Contrat de maintenance

Le module Contrat de maintenance permet de générer automatiquement des factures périodiques selon les termes d'un contrat prédéfini. Le contrat de maintenance n'est pas destiné à gérer de la production.

L'accès à ce module est soumis à l'attribution d'un droit d'accès utilisateur supplémentaire.

Ajouts du module

Le module ajoute :

·        Un sous-menu dédié accessible dont le chemin est Ventes > Ventes >Contrat, pour créer et gérer les contrats ;

·        Un droit d'accès utilisateur « Contrat » ;

Explication des champs

Les champs de l'en tête

·        Nom : désignation du contrat.

·        Type : le contrat peut être de type fournisseur ou client. Son type détermine le domaine appliqué au champ du partenaire, ainsi que le type de la facture générée (facture de vente ou facture d'achat).

·        Client/Fournisseur : le nom du champ varie en fonction du type. Détermine le partenaire concerné par le contrat.

·        Date de création : ce champ est complété automatiquement avec la date du jour, mais reste modifiable.

·        Fréquence : définit la fréquence de génération des factures. Le premier champ donne la fréquence par période, le second détermine le type de période.

·        Date de début : date de début du contrat. La première facture sera générée à cette date, il faut donc indiquer la date de début de contrat dans le cas d'un terme à échoir, mais indiquer la fin de la première période à facturer dans le cas d'un terme échu. 

·        Date de fin : date de fin du contrat. Passée cette date, plus aucune facture ne sera émise.

·        Contrat de maintenance : Case à cocher qui définit si le contrat est un contrat de maintenance : si elle est cochée, l'onglet Maintenance apparaît.

·        Générer facture avec le cron : si l'option est cochée, les factures se créeront automatiquement grâce à une tâche planifiée.

·        Onglet Produit

·        Il faut renseigner le ou les produits du contrat. Ce sont ces lignes qui seront générées dans les futures factures. Il est courant de lister des produits de services dans cet onglet.

·        Onglet Facture

·        Liste toutes les factures ayant été générées depuis ce contrat. Elles sont générées en brouillon : l'utilisateur doit ensuite les valider. 

Onglet Documents et notes

Permet d'écrire des notes sur le contrat et d'enregistrer les documents annexes de manière à centraliser toutes les informations relatives au contrat dans un seul endroit.

Onglet Maintenance

Recense les opérations de maintenances rattachées au contrat ainsi que les parcs.

À la génération de la facture, la facture contient autant de lignes qu'il y a eu d'interventions sur la période (fréquence). On retrouve dans le commentaire de la ligne de facture le nom du parc et de l'opération de maintenance.

Processus de génération des factures

Avec le module contrat, il y a deux possibilités de génération des factures : soit manuellement, soit via un cron.

Génération manuelle

Une fois le contrat validé, une action Créer factures est disponible. Elle permet de créer toutes les factures brouillon du contrat, entre la date de début renseignée dans l'en tête et la date à renseigner dans l'assistant de création. Les factures seront donc générées en respectant la fréquence définie dans l'en tête et en reprenant les produits et prix de l'onglet Produit.

·        Génération via le cron

Si "Générer facture avec le cron" est coché dans l'en tête, les factures vont être générées par l'action planifiée Create_invoice. Le bouton Créer facture est toujours présent mais n'a normalement pas besoin d'être utilisé dans ce cas. L'action planifiée est programmée dans le standard pour s'exécuter 1 fois par jour. Chaque jour, si une facture doit être créée car le contrat est actif, la date du jour correspond à la date de début du contrat + x*la fréquence, aucune facture liée à ce contrat n'existe déjà à cette date alors une facture brouillon sera créée.

Flux de travail

Les contrats suivent ce flux de travail :