Création de partenaire (Explication, champs, choix & conséquences)

Principe

Dans OpenProd, un partenaire est une entité tierce avec laquelle l'entreprise est en relation : ce peut être un client, un fournisseur, ou un simple contact. Un partenaire peut tout à fait entrer dans plusieurs catégories : il peut donc être à la fois un client, un fournisseur et un contact.

La fiche partenaire s'adapte en fonction de la catégorie du partenaire : seules les informations s'affichent. L'interface est organisée en onglets pour faciliter la recherche. Ainsi, les informations client seront répertoriés dans l'onglet « Vente », les informations fournisseurs dans l'onglet « Achat ». Ces onglets ne s'afficheront que si le partenaire est de type client et/ou fournisseur.

Fonctionnalités standards

Nature des partenaires : client, fournisseur, contact,…
Rôle des partenaires : commandeur, livreur, payeur, …
Calendriers d’ouverture
Langue du partenaire
Adresses
Informations sur les processus de paiements : conditions de paiements, méthodes de facturation, …
Informations comptables : comptes comptables auxiliaires, information bancaire, numéro de TVA, DEB, …
Incoterms
Transports
Statut des partenaires : prospect, qualifié, arrêté
Moyens de communication
Contacts

Création

L'en-tête

L'en-tête de la fiche partenaire contient les informations principales, notamment le type du partenaire : client, fournisseur, ...

Certains champs sont obligatoires pour enregistrer un partenaire :

Son nom, qui apparaîtra dans le système en interne. Il peut être différent de la dénomination sociale (nom officiel qui apparaît sur les rapports imprimés) ;
Le partenaire doit être catégorisé soit comme client, soit comme fournisseur, soit comme autre tiers en cochant les cases correspondantes. Un partenaire peut être à la fois client et fournisseur. En revanche, autre tiers étant une catégorie exclusive (elle sert notamment à catégoriser les concurrents utilisés dans les opportunités). Si le partenaire est client, l'onglet « Vente » s'affichera, s'il est fournisseur, l'onglet « Achat » s'affichera. Si le partenaire est un autre tiers, les onglets « Transport » et « Comptabilité » disparaissent ;
Le calendrier des plages d'ouverture et de fermeture. Il est possible de déterminer un calendrier par défaut, qui pourra être configuré sur plusieurs années. Le calendrier de la société est automatiquement renseigné par défaut ;
La devise utilisée pour les échanges avec le partenaire. La devise de la société est renseignée par défaut. Généralement, on renseignera la devise de la société pour les clients, et la devise du partenaire pour les fournisseurs ;
La langue, qui déterminera la langue employée dans les modèles de mails et les documents édités.

D'autres champs complémentaires permettent d'ajouter des informations :

La forme juridique de la société renseigne sur sa structure, notamment en termes de responsabilité ;

Le code du partenaire, qui peut servir de référence client/fournisseur dans les échanges commerciaux. Il est renseigné automatiquement (mais modifiable) à partir d'une séquence paramétrable, et doit obligatoirement être unique ;

La société mère dont dépend le partenaire, à sélectionner parmi les partenaires pour lesquels l'option est holding est cochée.

Par exemple, pour tous les magasins Carrefour qui sont clients (Carrefour Grenoble, Carrefour Lyon, ...), on peut créer un partenaire de tête Carrefour comme maison-mère pour constituer un groupe de partenaires, ce qui permettra de grouper certaines informations dans le système ;

La catégorie du partenaire permet de taguer le partenaire avec des mots-clés pour le référencer dans le système. Un partenaire peut appartenir à plusieurs catégories ; celles-ci sont utilisables pour effectuer des recherches dans la liste des partenaires ;

Le partenaire peut également être catégorisé comme transporteur, est sera alors sélectionnable dans les champs de transport. Un partenaire transporteur est obligatoirement défini comme fournisseur ;
Le champ est holding indique que le partenaire contrôle ou supervise d'autres partenaires. Les partenaires holding seront sélectionnables comme société mère dans les autres partenaires, pour constituer un groupe de partenaires.
Le champ Autoriser emailing (purement à titre indicatif) permet, par exemple, de faire un filtre sur tous les contacts où le paramètre est coché pour effectuer un envoi de mail en masse.

Onglet "Achat"

Lorsqu'un partenaire est de nature "Fournisseur", l'onglet "Achat" apparaît dans l'interface. Il comprend des paramétrages similaires à l'onglet "Vente", détaillés précédemment.

Cadre Gestion de la commande

Tout comme dans l'onglet « vente », l'ERP permet de paramétrer :

Une Famille statistique : reliée cette fois-ci au fournisseur. Une famille statistique peut être utilisée à la fois pour les ventes et les achats.
L’Acheteur : c'est-à-dire la personne en charge du fournisseur. Cette information sera propagée dans les achats ainsi que dans les lignes d'achats, ce qui facilite la recherche d'informations, et permet de réaliser des analyses statistiques par acheteur. Le champ Acheteur est directement relié aux données de l'utilisateur d'Open-Prod.
Un Code GEI :(code de groupement d’intérêt économique) qui est nécessaire lors du paramétrage d'une centrale d'achat.
Notre numéro chez le fournisseur : il permet dans les impressions de document de faire référence à ce numéro, afin de simplifier la communication avec le fournisseur.

Configuration des vendeurs, livré par, facturer par, payé à

Open-Prod permet également la gestion des vendeurs, des livrés par, des facturés par, des payés à, qui représentent des partenaires (et non des adresses). Cette distinction permet ainsi une meilleur gestion des taxes lors d'un export.

Par exemple, il est possible de commander et d'être livré par un fournisseur et d'être facturé par une autre société (holding, ...).

Par défaut, l'ERP coche les 4 champs pour un fournisseur, ce qui le défini comme étant à la fois vendeur, livrer par, facturer à, payé à.

Gestion des livraisons définie par le fournisseur « livré par »

Il est également possible de gérer les informations liées aux livraisons du fournisseur en paramétrant les champs suivants :

Réception incomplète : la livraison pourra être effectuée même si la marchandise n'est pas disponible dans sa totalité. En revanche, si ce champ n'est pas coché, cela bloquera la réception de la marchandise, qui ne sera effectuée que lorsque la quantité exacte sera disponible et prête à l'envoi en une seule fois.
Générer un reliquat : on autorise ici une livraison en plusieurs fois.
Un fournisseur qui autorise les reliquats accepte obligatoirement les réceptions incomplètes.
Délai moyen du fournisseur : Nombre de jour moyen que met le fournisseur à livrer un achat. Il sera propagé par défaut à la création d'un référencement fournisseur dans une fiche produit.

Régime fiscal : Ce champ permet de définir la politique de taxes pour le fournisseur qui livre (France, export...).
Ce champ est requis si le champ Livré par est coché.

Le mode de communication : défini par le fournisseur vendeur

Il est possible de paramétrer les envois et les relances des commandes d'achats, qui seront reliées à ce fournisseur. Open-Prod permet de programmer l'envoi d'un Accusé de réception de la commande lorsque celle-ci est bien acheminée, ainsi que la possibilité de Relancer le fournisseur, qui permet de générer un rappel de relance fournisseur lorsque celui-ci n'a pas encore confirmé le délai de la commande d'achat.

De plus, l'ERP donne la possibilité de sélectionner un mode de communication relié à ce fournisseur pendant le processus d'achat. Le mode de communication du fournisseur est similaire au mode de communication du client.

Processus de paiement défini par le fournisseur « payé à »

Lors de la saisie d'un fournisseur dans Open-Prod, il est nécessaire de renseigner les informations de gestion des processus de paiement. Cette configuration est similaire au paramétrage de la gestion des processus de paiements du client dans l'onglet « Ventes ».

L'ERP permet de configurer :

• les conditions de paiement ;

• le mode de paiement souhaité ;

• le mode de déclenchement de la facture avec le champ méthode de facturation ;

• les modalités d'escompte pour chaque fournisseur.

Ces paramétrages seront propagés automatiquement aux achats effectués auprès de ce fournisseur. Vous pourrez tout de même les modifier directement dans l'achat si besoin.

Messages paramétrables

L'onglet « Achat » comprend aussi deux cadres destinés à paramétrer les notes :

Le cadre Avertissement sur commande d'achat permet de définir un message qui se déclenchera automatiquement à la sélection du partenaire lors d'une création de commande d'achat. Cet avertissement ne bloque pas la création de commande. Si un avertissement est paramétré et que l'option Pas de message est sélectionnée, le message sera effacé lors de la sauvegarde. Ce cadre nécessite d'avoir le module Gestion des alertes (Achat et vente) installé.
Le cadre Note sur l'entête de commande d'achat permet de renseigner une note qui se propagera en note du fournisseur dans la commande d'achat (onglet « Notes »).

Onglet "Vente"

À partir de l'onglet vente, il est possible de configurer de nombreux paramètres relatifs au client : la gestion de ses contacts, de ses livraisons, de ses modes de communication, de ses processus de paiements, des descriptions annexes, …

La gestion des contacts

L'ERP permet de configurer les contacts qui sont directement reliés au client. Tout d'abord, il est possible de définir :

Un vendeur : C'est-à-dire un commercial en charge de ce partenaire. Cette information sera propagée dans les ventes et les lignes de ventes de ce client. Cela facilite ainsi la recherche des ventes (ou lignes de ventes) et permet de réaliser des analyses statistiques en fonction des commerciaux. Ici, le champ "Vendeur" est directement relié aux données de l'utilisateur d'Open-Prod.

Un ADV (administrateur des ventes) : Qui sera en charge de ce client. Tout comme le vendeur, cette information sera visible dans les ventes et lignes de ventes de ce partenaire. Cela permet de réaliser plus rapidement et simplement des recherches par ventes, par lignes de ventes et par ADV et de générer des analyses statistiques par ADV. Le champ ADV est directement relié à l'objet "utilisateur".

Une famille statistique : Reliée à ce client. Il s'agit de choisir la catégorie statistique qui sera utilisée afin de réaliser des analyses ciblées. Par exemple, en sélectionnant la famille "automobile", il sera possible de réaliser des analyses du chiffre d'affaires sur la famille automobile.

Le code EDI (échange de données informatisées) : Qui sera utilisé avec le client en cas d'échanges de données.

Notre numéro chez le client : Il permet dans les impressions de document de faire référence à ce numéro afin de simplifier la communication avec le client.

Cadre Description

Configuration des payeurs, livreurs, factureurs et commandeurs :

Open-Prod permet également la gestion du client livré, celui qui paie, celui qui est facturé et celui qui commande. Ce sont des partenaires (et non des adresses). Cette distinction permet ainsi une meilleure gestion des taxes lors d'un export.

Si le client est en charge des 4 cas, cocher les 4 cases. Il sera défini comme étant à la fois commandeur, livreur, payeur et factureur.

Il est possible de définir d'autres partenaires pour les livreurs, factureurs et payeurs, comme illustré dans l'exemple à droite. Cette information sera propagée lors de la vente, et répercutée dans les bons de livraison et les factures.

Cadre Livraison (défini par le client livré)

À partir de l'onglet des ventes, il est possible de paramétrer les informations liées aux livraisons du client.

Livraison incomplète : Le client autorise une livraison incomplète de la marchandise. En revanche, si ce champ n'est pas coché, cela bloquera la livraison, qui ne sera effectuée que lorsque la quantité exacte sera disponible et prête à l'envoi.

Autorise le reliquat : Le client autorise une livraison en plusieurs fois.

Il est impossible qu'un client refuse la livraison incomplète et autorise le reliquat.

Régime fiscal : Ce champ permet de définir la politique de taxes pour le client livré (France, export...). ATTENTION, ce champ est requis si le client livré est validé.

Le mode de communication : défini par le client commandeur

Le paramétrage du mode de communication permet de gérer les moyens de communication et les processus de commandes par défaut reliés au client.

Demande un accusé de réception : cela signifie que le client a demandé à recevoir un avis de réception de sa commande dès la réception de celle-ci. Cette option vient modifier le workflow des ventes.

Délai de confirmation : cela indique que le client souhaite une confirmation de délai suite à la commande qu'il vient de passer. Un document/mail lui sera donc envoyé afin de préciser le délai de la demande. Cette option vient modifier le workflow des ventes.

Contact : Contact de communication en cas de demande d'AR ou de confirmation délai. On peut avoir plusieurs contacts de communications.

Mode de communication : spécifique à adopter avec le client lors des différents échanges pendant le processus de vente. Le mode de communication peut être configuré sur :
- Mail : La communication sera effectuée par courriel : si un contact a été prédéfini, alors les e-mails seront envoyés à l'adresse du contact sélectionné. En l'absence d'un contact, ce sera l'e-mail du partenaire qui sera sélectionné par défaut.
- Fax : La communication sera effectuée à travers le serveur de fax.

Processus de paiement : défini par le client payeur

Les conditions de paiement du client : Les délais de paiement sont configurables.

Mode de déclenchement de la facturation : qui peut être de trois grandes natures différentes :

• À la demande : La facture sera ainsi générée manuellement à partir de la commande, en utilisant le bouton « Générer la facture», présent dans l'interface de la commande.

• À la livraison : La facture sera créée automatiquement lors de la validation de la livraison, ou pourra être générée depuis le bon de livraison en fonction de la configuration effectuée

• À la commande : La facture sera créée automatiquement lors de la validation de la commande.

Dans les cas où le mode de déclenchement de la facture est paramétré sur « À la commande » ou « À la demande », le mode de facturation sera obligatoirement paramétré sur les quantités commandées.

Mode de paiement : chèque, virement bancaire, etc. Le mode de paiement est un objet qui contient une description. Cette information est ensuite propagée dans les ventes et les factures.

Escompte : pour chaque client. Celui-ci sera propagé par défaut dans les ventes et les factures mais restera modifiable. L'escompte se compose d'un pourcentage d'escompte et d'un délai (en jours). Par exemple, un escompte de 5 % pour un paiement à 10 jours signifie que si le client paye en moins de 10 jours il aura une réduction de 5 %.

Messages paramétrables

L'onglet « Vente » comprend aussi deux cadres destinés à paramétrer les notes :

Le cadre Avertissement sur commande de vente permet de définir un message qui se déclenchera automatiquement à la sélection du partenaire lors d'une création de commande d'achat. Cet avertissement ne bloque pas la création de commande. Si un avertissement est paramétré et que l'option Pas de message est sélectionnée, le message sera effacé lors de la sauvegarde. Ce cadre nécessite d'avoir le module Gestion des alertes (Achat et vente) installé.

Le cadre Note sur l'entête de commande de vente permet de renseigner une note qui se propagera dans la note imprimée sur commande client dans les commandes de vente du partenaire (onglet « Notes »).