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Gestion des avenants

Un avenant est un document formalisant la modification d'un contrat existant. Dans Open-Prod, le module Gestion des avenants permet de réaliser des modifications sur un contrat, ou plutôt sur la commande initiale. Ce module fonctionne indifféremment avec des commandes de ventes ou des commandes d'achats. Il sera donc possible de générer un avenant avec un client qui souhaite modifier sa commande, ou de demander une modification de commande auprès d'un fournisseur en gérant ensuite la notion d'autorisation.

L'installation du module modifie l'interface des ventes et des achats. Deux boutons d'action apparaissent dans le menu de droite des formulaires :

  • Générer un avenant ;
  • Liste des avenants.

Utilisation (Achat et vente)

Prérequis : les commandes doivent être au minimum à l'état Confirmé.

Pour créer un avenant sur une commande, cliquer sur le bouton d'action Générer un avenant.

  • Un avenant est une copie de la commande sur laquelle la génération d'avenant est exécutée. L'avenant est reconnaissable à son nom [Nom de la commande initiale] - [Numéro de l'avenant].
     Exemple : l'avenant PO156 - 2 a été généré à la suite d’un premier avenant (le PO156 - 1), lui-même généré depuis l'achat PO156.
  • L'avenant est créé en brouillon et donc modifiable entièrement.
  • La commande initiale est automatiquement passée à l'état annulé.
  • Le bon logistique initial est annulé. Un nouveau mouvement sera généré à la confirmation de l'avenant.

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Dans l'onglet « Historique » de l'avenant, la liste des bons logistiques référence les documents annulés de la commande initiale ainsi que les autres bons liés à la commande de quelque manière que ce soit (livraisons partielles, autres avenants, ...).

Le champ Commande de vente (ou achat) mère indique la commande initiale. 

Cliquer sur le bouton Avenant pour accéder à tous les avenants liés à la commande initiale. 

Si une facture est validée sur la commande initiale ou sur les avenants, il n'est plus possible d'en générer.

Cas d'une livraison partielle et génération d'un avenant

Un client commande N produits, mais les stocks permettent de n'en livrer que X. Un reliquat de N-X reste donc à livrer. Le client demande à modifier sa commande et en commande M de plus. Le reliquat initial est annulé mais le nouveau BL prévoit de livrer N - X + M produits de manière à tenir compte du reliquat précédent.

Si lors de l'avenant, le client demande à diminuer la quantité de la commande de sorte que la quantité de l'avenant est inférieure à la quantité livrée, le bon logistique lié à l'avenant (et comprenant le reliquat) est alors annulé. 

Cas d'une vente de livraison et génération d'un avenant

Si la vente est livrée et qu'un avenant est généré, le bon de retour se re-génère automatiquement à la création de l'avenant, de la même sorte qu'un BL classique.

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