Principes (Explication, champs, choix & conséquences)
Le module Projet permet de gérer des projets et de suivre leur évolution générale. Pour utiliser et visualiser les projets, l'utilisateur doit avoir accès au menu correspondant : il faut donc lui attribuer les droits correspondants. Le droit « Projet » associé à la gestion de projet est divisé en 4 groupes : utilisateurs, fonctionnels, gestionnaire et administrateur.
Liste des projets
L'ensemble des projets sont listés dans Projets / Projets (illustration ci-contre). Par défaut, un filtre affiche uniquement les projets en cours. Cette vue permet d'identifier rapidement un projet et les phases qui le composent, les dates de début de chaque phases et leurs en-cours.
Les phases s'identifient rapidement à l'écran : leur nom est indenté par trois tirets « --- ».
Formulaire des projets
La vue formulaire d'un projet se présente comme ci-contre. Elle est composée de 3 onglets.
Onglet DESCRIPTION
Cadre Description
On retrouve l'utilisateur responsable du projet ou de la phase, la séquence qui définit l'ordre des phases d'un projet, une description du projet/phase.
L'option Est modèle permet d'indiquer qu'il s'agit d'un modèle de projet : il pourra servir de base pour accélérer les futures créations. Si la case est cochée, les actions disparaissent et il n'est plus possible de définir un état d'avancement.
La criticité à titre indicatif peut être Normale ou Critique.
Appro annulé nous indique (comme pour les achats ou les OF) si le besoin pour lequel a été créé le projet a été annulé.
Cadre Lien : il regroupe les liens entre les phases du projet
- La tâche parente est le nom du projet auquel la phase est rattachée ;
- Le sous-projet ou projet suivant l'élément affiché. Il est conseillé de renseigner cette case en fin de processus de création, et depuis la vue Gantt. Dans cette dernière, l'utilisateur peut lier des phases entre elles avec la souris : le champ se renseigne alors automatiquement. Seule une phase enfant peut être liée avec d'autres phases enfants, sous condition qu'elles aient un parent en commun ou alors aucun parent toutes les deux.
- l'affaire à laquelle le projet est rattaché. Le module Affaire doit être installé préalablement ;
- L’option Facturable indique que le projet sera facturé au client.
Cadre Budget
Grâce au coût horaire (remonté de la ressource), et au temps défini dans la charge, le système calcule le coût total théorique du projet. En fonction du temps dans le réalisé, le système calcule le coût total réel.
Cadre Planification pilote les dates et ressources avec la date de début du projet, sa durée en jours (ouvrés ou non), la ressource et/ou cat. de ressources qui lui est affectée, la date limite de réalisation qui coche ou décoche en automatique la case Alerte de planification si les délais sont respectés.
Cadre Charge et Avancement
- Charge et charge en jour de travail totale prévue (la modification de la charge en heures modifie celle en jours et inversement).
- Réalisée et réalisé en jour affiche le nombre d'heures déclarées sur le projet.
- Avancement du projet, champ représentant un pourcentage.
- Calculer l'avancement en auto : La valeur de cette case provient des paramètres des affaires. Si elle est cochée, l'avancement est calculé en automatique en fonction de la chargé et du réalisé. Si elle n'est pas cochée, l'avancement doit être compléter manuellement
En effet, l'en-cours fait plus référence à un pourcentage d'objectif à atteindre, indépendamment du temps passé, qu'à une somme de temps. On peut avoir passé 100h mais n'avoir atteint que 5% de l'objectif de la phase. Il y a donc le choix entre les 2 modes selon les projets.
- La charge projetée calculée en automatique permet d'estimer la charge "réelle" en fonction du réalisé et de l'avancement.
Onglet DOCUMENTS
Deux actions sont proposées dans le menu de droite :
- Créer Achat affiche la fenêtre de création d'achat rapide. Si le projet est rattaché à une affaire, elle sera remontée dans l'achat ;
- Déclarer les temps affiche la fenêtre de déclaration de temps, pour venir incrémenter le réalisé du cadre Planification. Si le projet est rattaché à une affaire, les temps du projet seront remontés dans l'affaire.
Vue « Gantt »
La dernière vue des projets est la vue « Gantt ». Dans ce mode de gestion « graphique », les différents projets en cours sont affichés sur un planning en fonction de leur date de début et de leur durée. L'utilisateur peut gérer directement le planning à la souris par glisser-déplacer.
La vue est divisée en trois parties : la liste des projets, le diagramme de Gantt des projets et le tableau des charges en fonction du calendrier.
Dans la liste des projets, l'ensemble des projets en cours sont affichés. On retrouve le nom du projet, sa durée totale du projet, la ressource attribuée, la charge indiquée et la séquence. Le bouton + permet d'ajouter une phase au projet de la ligne. Il est possible de déplacer les projets entre eux dans la liste par un glisser/déposer.
La durée totale du projet est calculée en faisant la différence entre la date de fin de la dernière étape et la date de début de la première étape auxquelles sont déduits les jours non ouvrés.
Dans la vue Gantt, chaque ligne correspondra à un projet. Les projets sont différenciés par un code couleur : vert pour les projets parents et bleu pour les sous-projets. L'avancement du projet est visible par une couleur plus foncée. Les projets peuvent être reliés entre eux en reliant les points au début ou à la fin du projet. Cela permettra de remplir automatiquement le champ suivant de la vue formulaire en fonction de l'agencement effectué.
Dans le tableau des charges, chaque ligne correspond à une ressource. La charge totale est divisée en parts égales entre le nombre de jours du projet. La charge totale du projet toute charge confondue est affichée par jour en dessous.
L'échelle du calendrier peut être modifiée grâce au bouton correspondant en haut de la vue : l'affichage est possible par jours, semaines, mois ou trimestres. Le bouton Limite limite la taille de la fenêtre affichée : 100 jours, 200 jours ou 1 an. Pour accélérer la navigation, plusieurs boutons permettent de faire défiler le calendrier en fonction du mois ou de la semaine dans le passé (-) ou le futur (+). Enfin, le champ Aller à centre la vue sur la date sélectionnée.