis en alignant les mouvements des écritures avec leurs contreparties, on obtient un schéma très clair. En dessous du compte en T, on peut ensuite indiquer le solde du compte à l'aide d'une accolade à l'horizontale.
Après avoir finalisé le schéma, on valide en contrôlant que le total des comptes débiteurs et égal au total des comptes créditeurs.
Ci-contre, le schéma reprenant les écritures de la page précédente. On constate que le chemin et l'impact des mouvements est beaucoup plus simple à visualiser.
Compléments