Option avancées
Attribut
Les attributs sont des caractéristiques d'un produit qui seront propres à un exemplaire ou à un lot. Un produit doit donc obligatoirement être suivi par étiquette pour définir des attributs.
Les attributs pourront être renseignés au niveau des ventes, des achats, des réceptions et des fabrications. Une même réception pourra donc comprendre des étiquettes possédant des valeurs d'attributs différentes. Il sera ensuite possible d'obtenir un état des stocks par attribut.
Étiquettes et attributs
Pour rappel, dans l'onglet « Traçabilité » de la fiche produit, l'option suivre avec des étiquettes permet de suivre les produits en leur attribuant un numéro de série. Les produits se verront attribuer une étiquette à chaque réception ou fabrication. Cette méthode fiabilise grandement la gestion des stocks, tout en la simplifiant : on pourra générer des mouvements, des consommations, des livraisons, … directement depuis les étiquettes.
Des modèles d'étiquettes prédéfinis permettent de générer facilement les étiquettes. Chaque produit pourra avoir un format d'étiquette spécifique.
Les attributs du produit sont ensuite portés par les étiquettes, de sorte qu'on générera autant d'étiquettes que de produits avec des attributs différents.
Ces attributs vont par exemple permettre de gérer une couleur ou une dimension sur un produit : on réceptionne des tee-shirts bleus ou rouges, conditionnés par carton de couleur unique. Les étiquettes porteront donc un attribut couleur qui portera la couleur du carton de tee-shirts. Si on réceptionne deux cartons, un de tee-shirts bleus, et un autre de tee-shirts rouges : on créera une étiquette par carton. Si on réceptionne deux cartons de tee-shirts bleus, on pourra opter pour une seule étiquette de quantité 2 (cartons).
Configuration des attributs
Cadre Afficher
Ce cadre contient les informations générales et les droits des utilisateurs sur l'attribut.
Un attribut possède un libellé (son nom dans l'interface), et un type sélectionnable parmi les choix suivants : Char, Float, Many2one, Booléen et Sélection. Il peut également avoir une valeur par défaut qui sera renseignée automatiquement au moment de renseigner un attribut (achat, réception, ...).
Si une valeur par défaut est définie et que l'option calculer est activée, la valeur par défaut se propagera automatiquement à la création de l'étiquette. En cas de recalcul ultérieur, la formule définie dans le champ fonction prendra le relais (voir plus bas).
Les valeurs de sélection déterminent ensuite les actions disponibles pour l'attribut :
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Visible : un attribut doit être visible pour être saisi ;
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Requis : rend la saisie obligatoire–cette option est utile pour garantir le respect des procédures ;
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Lecture seule : la valeur du champ ne peut pas être modifiée. À cocher par exemple lorsque l'attribut est calculé ;
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Calculer/valeur calculée par défaut : ces options activent un champ fonction dans le cadre Technique pour définir une formule en Python qui servira à calculer automatiquement la valeur de l'attribut à partir d'autres enregistrements de la base. Pour faire référence à un attribut, il faut utiliser le mot-clé « attr », pour un champ de table, il faut utiliser le mot-clé « const ». L'aide associée au champ contient de la documentation additionnelle et plusieurs exemples.
Avec l'option valeur calculée par défaut, la valeur par défaut est déterminée par la formule ; le champ valeur par défaut se désactive donc.
Exemple : on peut réceptionner des planches avec comme attributs « Base » et « Hauteur », et créer un troisième attribut « Aire » qui sera calculé automatiquement grâce à une formule multipliant les deux autres attributs dans le champ Fonction.
Cadre Application
Ce cadre définit les paramètres d'application des attributs. En fonction des processus cochés, il sera possible de modifier ou non les valeurs des attributs dans les ventes, achats, productions et réceptions.
Par exemple, si on ne coche que « Achat », il sera possible de donner une valeur à l'attribut lors de l'achat, mais il ne sera pas modifiable lors de la réception. En revanche, en cochant « Achat » et « Réception », on pourra donner une valeur par défaut à l'attribut lors de l'achat, puis affiner cette valeur lors de la réception.
Cadre Technique
Ce cadre gère les aspects techniques de l'attribut :
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La séquence de l'attribut, qui détermine l'ordre des attributs dans le cadre Attributs des différents objets. Le n°1 apparaît en premier ;
Lorsqu'un produit porte plusieurs attributs, il faut veiller à ce que les séquences soient différentes.
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Le nom technique de l'attribut, qui est propagé depuis le libellé. Il pourra être utilisé dans les formules de calcul d'autres attributs ;
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La quantité est un champ inutilisé pour l'instant mais qui force la valeur de l'attribut à être un float ;
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L’option imprimable détermine si l'attribut sera imprimé sur l'étiquette ;
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La fonction permet de définir la formule de calcul de l'attribut lorsque celui-ci est calculé. Il n'est visible que si l'option calculer ou valeur calculée par défaut est cochée. L'aide contextuelle qui s'affiche en survolant le champ contient de la documentation et des exemples.
En reprenant l'exemple utilisé plus haut, l'attribut "Aire" se calculera en multipliant la valeur de l'attribut « Base » par la valeur de l'attribut « Hauteur ». La formule sera : attrs['base'] x attrs['hauteur']. Dans le cas où l'application de l'attribut est paramétrée sur « Vente » ou « Achat », les valeurs pourront être modifiée depuis l'onglet « Informations supplémentaires » des lignes d'achat ou de vente.
Utilisation des attributs
Pour utiliser un attribut, il faut ensuite l'affecter à un produit suivi par étiquette, dans l'onglet « Traçabilité » de la fiche du produit. Le cadre Attributs ne s'affiche que si l'option suivre avec des étiquettes est activée : il permet de lister les attributs qui seront utilisés pour le produit. 
Les attributs peuvent également être définis dans une catégorie de produits afin que ces attributs soient propagés à la création de produits affectés à celle-ci. Si on ne souhaite pas propager un attribut d'une catégorie à un produit, on supprimera simplement l'attribut directement dans la fiche du produit.
Caractéristique
Le module Caractéristiques permet d'ajouter des caractéristiques au produit. Une caractéristique est une valeur fixe qui décrit le produit. Exemple : type de matériau, dureté, longueur... La fiche produit évolue avec l'apparition d'un nouvel onglet dédié. Chaque caractéristique contient les informations suivantes :
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Un nom
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Une valeur : Par exemple, une caractéristique « Couleur » peut porter les valeurs bleu, rouge, vert...
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En option, une unité pour la valeur, par exemple le mètre pour une caractéristique « Hauteur » qui aurait les valeurs 1,2 ou 2...
Un produit peut avoir autant de caractéristiques que nécessaire.
Les caractéristiques accélèrent la recherche des produits répondant à un ou plusieurs critères. L'assistant Recherche de produit accessible depuis le menu Données techniques> Produit> Recherche de produit est spécifiquement prévu à cet effet.
Exemple d'utilisation : obtenir la liste des produits ROhS et de valeur de résistance > 100 Ohm
Configuration
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Son nom
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Le format de la valeur : texte, nombre ou liste
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Autoriser à la vente, à l'achat ou à la production : Permet d'indiquer à quel moment ce type de caractéristique est utilisé.
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Les différentes valeurs possibles, dans le cadre Valeurs
Dans les catégories de produits, il est possible d'attribuer les caractéristiques qui s'appliquent aux produits appartenant à la catégorie, en les ajoutant dans le cadre correspondant. Les caractéristiques sont alors propagées à l'ensemble des produits existants.
Lors de l'ajout d'une caractéristique dans une catégorie où des produits sont déjà présents, il faudra enregistrer la valeur de la caractéristique manuellement.
Recherche de produit
L'assistant Recherche de produit permet d'afficher les produits respectant les critères de recherche choisis. On peut via l'assistant filtrer par Nom du produit, Catégorie, Description, Caractéristique.
Si on a saisi une caractéristique, un cadre relatif à cette caractéristique s'affiche. Il permet d'ajouter des filtres de recherche sur la caractéristique (avec la condition de recherche (opérateur) et la valeur).
Automatiquement, après avoir fait le filtre sur les caractéristique, les résultats de la recherche s'affichent dans le cadre résultat.
L'affichage dans cet assistant est limité à 20 enregistrements. Le champ nombre de résultat dans le cadre recherche vous indique le nombre de produit répondant aux critères de recherche. Pour afficher la liste complète, cliquer sur Voir la liste.
Gestion de la double unité
Open-Prod intègre la notion de double unité, qui permet de gérer un produit en plusieurs catégories d'unités différentes. Elle intervient lorsqu'un produit en stock est géré dans une unité différente de celle d'achat et/ou de vente.
Exemple : un stock de cuivre est géré au mètre, mais acheté en bobines. Deux unités sont nécessaires, le mètre, l'unité (ou la bobine), ainsi qu'un facteur de conversion pour faire le lien entre les deux catégories d'unités.
Paramétrage de la double unité
L'activation de la double unité dans la fiche produit nécessite un droit utilisateur. Les utilisateurs ne disposant pas de ce droit ne verront pas le champ Double unité dans l'en-tête.
On distingue trois types de double unité : la double unité fixe, la double unité fixe multiple et la double unité variable.
Après activation, trois unités deviennent paramétrables dans l'en-tête de la fiche produit :
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L’unité de mesure ;
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L’unité secondaire (l'unité de vente dans l'onglet « Vente » et l'unité d'achat dans l'onglet « Achat ») ;
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L’unité de prix qui sera forcément de la même catégorie que l'unité secondaire.
La double unité fixe correspond au cas où les deux unités sont figées. Lorsqu'un produit est configuré en double unité fixe, il faut donc définir le ratio entre les deux unités. L'aide facteur et l'aide facteur inverse sont des détrompeurs pour éviter les erreurs.
En reprenant l'exemple, si le cuivre est acheté en bobine (l'unité d'achat) de 100 cm et stocké en centimètres (l'unité de gestion), on indiquera un facteur de 1 et un diviseur de 100. Le champ d'aide inscrira « 1,00 cm = 0,01 Bobine » (illustration ci-contre).
Les onglets « Vente » et « Achat » comportent chacun leurs unités spécifiques avec le ratio correspondant.
Le cuivre peut être acheté en bobines, géré en centimètres et vendu au kg.
Les champs ratio, aide facteur et aide facteur inverse ne sont pas visibles si les unités de mesure et de vente / achat appartiennent à la même catégorie.
Modification dans l'interface :
Lors d'un achat, les quantités à acheter seront exprimées dans les deux unités pour plus de clarté. Il en va de même pour les ventes.
Double unité fixe multiple
Pour un produit géré en double unité, il peut arriver qu'un fournisseur exprime parfois ses quantités dans une unité, et ses prix dans une autre. Il faut alors pouvoir disposer d'une table référençant les unités possibles avec leur taux de conversion.
Exemple : un produit est stocké en kilos, mais acheté en bonbonnes, avec un prix exprimé en litres. Il faut donc établir les conversions entre les unités de poids (le kg), de contenant (la bonbonne) et de volume (le litre).
Quand la double unité est activée et que le type de double unité est fixe, l'option Table de conversion d'unité apparaît. En cochant la case, une liste de seconde unité pour les achats ou les ventes s'affiche dans un nouvel onglet « Conversions d'unité ».
Le champ Table de conversion d'unité est visible uniquement si dans les paramètres produits, le champ Autoriser plusieurs unités est coché.
Exemple ci-contre : avec ce paramétrage, les achats pourront s'effectuer en litres ou en kg.
Dans cet onglet, le cadre Conversion permet de lister les différentes conversions entre l'unité de stockage et les unités de vente ou d'achat. Pour établir la table de conversion entre les unités sur un produit, il est possible d'utiliser des modèles de conversion et de les importer dans le cadre Modèle. Chaque ligne issue des modèles est ajustable via le bouton.
Exemple ci-contre : avec ce paramétrage, les achats pourront s'effectuer en litres ou en kg.
Paramétrage des modèles de conversion d'unités
Un modèle peut contenir tous les conversions entre les unités : il n'y a donc pas besoin de définir un modèle pour chaque unité. Dans la pratique, on définit un modèle sur un couple (unité de gestion ; catégorie de produit*). *Si la catégorie est établie sur le même comportement des produits qui la composent.
Exemple : une scierie gère les planches à l'unité. Dans la fiche, on renseigne la masse volumique, la longueur et la largeur. En intégrant ces champs dans des formules de calcul, on peut définir des modèles de conversion des planches vers des kilos de planches ou des mètres carrés.
Le modèle permet aussi de définir si ce type de conversion sera utilisable pour les achats et pour les ventes.
Exemple (illustré ci-contre) : achat réalisé sur un produit gérer en double unité fixe multiple :
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Unité d'achat : le litre. L'acheteur achète 50 litres d'huile ;
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En unité de mesure, cela représente 10 unités (facteur de conversion de 5) ;
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En unité de prix, cela représente 30 kilos (facteur de 3 entre les unités et les kilos) ;
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Le prix unitaire est défini à 60€ l'unité dans la fiche produit, soit 20 € le kilo au moment de l'achat.
Double unité Variable
Lorsqu'un produit est configuré en double unité variable, l'ensemble des réceptions, livraisons, déclarations sont dans les deux unités. Le stock sera donc aussi géré dans les deux unités. En revanche la valorisation ne se fera que dans l'unité de gestion.
Si le type de double unité est variable, le cadre Double unité Variable apparaît dans l'onglet « Approvisionnement ». Il permet de définir la seconde unité de mesure par défaut ainsi que le ratio par défaut de conversion.
Exemple : lors d'une réception d'entrecôtes, le chargé de réception réceptionnera 3 entrecôtes de 400 g par défaut et pourra réajuster le poids de l'une d'entre elles à 420 g.
Le champ Tolérance est utilisé pour borner les valeurs renseignées manuellement. La valeur, exprimée en pourcentage, doit être comprise entre 1 et 100 ; pour supprimer la tolérance, utiliser la valeur -1. Une tolérance à 0 équivaut à faire de la double unité fixe.
En reprenant notre exemple, le chargé de réception ne pourra pas dire qu'une entrecôte pèse 500 g si la tolérance est de 10 %.
À l'instar de la double unité fixe multiple, il est possible d'établir plusieurs tables de conversion entre la première unité et une seconde. Le ratio par défaut est alors à définir pour chaque unité.
Double unité variable avec étiquette
Dans ce cas bien précis, la gestion des approvisionnements et des réservations de matières peut se gérer dans les deux unités.
Exemple avec des barres d'acier :
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Produit : barre d'acier 3mm de diamètre
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Unité de gestion : la pièce
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Seconde unité de gestion : le mètre linéaire
Lors de l'achat par exemple, on indiquera qu'on commande 3 barres de 10 mètres de long.
La double unité variable est principalement utilisée dans les métiers de l'agroalimentaire, de la joaillerie, et dans tous les métiers où une dimension du produit évolue au cours de son utilisation. La double unité variable sera alors propagée dans les nomenclatures, les achats, les ventes, les productions, etc.
Version
Gestion des versions
Open-Prod permet de gérer les différents changements de version d'un produit via la notion de version. Cette version influence de nombreux objets dans le système tels que les ventes, les achats, les OT et OF, les nomenclatures, etc.… puisque que la version sera propagé dans chacun des objets. On distingue dans Open-Prod versions majeures et versions mineures.
Version majeure
Gérer les produits avec version majeure revient à créer des produits différents, reliés par un groupe de version.
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Nom de la version (requis)
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Date de début et date de fin (non requis)
Il est ensuite possible de venir sélectionner une version majeure dans le champ approprié.
Le groupe de version est créé en reprenant par défaut le code produit.
La bonne pratique au changement de version majeure d'une pièce est d'utiliser le bouton dupliquer :
Le nouveau produit créé a le même groupe de version mais une autre version majeure (celle choisie dans l'assistant). Il est donc relié à l'autre produit grâce au groupe de version.
Les produits ont donc chacun leur cycle de vie, leur stock, ...
Le name_get du produit sera modifié pour afficher : [Code produit - Version] Nom du produit
Version mineure
Un produit va avoir ses versions suivies à partir du moment où le champ Tracer la version est coché.
Une version est un objet composé de 2 champs :
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Une date de début : date à partir de laquelle la version est active.
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Une description : champ texte permettant de décrire la version.
Automatiquement, la version actuelle du produit va être renvoyée dans le champ « Version ». La version actuelle est définie comme la version ayant la date de début, antérieure à la date actuelle, la plus proche de la date actuelle.
Nomenclatures et version
Il va être possible de définir des nomenclatures propres à une version d'un produit.
Dès qu'un produit a sa version tracée, un champ est ajouté dans l'entête de la nomenclature. Ce champ « Version du produit » est un champ obligatoire et définit sur quelle version du produit va s'appliquer cette nomenclature.
De ce fait, il est possible d'avoir plusieurs nomenclatures actives en même temps sur le même produit à partir du moment où la version du produit est différente dans les nomenclatures en question.
Achats, ventes et version
Lors de l'achat d'un produit dont la version est tracée, un champ « Version du produit » est ajouté à la ligne de commande d'achat. De la même manière un champ « Version du produit » est également ajouté dans les lignes de commande de vente.
Automatiquement la version active du produit est remontée lors de la création de la ligne d'achat (ou de vente), néanmoins il est également possible de choisir manuellement la version que l'on souhaite acheter (ou vendre).
Ordres d'approvisionnement, mouvements et version
À la suite d'un besoin (une vente ou une production par exemple), un mouvement sortant va être généré. Ce mouvement va porter la version du produit lorsque la version du produit est tracée. Lorsque ce mouvement va passer l'état « En attente », il va générer un ordre d'approvisionnement (si le déclenchement d'approvisionnement du produit l'autorise) qui lui aussi va porter la version du produit. Cet ordre d'approvisionnement va alors générer des OF ou des achats sur ce produit avec la version correspondante.
OFs et version
Lors de la création d'un OF sur un produit dont la version est tracée, un champ « Version du produit » est ajouté dans le cadre produit.
Automatiquement, la version remontée est alors la version active du produit. La nomenclature qui remonte est la nomenclature active dont la version est égale à celle de l'OF. Changer la version manuellement changera également la nomenclature liée.
De même, si l'OF provient d'une vente, la version (et donc la nomenclature) sera propagée depuis la ligne de vente.
Réceptions, livraisons et version
Lors d'une réception (ou d'une livraison), l'assistant de picking indique la version du produit qui va être réceptionné (ou livré). Il également est possible de changer la version livrée dans cet assistant.
Lors d'une livraison, la disponibilité est calculée sur le produit et comprend donc toutes ses versions. Néanmoins, s’il y a déjà des produits en stock, il y aura un décalage entre le stock et le mouvement (comme le mouvement porte la version mais les versions ne sont pas gérées en stock). Si le produit est suivi par étiquette, cette contrainte sera bloquante car il ne sera pas possible d'ajouter une étiquette possédant une version différente de la version du mouvement. Il faudra alors séparer le mouvement sortant grâce au bouton d'action « Split », ensuite aller dans le reliquat du BL initial et changer la version du produit grâce au 
à droite du champ « Version du produit » dans le mouvement (ou lors du traitement du BL dans l'assistant de picking). Il sera alors possible d'assigner les étiquettes aux mouvements. Pour un produit non suivi par étiquette, cette contrainte ne sera pas bloquante et il sera possible d'affecter au picking des produits en version 1 comme 2 même si le mouvement sortant est sur la version 2. Rien n'empêche d'appliquer ce principe à un produit non suivi par étiquette, en « splittant » le mouvement pour garder une trace des différentes versions livrées.
Traçabilité et version
Si le produit dont la version est tracée est également suivi par étiquette, l'étiquette va alors porter la version du produit. Il sera alors possible de contrôler le stock sur une version particulière via ces étiquettes.