Principe

Langue du partenaire 

Adresses 

Informations sur les processus de paiements : conditions de paiements, méthodes de facturation, … 

Informations comptables : comptes comptables auxiliaires, information bancaire, numéro de TVA, DEB, … 

Incoterms 

Transports 

Statut des partenaires : prospect, qualifié, arrêté 

Moyens de communication 

Contacts 

Adresses multiples 

Communication multi-canaux 

Application mobile des contacts 

Cartographie 

Villes et codes postaux 

Son nom, qui apparaîtra dans le système en interne. Il peut être différent de la dénomination sociale (nom officiel qui apparaît sur les rapports imprimés) ; 

Le partenaire doit être catégorisé soit comme client, soit comme fournisseur, soit comme autre tiers en cochant les cases correspondantes. Un partenaire peut être à la fois client et fournisseur. En revanche, autre tiers étant une catégorie exclusive (elle sert notamment à catégoriser les concurrents utilisés dans les opportunités). Si le partenaire est client, l'onglet « Vente » s'affichera, s'il est fournisseur, l'onglet « Achat » s'affichera. Si le partenaire est un autre tiers, les onglets « Transport » et « Comptabilité » disparaissent ; 

Le calendrier des plages d'ouverture et de fermeture. Il est possible de déterminer un calendrier par défaut, qui pourra être configuré sur plusieurs années. Le calendrier de la société est automatiquement renseigné par défaut ; 

La devise utilisée pour les échanges avec le partenaire.La devise de la société est renseignée par défaut. Généralement, on renseignera la devise de la société pour les clients, et la devise du partenaire pour les fournisseurs ; 

La langue, qui déterminera la langue employée dans les modèles de mails et les documents édités. 

La forme juridique de la société renseigne sur sa structure, notamment en termes de responsabilité ; 

Le code du partenaire, qui peut servir de référence client/fournisseur dans les échanges commerciaux. Il est renseigné automatiquement (mais modifiable) à partir d'une séquence paramétrable, et doit obligatoirement être unique ; 

La société mère dont dépend le partenaire, à sélectionner parmi les partenaires pour lesquels l'option est holding est cochée. 

La catégorie du partenaire permet de taguer le partenaire avec des mots-clés pour le référencer dans le système. Un partenaire peut appartenir à plusieurs catégories ; celles-ci sont utilisables pour effectuer des recherches dans la liste des partenaires ; 

Le partenaire peut également être catégorisé comme transporteur, est sera alors sélectionnable dans les champs de transport. Un partenaire transporteur est obligatoirement défini comme fournisseur ; 

Le champ est holding indique que le partenaire contrôle ou supervise d'autres partenaires. Les partenaires holding seront sélectionnables comme société mère dans les autres partenaires, pour constituer un groupe de partenaires. 

Le champ Autoriser emailing (purement à titre indicatif) permet, par exemple, de faire un filtre sur tous les contacts où le paramètre est coché pour effectuer un envoi de mail en masse. 

Un vendeur : C'est-à-dire un commercial en charge de ce partenaire. Cette information sera propagée dans les ventes et les lignes de ventes de ce client. Cela facilite ainsi la recherche des ventes (ou lignes de ventes) et permet de réaliser des analyses statistiques en fonction des commerciaux. Ici, le champ "Vendeur" est directement relié aux données de l'utilisateur d'Open-Prod. 

Un ADV (administrateur des ventes) : Qui sera en charge de ce client. Tout comme le vendeur, cette information sera visible dans les ventes et lignes de ventes de ce partenaire. Cela permet de réaliser plus rapidement et simplement des recherches par ventes, par lignes de ventes et par ADV et de générer des analyses statistiques par ADV. Le champ ADV est directement relié à l'objet "utilisateur". 

Une famille statistique : Reliée à ce client. Il s'agit de choisir la catégorie statistique qui sera utilisée afin de réaliser des analyses ciblées. Par exemple, en sélectionnant la famille "automobile", il sera possible de réaliser des analyses du chiffre d'affaires sur la famille automobile. 

Le code EDI (échange de données informatisées) : Qui sera utilisé avec le client en cas d'échanges de données. 

Notre numéro chez le client : Il permet dans les impressions de document de faire référence à ce numéro afin de simplifier la communication avec le client. 

Livraison incomplète : Le client autorise une livraison incomplète de la marchandise. En revanche, si ce champ n'est pas coché, cela bloquera la livraison, qui ne sera effectuée que lorsque la quantité exacte sera disponible et prête à l'envoi.  

Autorise le reliquat : Le client autorise une livraison en plusieurs fois. 

Régime fiscal : Ce champ permet de définir la politique de taxes pour le client livré (France, export...). ATTENTION, ce champ est requis si le client livré est validé. 

Demande un accusé de réception : cela signifie que le client a demandé à recevoir un avis de réception de sa commande dès la réception de celle-ci. Cette option vient modifier le workflow des ventes. 

Délai de confirmation :  cela indique que le client souhaite une confirmation de délai suite à la commande qu'il vient de passer. Un document/mail lui sera donc envoyé afin de préciser le délai de la demande. Cette option vient modifier le workflow des ventes.  

Contact : Contact de communication en cas de demande d'AR ou de confirmation délai. On peut avoir plusieurs contacts de communications.  

Mode de communication :  spécifique à adopter avec le client lors des différents échanges pendant le processus de vente. Le mode de communication peut être configuré sur : 

Mail : La communication sera effectuée par courriel : si un contact a été prédéfini, alors les e-mails seront envoyés à l'adresse du contact sélectionné. En l'absence d'un contact, ce sera l'e-mail du partenaire qui sera sélectionné par défaut.  

Fax : La communication sera effectuée à travers le serveur de fax. 

Mode de déclenchement de la facturation : qui peut être de trois grandes natures différentes : 

Escompte : pour chaque client. Celui-ci sera propagé par défaut dans les ventes et les factures mais restera modifiable. L'escompte se compose d'un pourcentage d'escompte et d'un délai (en jours). Par exemple, un escompte de 5 % pour un paiement à 10 jours signifie que si le client paye en moins de 10 jours il aura une réduction de 5 %. 

Le cadre Avertissement sur commande de vente permet de définir un message qui se déclenchera automatiquement à la sélection du partenaire lors d'une création de commande d'achat. Cet avertissement ne bloque pas la création de commande. Si un avertissement est paramétré et que l'option Pas de message est sélectionnée, le message sera effacé lors de la sauvegarde. Ce cadre nécessite d'avoir le module Gestion des alertes (Achat et vente) installé. 

Le cadre Note sur l'entête de commande de vente permet de renseigner une note qui se propagera dans la note imprimée sur commande client dans les commandes de vente du partenaire (onglet « Notes »). 

On retrouve le compte fournisseur et le compte client qui seront propagés dans les factures, et qui serviront à générer les écritures comptables. Ces deux champs ne s'affichent que si le partenaire est un fournisseur (factureur et/ou à payer), ou un client (facturé et/ou payeur). 
Open-Prod possède une « maille » partenaire qui permet de gérer les tiers sans forcément utiliser de comptes comptables auxiliaires. 

Le responsable est la personne qui est en charge de la facturation du partenaire en interne. Ce champ peut servir à propager l'émetteur d'un mail lié à la facturation, ou encore à faire des vues et des analyses individualisées (exemple : factures à relancer pour chaque responsable). 

On retrouve ensuite les différents numéros légaux couramment utilisés dans les échanges commerciaux : 

Le SIRET qui est un identifiant attribué par l'INSEE à l'immatriculation de l'entreprise. Il est constitué du SIREN (numéro d'immatriculation au RCS sur 9 caractères) suivi du NIC (code établissement sur 5 caractères). 
Le SIRET d'une entreprise peut être trouvé sur le site du SIRENE. 

Le numéro EORI  (Economic Operator Registration and Identification) est utilisé pour les échanges avec les autorités douanières. 

Le code APE (Activité Principale Exercée) permet d'identifier l'activité principale du partenaire. Il est aussi désigné sous le code NAF. 

De manière systématique, le système vérifie à la saisie du numéro dans la fiche partenaire, que les deux premiers caractères du numéro de TVA saisi correspondent au code du pays sélectionné. Ce contrôle est bloquant à la sauvegarde ; 

En option, pour les numéros de TVA européens, le système peut envoyer une demande de validation au serveur du pays concerné (option VIES). 

Devise : devise du compte, à remplir uniquement si elle diffère de la devise de fonctionnement. 

Numéro de compte : numéro du compte bancaire (seul champ requis sans espace). 

Banque : pour un établissement bancaire, on demande le code BIC ou SWIFT de la banque ainsi que son nom et son adresse. 

Bloquer les factures : si coché, la facture sera bloquée, par défaut, lors de sa création et ne pourra être validée qu'après avoir été débloquée (en décochant manuellement dans la facture). Ce paramètre permet notamment de vérifier l'exactitude d'une facture lors d'une négociation avec un nouveau client en début de projet. 

Grouper les factures : le groupement de factures permet de centraliser la facturation au partenaire pour une période définie. On peut par exemple programmer le groupement des factures tous les mois, en fin de mois. 

Factures : lors de la saisie d'une vente, un avertissement s'affichera si le total d'encours des factures non payées (minoré des paiements non lettrés) est supérieur ou égal à la limite de crédit. 
L'encours est calculé sur les factures ouvertes, tandis que l'encours dépassé est calculé sur les factures ouvertes dont la date est dépassée. 

Commandes + factures : lors de la saisie d'une vente, un avertissement s'affichera si le total d'encours des factures non payées et des commandes confirmées (non liées à une facture ouverte), minoré des paiements non lettrés, est supérieur ou égal à la limite de crédit. 
L'encours non payé est calculé sur le montant des commandes confirmées non facturées + le montant des factures brouillons et ouvertes. L'encours dépassé est calculé sur le montant des factures brouillons et ouvertes dont la date d'échéance est dépassée. 

Manuel : deux nouveaux champs "En cours factures non payées manuel" et "En cours factures dépassées manuel" apparaissent si ce type est choisi. Les montants ne sont donc pas calculés mais à saisir manuellement dans les champs.