Double unité
Open-Prod intègre la notion de double unité, qui permet de gérer un produit en plusieurs catégories d'unités différentes. Elle intervient lorsqu'un produit en stock est géré dans une unité différente de celle d'achat et/ou de vente.
Exemple : un stock de cuivre est géré au mètre, mais acheté en bobines. Deux unités sont nécessaires, le mètre, l'unité (ou la bobine), ainsi qu'un facteur de conversion pour faire le lien entre les deux catégories d'unités.
Paramétrage de la double unité
L'activation de la double unité dans la fiche produit nécessite un droit utilisateur. Les utilisateurs ne disposant pas de ce droit ne verront pas le champ Double unité dans l'en-tête.
On distingue trois types de double unité : la double unité fixe, la double unité fixe multiple et la double unité variable.
Après activation, trois unités deviennent paramétrables dans l'en-tête de la fiche produit :
- L’unité de mesure ;
- L’unité secondaire (l'unité de vente dans l'onglet « Vente » et l'unité d'achat dans l'onglet « Achat ») ;
- L’unité de prix qui sera forcément de la même catégorie que l'unité secondaire.
Double unité fixe
La double unité fixe correspond au cas où les deux unités sont figées. Lorsqu'un produit est configuré en double unité fixe, il faut donc définir le ratio entre les deux unités. L'aide facteur et l'aide facteur inverse sont des détrompeurs pour éviter les erreurs.
En reprenant l'exemple, si le cuivre est acheté en bobine (l'unité d'achat) de 100 cm et stocké en centimètres (l'unité de gestion), on indiquera un facteur de 1 et un diviseur de 100. Le champ d'aide inscrira « 1,00 cm = 0,01 Bobine » (illustration ci-contre).
Les onglets « Vente » et « Achat » comportent chacun leurs unités spécifiques avec le ratio correspondant.
Le cuivre peut être acheté en bobines, géré en centimètres et vendu au kg.
Les champs ratio, aide facteur et aide facteur inverse ne sont pas visibles si les unités de mesure et de vente / achat appartiennent à la même catégorie.
Modification dans l'interface :
Lors d'un achat, les quantités à acheter seront exprimées dans les deux unités pour plus de clarté. Il en va de même pour les ventes.x
Double unité fixe multiple
Pour un produit géré en double unité, il peut arriver qu'un fournisseur exprime parfois ses quantités dans une unité, et ses prix dans une autre. Il faut alors pouvoir disposer d'une table référençant les unités possibles avec leur taux de conversion.
Exemple : un produit est stocké en kilos, mais acheté en bonbonnes, avec un prix exprimé en litres. Il faut donc établir les conversions entre les unités de poids (le kg), de contenant (la bonbonne) et de volume (le litre).
Quand la double unité est activée et que le type de double unité est fixe, l'option Table de conversion d'unité apparaît. En cochant la case, une liste de seconde unité pour les achats ou les ventes s'affiche dans un nouvel onglet « Conversions d'unité ».
Le champ Table de conversion d'unité est visible uniquement si dans les paramètres produits, le champ Autoriser plusieurs unités est coché.
Exemple ci-contre : avec ce paramétrage, les achats pourront s'effectuer en litres ou en kg.
Dans cet onglet, le cadre Conversion permet de lister les différentes conversions entre l'unité de stockage et les unités de vente ou d'achat. Pour établir la table de conversion entre les unités sur un produit, il est possible d'utiliser des modèles de conversion et de les importer dans le cadre Modèle. Chaque ligne issue des modèles est ajustable via le bouton.
Exemple ci-contre : avec ce paramétrage, les achats pourront s'effectuer en litres ou en kg.
Paramétrage des modèles de conversion d'unités
Un modèle peut contenir tous les conversions entre les unités : il n'y a donc pas besoin de définir un modèle pour chaque unité. Dans la pratique, on définit un modèle sur un couple (unité de gestion ; catégorie de produit*). *Si la catégorie est établie sur le même comportement des produits qui la composent.
Exemple : une scierie gère les planches à l'unité. Dans la fiche, on renseigne la masse volumique, la longueur et la largeur. En intégrant ces champs dans des formules de calcul, on peut définir des modèles de conversion des planches vers des kilos de planches ou des mètres carrés.
Le modèle permet aussi de définir si ce type de conversion sera utilisable pour les achats et pour les ventes.
Exemple (illustré ci-contre) : achat réalisé sur un produit gérer en double unité fixe multiple :
- Unité d'achat : le litre. L'acheteur achète 50 litres d'huile ;
- En unité de mesure, cela représente 10 unités (facteur de conversion de 5) ;
- En unité de prix, cela représente 30 kilos (facteur de 3 entre les unités et les kilos) ;
- Le prix unitaire est défini à 60€ l'unité dans la fiche produit, soit 20 € le kilo au moment de l'achat.
Double unité Variable
Lorsqu'un produit est configuré en double unité variable, l'ensemble des réceptions, livraisons, déclarations sont dans les deux unités. Le stock sera donc aussi géré dans les deux unités. En revanche la valorisation ne se fera que dans l'unité de gestion.
Si le type de double unité est variable, le cadre Double unité Variable apparaît dans l'onglet « Approvisionnement ». Il permet de définir la seconde unité de mesure par défaut ainsi que le ratio par défaut de conversion.
Exemple : lors d'une réception d'entrecôtes, le chargé de réception réceptionnera 3 entrecôtes de 400 g par défaut et pourra réajuster le poids de l'une d'entre elles à 420 g.
Le champ Tolérance est utilisé pour borner les valeurs renseignées manuellement. La valeur, exprimée en pourcentage, doit être comprise entre 1 et 100 ; pour supprimer la tolérance, utiliser la valeur -1. Une tolérance à 0 équivaut à faire de la double unité fixe.
En reprenant notre exemple, le chargé de réception ne pourra pas dire qu'une entrecôte pèse 500 g si la tolérance est de 10 %.
À l'instar de la double unité fixe multiple, il est possible d'établir plusieurs tables de conversion entre la première unité et une seconde. Le ratio par défaut est alors à définir pour chaque unité.
Double unité variable avec étiquette
Dans ce cas bien précis, la gestion des approvisionnements et des réservations de matières peut se gérer dans les deux unités.
Exemple avec des barres d'acier :
- Produit : barre d'acier 3mm de diamètre
- Unité de gestion : la pièce
- Seconde unité de gestion : le mètre linéaire
Lors de l'achat par exemple, on indiquera qu'on commande 3 barres de 10 mètres de long.
La double unité variable est principalement utilisée dans les métiers de l'agroalimentaire, de la joaillerie, et dans tous les métiers où une dimension du produit évolue au cours de son utilisation. La double unité variable sera alors propagée dans les nomenclatures, les achats, les ventes, les productions, etc.
