Configuration partenaire

Facturation et paiement

Configuration des conditions de paiements 

Open-Prod permet de gérer les conditions de paiements multiples. Une condition de paiement permet de calculer la date d'échéance d'une facture lors de sa validation. On peut paramétrer les conditions de paiement de plusieurs manières : 

Exemple : 45 jours fin de mois 

Exemple : 45 jours fin de mois le 10 

Exemple : fin de mois 45 jours 

Exemple : fin de mois 45 jours le 10 

Open-Prod intègre une calculatrice qui permet de simuler les délais de paiement dans le cadre Simulation. 

Pour un paiement comptant, il faut mettre l'ensemble des champs à 0. La date d'échéance sera alors égale à à la date de validation de la facture. 

Configuration des méthodes de facturation 

Open-Prod permet de gérer le mode de déclenchement de la facturation, c'est-à-dire le moment ou on crée une facture dans le système pour ensuite l'éditer. Trois méthodes de déclenchement principales : 

Ces trois modes peuvent être mixtes dans une méthode de facturation, par exemple : 

La facture peut aussi être générée à partir : 

 Dans les cas où le mode de déclenchement de la facture est paramétré sur "À la commande" ou "À la demande", le mode de facturation sera obligatoirement paramétré sur les quantités commandées. 

Le champ Type de facturation est par défaut à paramètre de vente. Il sert à définir la future valeur par défaut du Type de facturation des lignes de ventes. Chaque ligne de vente peut être gérée indépendamment des autres. Les choix possibles sont : 

Une méthode de facturation n'est plus modifiable à partir du moment ou elle est utilisée dans une vente ou un achat. 

Modes de paiement

Les modes de paiement sont utilisés dans les fiches partenaire (onglet "Vente" ou "Achat") pour spécifier le moyen de paiement d'une facture (client ou fournisseur). Ils seront propagés dans les ventes, achats, factures.  

Un mode de paiement est simplement défini par son Nom : Virement, Espèces, Carte bleu, LCR, Chèque... 

Le champ Société est utilisé dans le cadre d'une gestion en multi-société. Chaque mode de paiement est affilié à une société. 

Enfin, le champ Compte bancaire est à utiliser pour spécifier le compte bancaire sur lequel la facture client devra être réglée. Il est alors conseillé de créer autant de mode de paiement qu'il existe de compte bancaire sur lesquels payer.  

 Exemple : Virement sur compte BP. Le client saura qu'il devra effectuer un virement sur le compte banque Populaire. Dans le rapport de facture ou le bon de commandes de vente ; il est conseillé d'imprimer les informations bancaires associées au mode de paiement. 

 

Option VIES

VIES (VAT Information Exchange System) désigne le système d'échange des informations de TVA mis en place par l'Union Européenne. Il permet (entre autres) à tout un chacun d'interroger les serveurs des pays européens pour confirmer la validité du numéro de TVA intracommunautaire d'un de leurs ressortissants. En retour de la demande, certaines administrations communiquent également des informations comme le nom légal de l'entité et son adresse postale. 

 Ce contrôle de validité est de la responsabilité de la société vendeuse, et elle conditionne l'application du régime de TVA intracommunautaire. En cas de contrôle, il faut donc être en mesure de prouver que la vérification a bien été effectuée avant de facturer sans appliquer de TVA locale. 

Cette option peut être activée depuis le menu de paramétrage de facturation, en cochant l'option Vérification n° TVA avec VIES (Facturation > Configuration > Facturation > Vérification n° TVA avec VIES). 

Si cette option est activée, chaque fois qu'un numéro de TVA est créé/modifié dans une fiche partenaire, et que le pays du numéro fait partie du groupe de pays Europe, Open-Prod envoie une requête au système VIES pour le valider. 

Si le numéro est reconnu, une coche verte apparaîtra à côté du numéro ; sinon, une croix rouge s'affiche. 
Cliquer sur la coche verte donne accès à des fonctions supplémentaires. 

 

La vérification du numéro et l'affichage des indicateurs ne se déclenche que lorsque le code pays du numéro saisi correspond à un pays du groupe de pays Europe. De plus, l'indicateur de contrôle n'apparaît pas pour les numéros dont le pays est hors UE. 

Liste des requêtes VIES 

Le menu Partenaires> Configuration> Liste des requêtes VIES contient l'ensemble des requêtes effectuées. Chaque requête est identifiée par un code unique retourné par le serveur interrogé. 
Ce code constitue une preuve du contrôle effectué, et pourra servir de justificatif auprès de l'Administration fiscale en cas de contrôle. 

Numéro valide : options complémentaires 

En cliquant sur cette coche (en mode lecture seulement), l'utilisateur peut également consulter les éventuelles informations complémentaires retournée par l'Administration du pays concerné dans une fenêtre dédiée. 

Le bouton Remplacer permet de remplacer les informations des champs de l'adresse du partenaire par celles retournées par l'Administration fiscale qui a validé le numéro. 

Chaque pays européen gère librement sa base et les informations qu'il retourne. Par conséquent, il se peut que le numéro soit validé mais qu'aucune adresse ne s'affiche dans la fenêtre des détails. 

 Si le module multi-adresses est installé, l'utilisateur peut sélectionner l'adresse à remplacer parmi celles qui existent déjà ou créer une adresse supplémentaire à partir des informations affichées. 

Contrôles dans les ventes et les factures 

Si l'option est activée, les mêmes indicateurs s'affichent à côté du numéro de TVA intracommunautaire dans : 

On y retrouve l'indicateur de validité ( ou ) et la date de dernière vérification. Le bouton  permet de relancer un contrôle. 

Si la date de contrôle paraît trop ancienne, il est recommandé à l'utilisateur d'actualiser la requête. 

 

 

Contrôle bloquant sur les factures 

En plus de ces indicateurs, il est possible de rendre la validité du numéro bloquante pour certaines positions fiscales (généralement, la position IntraEU-B2B du standard). 

Pour activer la contrainte sur les factures de ventes, cocher Vérifier la TVA dans la position fiscale. Une seconde option s'affiche pour appliquer aussi aux factures d'achats. 

Un message bloquant s'affichera si l'utilisateur tente de valider une facture sur la position fiscale, avec un numéro de TVA non valide. 

Limitations techniques du système VIES 

Le système VIES présente quelques limites techniques : 

 Une page officielle permet de consulter le statut de la base de données de chaque État-Membre. Si un numéro n'est pas validé alors qu'il semble correct, il est possible de relancer la requête en cliquant sur le bouton  .