Formulaire (explication champs, choix, conséquences)

Principe

Les bons de réception permettent au personnel logistique d'enregistrer une entrée de produits dans les stocks de l'entreprise en provenance d'un tiers : fournisseur, sous-traitant, ... En traitant une réception, les stocks de la société sont incrémentés et donc mis à jour.

La liste des bons de réception est accessible depuis le menu Logistique > Réception > Bon de réception. 

Liste des bons de réception

Cette liste reprend toutes les informations de l'entête du formulaire des bons de réception. Un filtre par défaut affiche uniquement les bons en attente non automatiques.

Calendrier des BR

La vue calendrier des BR est accessible en cliquant sur depuis la liste des BR.

Cette vue permettra au personnel logistique de visualiser l'ensemble des réceptions dans un format calendrier : outre une lecture plus claire des réceptions prévues, cette vue prend en charge le glisser-déplacer pour réorganiser les éléments de manière rapide et intuitive. Lorsqu'une réception est déplacée, la date et la date prévue sont automatiquement mises à jour.

Sur l'image ci-contre, on identifie deux couleurs différentes qui montrent des BRs en attente (en vert) et des BRs terminés (en bleu). En cliquant sur un cadre, on accède à la vue formulaire du BR.
 Les BR à l'état brouillon et annulés ne sont pas affichés dans cette vue.

Le traitement d'une réception se fait via la vue formulaire de la réception. Celle-ci contient toutes les informations nécessaires pour finaliser la réception : liste des produits composant le BR, informations sur l'adresse de livraison (celle de la société en général) et sur le transport. 

Pour rappel, la validation d'un achat génère un BR en attente de traitement. La génération automatique évite la double-saisie et garantit l'intégrité des données : le BR est conforme à l'achat auquel il est lié. Le personnel logistique dispose ainsi de toutes les informations pour effectuer la réception depuis le menu dédié.

En-tête

L'en-tête du formulaire contient les informations principales du bon de réception, en commençant par son nom.

Le nom d'un bon de réception est son numéro interne. Il est déterminé automatiquement à partir de la séquence de numérotation correspondante. Par défaut, celle-ci est IN/[numéro incrémental] mais elle reste paramétrable.

On trouve ensuite le partenaire à l'origine des marchandises réceptionnées, le numéro interne de l'achat qui a généré la réception, l'origine qui indique généralement la vente ayant généré l'achat. Le cas échéant, la colonne Reliquat de indique la réception initiale si la commande a été générée pour un reliquat.

On trouve ensuite la date prévue d'arrivée dans les stocks de la société, l'état de facturation qui indique si une facture a été générée ou non, et l'état du BR : un BR brouillon est modifiable mais non livrable ; après validation, il passe en attente de traitement, puis sera terminé après traitement. Il peut aussi être annulé à l'une des étapes précédentes.

Onglet « Produits » (image ci-dessus)

Cet onglet contient les lignes de produits à réceptionner. Elles sont propagées depuis l'achat d'origine. L'utilisateur a la possibilité d'ajouter des lignes de produits avec le bouton Ajouter un produit.

Onglet « Adresse » (image ci-contre)

Cet onglet contient les coordonnées de l'adresse de réception ; elles sont propagées depuis l'achat mais restent modifiables.

Onglet « Transport » (image ci-contre)

Cet onglet permet de renseigner toutes les informations complémentaires liées au transport : nom du transporteur en charge de la livraison, un contact, un incoterm, ou encore un transitaire. Par défaut, ces champs sont propagés depuis l'achat.

Onglet Informations

Cet onglet permet de paramétrer le BR. Certains champs sont remontés de la fiche client ou du partenaire livreur, et de l'achat.

Cadre Paramètres et facturation

• Livraison incomplète / gérer les reliquats : le premier champ autorise la validation de livraisons partielles et le second autorise la génération d'un BR reliquat en cas de livraison partielle. Ces champs sont propagés automatiquement de l'achat.
• Bloqué : cette option permet de bloquer manuellement la réception : le bouton Traiter ne s'affichera pas tant que l'option restera cochée. La réception nécessite donc une action utilisateur préalable à prévoir dans le processus qui a entraîné le blocage.
• Blocage paiement : cette option fonctionne sur le même principe que la précédente, mais son activation est conditionnée par la méthode de facturation du partenaire : si cette dernière prévoit un paiement anticipé bloquant, le champ sera coché à la génération automatique du bon de réception. Cependant, l'option ne se décoche pas automatiquement après paiement, une action utilisateur sera nécessaire. Selon le processus, le responsable de l'achat pourra décocher lui-même le blocage après avoir constaté le paiement, ou le responsable de la réception pourra aller vérifier que le paiement a été effectué puis décocher le blocage lui-même le cas échéant.
• Facturation auto : si l'option est cochée, une facture sera générée automatiquement dans le module Facturation lorsque le BR passe en statut terminé. Dans le cas contraire, le personnel logistique doit lui-même générer la facture en cliquant sur le bouton Créer facture dans le bandeau supérieur. Il est courant de cocher cette case par défaut pour limiter les étapes du service réception.

Cadre Société

Ce cadre regroupe les informations sur la société qui reçoit les matières : elle peut en effet différer de la société par défaut dans le cas d'une sous-traitance. Le sous-traitant recevra les matières, mais le stock sera tout de même suivi. L’entrepôt dans lequel les produits arriveront est également indiqué.

Cadre Impression

Ce cadre permet de gérer les options d'impression liées au bouton Imprimer bon de réception : 

• Imprimer le rapport ;
• Imprimer contrôles et plans ;
• Imprimer étiquettes.

Tous les documents cochés s'imprimeront en même temps.

Cadre Note

Ce cadre contient les éventuelles notes propres au BR, propagées depuis l'onglet « Notes » de la commande d'achat (le champ correspondant est indiqué entre parenthèses) :

• La note interne (depuis le champ note interne), destinée uniquement à une consultation en interne et qui n'apparaîtra donc pas sur le bon de réception ;
• La note imprimée (depuis le champ note imprimée sur le bon de livraison), qui apparaîtra sur le bon de réception. Une barre de mise en forme permet de formater la note (taille du texte, police, mise en gras, ...).

Action : éditer la date du BL

Sur la droite de l'écran, un bouton d'action Éditer date permet de modifier la date, dans les BR en statut brouillon ou attente. Une fenêtre s'affiche pour saisir la nouvelle date : par défaut, la date prévue est propagée. Une fois la date saisie et validée, les champs suivants sont mis à jour :

• La date et la date prévue dans le bon de réception ;
• La date, la date prévue et la date de priorité dans les mouvements du bon de réception.

Les couvertures sont également mises à jour.

Le drag & drop d'une réception dans la vue calendrier logistique revient à utiliser l'action Éditer date : les mêmes champs sont mis à jour.