Commission
Le module Commission permet de gérer les commissions des commerciaux en ajoutant la notion d'agent commercial, soumis à des règles de commissionnement. Le module gère aussi le paiement des commissions.
L'application des commissions se fait selon un axe client. Les règles d'application des commissions dépendent du client, du moment d'application (le facturé ou l'encaissé) et le paramétrage autorise des seuils planchers, et des commissions fixes et variables. La régularisation des commissions auprès des agents se fait sur un produit unique souvent appelé « Commissions ». Il sera utilisé dans les paiements.
Ajouts du module
Paramétrage
Il se fait en 3 étapes :
- Paramétrages des agents et des règles de commissions par agent.
- Listing des clients commissionnés.
- Paramétrages des produits exempts de commissions ou avec des commissions particulières.
1 - Les Agents
Accessible depuis le menu Partenaires > Agent, ce sont les commerciaux qui toucheront des commissions sur les ventes générées ; ils peuvent être internes à la société (employés) ou bien externes (apporteurs d'affaires). L'objet agent est en relation avec l'objet employé et l'objet partenaire.
Un agent porte un nom, et peut être de type Partenaire ou Employé. Selon le type sélectionné, un champ Partenaire ou Employé apparaît pour sélectionner le tiers correspondant. Le Nom est alors calculé en fonction du Nom et Prénom de l'employé ou du Nom du partenaire.
Pour pouvoir être sélectionné, le partenaire doit être de type Agent
Le partenaire doit être de type Fournisseur avec un Mode de paiement (fournisseur) renseigné afin de pouvoir générer la facture.
Il faut ensuite paramétrer la commission et son fonctionnement. Pour cela, on sélectionne le produit qui sera utilisé pour le paiement de la commission : le mieux est de créer un produit de service Commissions. On définit ensuite la Fréquence de facturation (Mois, Trimestre ou Année) et si le Calcul est sur le CA facturé ou le CA encaissé, ce qui déterminera à quel moment sont générés les paiements des commissions.
Dans le champ Commission par défaut, on sélectionne la règle à appliquer à l'agent : commissions sur des montants minimums, commissions fixes, ou variables en fonction d'un pourcentage.
La liste des clients pour lesquels l'agent touchera une commission, dans l'onglet « Assigné client », se remplie automatiquement quand l'agent a été affecté dans la fiche partenaire.
2 - La fiche Client
Dans l'onglet Vente, un cadre Commission permet de lister les agents qui bénéficient de commissions s'ils enregistrent une vente sur le client. Le bouton 
permet à la fois d'affecter l'agent au client mais aussi d’agir sur l'historique. Deux cases à cocher permettent de définir si des commissions doivent être propagées aux ventes brouillons et en cours ainsi qu'aux factures brouillon ou simplement dans les ventes en brouillon.
3 - Onglet Vente de la fiche Produit
Le champ Exemption de commission permet d'exclure le produit des calculs de commissions de l'agent.
Exemples d'application : exclusion des frais de port ou des frais d'emballages.
Le champ Commission particulière permet de forcer la commission appliquée à ce produit, quel que soit la commission de l'agent.
Application dans les ventes
À la sélection du client, les agents référencés dans le formulaire du client sont propagés dans le cadre Commissions de l'onglet « Comptabilité ». À noter qu'en terme de contrôle interne, les commerciaux ne devraient pas avoir accès à cette liste.
Règlement des commissions
Les commissions sont calculées sur les factures (c'est-à-dire validées et/ou payées).
Pour créer un règlement de commissions, il faut aller dans le menu Ventes > Règlement des commissions et entrer un nom (par exemple « Nicolas Dupond 09/19 »), sélectionner l'agent à payer, et le journal de paiement sur lequel l'écriture sera comptabilisée. Le montant total des commissions à payer se calcule automatiquement en cliquant sur le bouton rechercher les lignes de commissions. Ce champ n'est donc pas modifiable, mais un second champ, montant total à payer, est prévu pour ajuster manuellement le montant qui sera réellement payé.
D'autres champs permettent d'entrer des informations complémentaires :
- Date de départ/date de fin : dates de la période sur laquelle Open-Prod calcule les commissions. Permet de borner une période de calcul. ;
- Si Calcul sur CA facturé, alors ces dates bornent la date de facture
- Si Calcul sur CA encaissé, alors ces dates bornent la date du dernier paiement
- Période : période comptable de l'écriture comptable qui sera générée. Elle se complétera automatiquement à la validation (période en cours) si elle n'est pas saisie ;
- Commission : récapitulatif des factures et commissions associées qui entrent dans le calcul du champ montant total des commissions.
- Calcul sur : si CA facturé, toutes les factures ouvertes et payées seront remontées. Si en revanche, CA encaissé, seules les factures payées totalement seront remontées.
Après le paramétrage, selon le type d'agent, il faut utiliser le bouton d'action Générer le paiement (pour les employés), ou Générer la facture (pour les partenaires) pour générer le paiement ou la facture en brouillon.
Dans le cas d'un paiement, le règlement des commissions passera à l'état validé, et un lien vers le paiement apparaîtra dans le champ Paiement. Cliquer sur valider le règlement pour que le règlement passe à l'état Terminé. L'écriture comptable est validée, et le numéro de pièce est propagé dans le champ paiement.
Dans le cas d'une facture, le règlement des commissions passera à l'état validé, et un lien vers la facture apparaîtra dans le champ Facture. Cliquer sur Payer la facture pour que le règlement passe à l'état Terminé. L'écriture comptable est validée, et le numéro de pièce est propagé dans le champ paiement.
