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Module complémentaire - Import de documents en masse

Le module Import de document permet d'importer en masse en interface des documents placés préalablement sur le serveur. L'importation est faite en "one shot" en comparant avec les documents déjà existants. 

Ajouts du module 

Le module ajoute dans Bureau > Configurations > Document : 

  • Un menu Import de documents ouvrant un assistant permettant de configurer puis de réaliser l'import des documents / répertoires. 

  • Un menu Logs d'import 

  • Une action planifiée "Import document" initialement désactivée 

Utilisation du module 

L'utilisation de ce module consiste en deux étapes : 

  • Premièrement il faut placer les documents sur le serveur dans le répertoire adéquat (filestore > share > Open-Prod > documents > nom_de_la_base > Root (répertoire racine)). L'utilisateur peut placer les documents dans des dossiers : l’arborescence sera importée. 

  • Ensuite, il faut cliquer sur le menu Import de documents. Un assistant d'import s'ouvre : 

Une image contenant texte Description générée automatiquement

→Sélectionner le répertoire d'origine c'est à dire le dossier sur le serveur dans lequel les documents ont été placés et où va s'appliquer l'algorithme de recherche. 

→Remplir les informations du cadre détail notamment la date, l'état et la version qui seront appliqués à tous les documents importés.  

L'option Créer les répertoires vides permet de créer un répertoire même s'il n'y a pas de fichier à l'intérieur. 

→Importer 


Les documents vont donc être visibles en interface (par exemple ici tous dans le répertoire Documents), comme s'ils avaient été ajoutés en faisant "Créer" dans les documents. L’arborescence est également importée. 

 Un import Excel peut par exemple permettre de mettre à jour la version, l'état ou de "ranger" les documents dans les répertoires post import. 

 Si les documents doivent être importés en masse une unique fois, cet assistant doit être utilisé. Mais, si le besoin d'import en masse est plus régulier, il existe une action planifiée "Import document" qui permet d'automatiser cet import. L'action planifiée exécute l'import dans chacun des répertoires existant (càd sélectionnables dans répertoire d'origine en interface). Les documents importés par cron seront importés à l'état brouillon, sans version et à la date du jour. Par le cron, s'il y a des répertoires vides ils seront créés. 

 

Algorithme de création des documents et répertoires 

Une image contenant texte, carte de visite Description générée automatiquement 

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