Skip to main content

Création de partenaire (Explication, champs, choix & conséquences)

Principe

Dans OpenProd, un partenaire est une entité tierce avec laquelle l'entreprise est en relation : ce peut être un client, un fournisseur, ou un simple contact. Un partenaire peut tout à fait entrer dans plusieurs catégories : il peut donc être à la fois un client, un fournisseur et un contact.

La fiche partenaire s'adapte en fonction de la catégorie du partenaire : seules les informations s'affichent. L'interface est organisée en onglets pour faciliter la recherche. Ainsi, les informations client seront répertoriés dans l'onglet « Vente », les informations fournisseurs dans l'onglet « Achat ». Ces onglets ne s'afficheront que si le partenaire est de type client et/ou fournisseur.

Fonctionnalités standards

  • Nature des partenaires : client, fournisseur, contact,…

  • Rôle des partenaires : commandeur, livreur, payeur, …

  • Calendriers d’ouverture

  • Langue du partenaire

  • Adresses

  • Informations sur les processus de paiements : conditions de paiements, méthodes de facturation, …

  • Informations comptables : comptes comptables auxiliaires, information bancaire, numéro de TVA, DEB, …

  • Incoterms

  • Transports

  • Statut des partenaires : prospect, qualifié, arrêté

  • Moyens de communication

  • Contacts

Création

L'en-tête

L'en-tête de la fiche partenaire contient les informations principales, notamment le type du partenaire : client, fournisseur, ...

Certains champs sont obligatoires pour enregistrer un partenaire :

  • Son nom, qui apparaîtra dans le système en interne. Il peut être différent de la dénomination sociale (nom officiel qui apparaît sur les rapports imprimés) ;
  • Le partenaire doit être catégorisé soit comme client, soit comme fournisseur, soit comme autre tiers en cochant les cases correspondantes. Un partenaire peut être à la fois client et fournisseur. En revanche, autre tiers étant une catégorie exclusive (elle sert notamment à catégoriser les concurrents utilisés dans les opportunités). Si le partenaire est client, l'onglet « Vente » s'affichera, s'il est fournisseur, l'onglet « Achat » s'affichera. Si le partenaire est un autre tiers, les onglets « Transport » et « Comptabilité » disparaissent ;
  • Le calendrier des plages d'ouverture et de fermeture. Il est possible de déterminer un calendrier par défaut, qui pourra être configuré sur plusieurs années. Le calendrier de la société est automatiquement renseigné par défaut ;
  • La devise utilisée pour les échanges avec le partenaire. La devise de la société est renseignée par défaut. Généralement, on renseignera la devise de la société pour les clients, et la devise du partenaire pour les fournisseurs ;
  • La langue, qui déterminera la langue employée dans les modèles de mails et les documents édités.

D'autres champs complémentaires permettent d'ajouter des informations :

  • La forme juridique de la société renseigne sur sa structure, notamment en termes de responsabilité ;
  • Le code du partenaire, qui peut servir de référence client/fournisseur dans les échanges commerciaux. Il est renseigné automatiquement (mais modifiable) à partir d'une séquence paramétrable, et doit obligatoirement être unique ;
  • La société mère dont dépend le partenaire, à sélectionner parmi les partenaires pour lesquels l'option est holding est cochée.

Par exemple, pour tous les magasins Carrefour qui sont clients (Carrefour Grenoble, Carrefour Lyon, ...), on peut créer un partenaire de tête Carrefour comme maison-mère pour constituer un groupe de partenaires, ce qui permettra de grouper certaines informations dans le système ;

  • La catégorie du partenaire permet de taguer le partenaire avec des mots-clés pour le référencer dans le système. Un partenaire peut appartenir à plusieurs catégories ; celles-ci sont utilisables pour effectuer des recherches dans la liste des partenaires ;
  • Le partenaire peut également être catégorisé comme transporteur, est sera alors sélectionnable dans les champs de transport. Un partenaire transporteur est obligatoirement défini comme fournisseur ;
  • Le champ est holding indique que le partenaire contrôle ou supervise d'autres partenaires. Les partenaires holding seront sélectionnables comme société mère dans les autres partenaires, pour constituer un groupe de partenaires.
  • Le champ Autoriser emailing (purement à titre indicatif) permet, par exemple, de faire un filtre sur tous les contacts où le paramètre est coché pour effectuer un envoi de mail en masse.

Processus de partenaires

Chaque partenaire est soumis à un processus d'utilisation. Un partenaire peut donc être à l'État Prospect, Qualifié, ou Arrêté. L'état du partenaire évolue en utilisant les boutons Valider et Arrêter. Ce processus est paramétrable. On peut par exemple ajouter une étape de validation par le service comptabilité qui contrôle si le SIRET et les numéros de TVA sont renseignés.

 

Back to top