Non-conformité avancée

Version compatible V9.13

Approche et méthodologique

Le module Non‑Conformité Avancée enrichie le standard openprod et s’appuie sur des outils qualité reconnus pour rendre la fiche de non‑conformité plus pertinente et opérationnelle :

·         La méthode 8D structure le workflow de D0 (création) à D8 (capitalisation) ;

·         Le QQOQCCP assure une description claire et factuelle du problème dès le départ ;

·         Le diagramme d’Ishikawa (5M) aide à trouver les causes de l'occurrences et non‑détections ;

·         L’analyse 5 Pourquoi permet de remonter aux causes racines.

Cette intégration évite les oublis, structure l’analyse et améliore la qualité du traitement.

Présentation du formulaire

D0 – Création de la NC (Brouillon)

Accès

·         Qualité → Assistant de création de Non‑Conformités

·         Qualité → Client / Production / Fournisseurs → Fiche de non‑conformité

Origines possibles : Contrôle qualité, Réception, Expédition, déclaration de production OF/OT, ou création manuelle.

En‑tête

·         Séquence : Numéro de non-conformité

·         Type origine : Réception / Expédition / Production / Manuel

·         Titre de la NC *: *Résumé rapide du problème en 1 ligne

·         Code incident : Code permettant de classifier les non-conformités et d'identifier les non-conformités similaires

·         Partenaire : Client ou fournisseur

·         Responsable : Responsable générale de la non-conformité (chaque étape de non-conformité pourra avoir son propre responsable)

·         Niveau (Criticité) : Critique/Mineur/Majeur

D1–D2 – Équipe & Description (QQOQCCP)

Objectifs : constituer l’équipe (D1) et décrire factuellement (D2).

 

À renseigner

·         Responsable Description

·         Équipe projet (utilisateurs + fonction)

·         QQOQCCP : Qui / Quoi / Où / Quand / Comment / Combien (qté NC + coût estimé) / Pourquoi (cause probable)

Les champs standard (date, produit, lot, étiquettes, quantité NC…) sont intégrés au QQOQCCP.

·         Date de NC = date de création (référence pour le calcul des autres dates )

o   -> calcul auto des dates limites D1→D8 (D1 J+1, D3 J+3, D4 J+15, D5 J+40, D7 J+60, D8 J+70)

D3 – Sécurisation immédiate

Objectif : limiter l’impact → stocks / OF / picking (Expédition/ Réception).

Fonctionnalités

·         Récupération automatique des lignes pour le produit/lot/étiquette

·         Ajout/modification manuel de lignes dans la sécurisation des Stocks, OF, picking

·         Mise à jour des états de sécurisation

·         Demandes de dérogation ligne par ligne (création rapide)

·         Possibilité d'envoyer un courriel sur les lignes de dérogation (Template de mail à personnaliser) et de mettre à jour la décision des demandes de dérogation (Acceptée / Refusée).

D4 – Analyse des causes

Objectif : identifier causes racines et récurrences.

Outils

·         Récurrences : recherche de NC similaires (par produit / code incident)

o   Récupération auto : Récupère les NC du même produit ou du même code incident

·         Ishikawa (5M) : Tableau permettant de lister les causes possibles de l'occurrence et de la non‑détection par rapport au 5 type (Matière, Moyen, Machine, Milieu, main d'œuvre;

·         5 Pourquoi : généré automatiquement depuis les causes retenues

D5 – D6 Actions Correctives et Vérification

Objectif : supprimer la cause racine et prouver l’efficacité.

Fonctionnement

·         Bouton Récupération auto : récupère les causes racines depuis D4

·         Pour chaque cause on peut créer une action Créer action corrective et une action de vérification à partir d'une action Template à créer. (Retrouver les Template d'action depuis Bureau>action> Actions modèles)

o   Sur l'action, onglet Configuration : case « est modèle » et « délai » pour calculer la date de l'action

D7 – Actions Préventives

Objectif : éviter la réapparition.

Fonctionnement : identique aux correctives (création + vérification associée).

D8 – Clôture & Capitalisation

Répliquer les actions correctives/préventives sur des produits ou processus similaires. Documenter de façon durable les actions mises en œuvre. Mettre à jour les processus et modes opératoires du système qualité. Communiquer et reconnaitre le travail des équipes, archiver le dossier de non-conformité.

·         Responsable Clôture (prérempli via paramètres)

·         Actions de capitalisation (sur le même fonctionnement que les actions correctives et préventives)

·         Produits / processus similaires (champ texte)

·         Onglet Communication : envoi du mail final (Template)

·         Conditions pour clôturer : toutes les étapes D1 → D7 doivent avoir une date de fin.

Onglet Communication / pièces jointes

·         Bouton Envoyer mail (choix du Template) : vous pouvez créer plusieurs Template de mail en fonction des communications que vous souhaitez faire au partenaire ou interne.

·         Historique des mail associés à la non-conformité

·         Pièces jointes

Onglet Mouvements de stock

·         Lignes de retour / re‑retour / mouvements liés

Onglet Coûts

Permet de visualiser tous les coûts engendrés par la non-conformité

Autres coûts : Coût manuelles par type

Avoir : Avoirs associés à la non-conformité

OT de retouches : Liste des OT de retouches (associées automatiquement crée via bouton OT de retouche) sinon peut être associé manuellement

Actions : Liste des actions associées à la non-conformité

Pour chaque action on récupère le cout des lignes de temps associé ou/et mettre un coût manuel

Lignes de temps : Récupère et valorise les lignes associées à la non-conformité (temps déclarés depuis chaque onglet) valorisé au taux de la ressource

Remarque : il peut être utile d'associer une ressource à chaque fiche utilisateur pour simplifier la déclaration de temps.

Coûts Total : cout total de la non-conformité (manuel ou récupéré automatiquement via bouton « Mettre à jour les couts »

Bouton Mettre à jour le coût total : recalcule la somme de tous les couts dans « Coûts total » et met à jour le prix de revient des OT de retouche

Actions complémentaires

·         Retourner produit (si picking lié)

·         Créer facture / avoir (si FNC partenaire)

·         Rangement (déplacement vers emplacement cible)

·         Retoucher l’OT (déclare une opération de retouche si OT liée)

·         Actions : permet de visualiser la liste des actions liées à la non-conformité

·         Lignes de temps : Visualiser les lignes de temps associées à la non-conformité

Bonnes pratiques

·         Décrire tôt et factuel (QQOQCCP) pour accélérer D4–D6

·         Sécuriser avant d’analyser (D3 → D4)

·         Toujours associer une vérification à chaque action corrective/préventive

·         Mettre à jour les coûts après les retouches et temps pointés

·         Clôturer uniquement quand toutes les dates de fin D1→D7 sont renseignées

Standard vs Avancé — Vue d’ensemble

Élément	Standard Open‑Prod	Module NC Avancée (8D)
Workflow	Brouillon → En cours → Terminé	Brouillon → D1/D2 → D3 → D4 → D5/D6 → D7 → D8 → Cloturée
Analyse	Description + pièces jointes	QQOQCCP, Ishikawa, 5 Pourquoi, récurrences
Actions	Liste simple	Correctives, Préventives, Vérification, Capitalisation
Coûts	Autres coûts, Avoirs, OT retouche	Autres coûts, Avoirs, OT retouche, Coûts actions, Temps pointés, Total auto
Communication	Emails	- Templates, envois contextuels
Dérogations	Non géré	Demandes de dérogation par ligne de sécurisation
Temps	Non intégré	Déclarations de temps intégrées
Sécurisation	Non géré	Stocks / OF / Pickings / dérogations / récup. auto