Configuration produit
Catégorie de produit
Les catégories de produits ont une double utilité : structurer la base produits sous forme d'arborescence et définir des caractéristiques communes (et donc des valeurs par défaut) aux produits appartenant à la catégorie.
Arborescence des catégories
Une catégorie de produits est un ensemble de produits. La notion d'arbre est une notion essentielle au niveau des catégories puisqu'une catégorie peut appartenir à une catégorie et ainsi de suite. L'objectif est de structurer les produits pour en faciliter la gestion et la création, puis l'analyse.
On distingue deux types de catégories : les catégories vues qui contiennent d'autres catégories et forment les niveaux d'arborescence, et les catégories normales, rattachées à une catégorie vue, qui contiennent les produits (schéma ci-contre).
Paramétrage et valeurs par défaut dans les produits
Les catégories permettent de préremplir la fiche produit lors de la création d'un nouveau produit. Lors de la sélection de la catégorie dans l'en-tête, toutes les valeurs de champs de la catégorie sont automatiquement propagées. Ils sont ensuite modifiables pour gérer les exceptions. L'utilisation des catégories permet donc de gagner du temps dans la saisie de produits.
Pour paramétrer une catégorie et la structure des catégories, il faut renseigner la catégorie parente ainsi que le type. Seules les catégories de type vue sont visibles dans la liste des catégories parentes.
Le formulaire des catégories reprend les champs du formulaire des produits. Cocher les champs Peut être vendu / acheté / produit ajoute des cadres dans les catégories de manière similaire aux produits (ci-dessous).
Configuration des unités
Il n'existe pas de limite en termes de nombre d'unités gérées dans le système. Pour gérer correctement les unités utilisées, Open-Prod s'appuie sur deux concepts importants :
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La catégorie d'unité, qui exprime une dimension comme le poids, la longueur, etc.
Exemple : la catégorie « Poids » regroupera toutes les unités liées entre elles comme le gramme, le kilogramme, la tonne ; -
L’unité, qui appartient à une catégorie d'unité. Au sein d'une catégorie d'unité, le rapport entre chaque unité est déterminé par leur type. On en distingue trois :
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Unité de référence de la catégorie : toutes les autres unités s'exprimeront entre elles grâce à leur rapport avec cette unité. Elle est donc obligatoire.
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Par exemple, l'unité de référence pour la catégorie « Distance » est le mètre.
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Plus petite que l'unité de référence : dans ce cas, on définira le ratio, autrement dit la valeur de l'unité de référence de la catégorie exprimée dans l'unité.
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Dans notre catégorie « Distance », l'unité « cm » aura un ratio de 100, car 1 m équivaut à 100 cm.
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Plus grande que l'unité de référence : dans ce cas, on définira le ratio, autrement dit la valeur de l'unité exprimée dans l'unité de référence de la catégorie.
Dans notre catégorie « Distance », l'unité « km » aura un ratio de 1 000, car 1 km équivaut à 1 000 m.
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Chaque unité possède des caractéristiques :
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Unité de prix : Si coché, on pourra l'utiliser pour exprimer un prix.
Exemples : X100, X1000 pour exprimer un prix pour 100 et 1000 unités ;
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Unité de mesure : Si coché, on pourra l'utiliser pour exprimer la quantité en stock.
Par exemple, on commande et on paye un produit en kilos car le fournisseur vend uniquement par kilos, mais on souhaite exprimer les mesures en grammes dans le stock ; -
Arrondi : méthode d'arrondi de l'unité.
On indiquera 1 pour les quantités de pièces, mais 0,01 pour le mètre qui s'arrondit à deux chiffres après la virgule.
Packaging
Le packaging permet de définir la structure de mise en carton, de palettisations des produits. Il s'appuie sur trois paramétrages :
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Le nombre de couches par palette. Exemple : 2 ;
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Le nombre de colis par couche. Exemple : 4 ;
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Le nombre de pièces par colis. Exemple : 1.
Le nombre de pièces par palette peut ainsi être calculé, en multipliant les trois éléments :
Pièces par palette = nombre de pièces par colis * nombre de colis par couche * nombre de couches par palette. Sur l'exemple ci-contre, le nombre de pièce par palette est de 8 pièces.
Deux autres paramètres sont à définir :
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Le type de carton/packaging utilisé comme conditionnement dans le cadre Colis ;
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Le type de palette dans le cadre Palette.
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Et enfin l'ensemble des dimensions et poids permettant de calculer le volume et poids total.
L'ensemble de ces données sont ensuite remontées dans les ventes si le conditionnement est paramétré dans la fiche du produit. Le poids et le volume remonte de la fiche produit et non du conditionnement. Pour cela il faut utiliser le module Multi conditionnements qui permet de définir plusieurs conditionnements par produit et dans ce cas c'est le poids brut et net du conditionnement qui remonte dans les vente/ achat. Le conditionnement est propre au produit et donc on peut définir le poids et le volume du produit avec son conditionnement
Paramètres produits
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Gestion des prix fixes : Si cette case est coché, il est possible de définir une part fixe dans un prix. Cette fonctionnalité s'applique dans les devis, vente, achat et factures. Les référencements sont également modifiés permettant de renseigner une partie fixe et une partie variable dans la définition du prix. Le prix d'une pièce est calculé ainsi : prix fixe + qté * prix variable.
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Simulation de coûts (1) ou (2) dans les nomenclatures : Affiche les champs permettant de faire 1 ou 2 simulations du prix de revient d'un produit (en plus de celle calculée par les valeurs du système). Le détail des champs derrière cette case à cocher est expliqué ici.
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Autoriser plusieurs unités permet de gérer des tables de conversions entre unités dans le cas de la double unité fixe multiple.
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Facteur d'achat : coefficient multiplicateur pour le prix de revient d'un produit acheté. Le prix de revient est alors égal à ce coefficient * prix de revient
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Facteur de production : coefficient multiplicateur pour le prix de revient d'un produit fabriqué. Le prix de revient est alors égal à ce coefficient * prix de revient
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Unité logistique : L'unité logistique permet de gérer une seconde unité pour un produit qui ne serait utiles qu'a certaines étapes du process. On a alors la possibilité de gérer plusieurs unité sans passer par un produit en double unité ou une table de conversion. Il faut dans les paramètres venir activer l’unité logistique aux étapes voulues en cochant la case associée.
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Liste devise de production : Par défaut les coûts liés à la production (coût de nomenclature, coût de gamme), ... vont être calculés dans la devise de la société. Si une autre devise est ajoutée ici, alors le coût sera calculé dans chacune des devises : plusieurs lignes incrémentent l'historique des coûts à chaque calcul, une ligne par devise.