Devis Excel
Le module Devis Excel est un complément pour réaliser les chiffrages de nouveaux produits. Il s'intègre dans le module Devis. L'objectif principal de ce module est de simplifier le chiffrage d'un nouveau produit en établissant le prix de revient dans un fichier Excel. L'outil Excel étant simple, rapide, permissif, il peut accueillir des besoins de chiffrages simple comme complexes (formules de calculs) en se basant sur les données de l'ERP (composants, ressources, ...).
L’intérêt secondaire de ce module est l'intégration dans l'ERP du ou des nouveaux produits créés à partir d'un fichier Excel (création des fiches produits, des nomenclatures et des gammes).
Les ajouts
- Dans le formulaire des devis, deux boutons d'actions Exporter le modèle XLSX et Importer ligne depuis XLSX. Le premier sert à exporter le modèle de chiffrage et le second sert à l'importer après le chiffrage.
- Dans les ligne de devis, l'onglet Devis Excel permet de générer les données techniques
- Dans la gestion documentaire, un enregistrement est généré pour accueillir le modèle Excel de chiffrage.
Utilisation
1/ Cliquer sur Exporter modèle XLSX pour télécharger un modèle sur l'ordinateur. Un assistant permet de choisir quel modèle télécharger s’il existe plusieurs matrice de chiffrage. L’Excel est généré avec les données mises à jour : produits, prix, ...
2/ Compléter l’Excel et réimporter le fichier renseigné avec le bouton Importer Ligne depuis XLSX.
L'utilisation est donc très simple et la complexité de chiffrage est gérée dans Excel.
Si le chiffrage est réalisé pour plusieurs quantités, penser à cocher la case Prix multiple dans l'onglet « Adresse et configuration ».
Le modèle Excel
L’Excel est téléchargé à partir d'un modèle stocké dans la GED. Ce modèle repose sur des onglets et des zones non modifiables. En revanche le reste de l’Excel est entièrement modifiable et permet de réaliser des formules, créer des calculs complexes de prix de revient et de prix de ventes...
Tout ce qui est à l'extérieur des zones non modifiables est libre.
Dans l'onglet « Synthèse », on retrouve le futur produit vendu (cadre 1) avec son Nom, son code, son unité, ainsi que le produit modèle. Le produit modèle servira à la création du nouveau produit puisque la fiche produit de celui-ci sera identique (traçabilité, plan de contrôles, ...) à celle du produit modèle. Le tableau Prix de vente (cadre 2) sert à définir les prix de ventes en fonctions des quantités. Il est à compléter en jouant avec la série économique de production et le Total calculé dans le cadre 3. Dans l’Excel modèle standard, le total est égal à la somme de prix de la nomenclature, de la gamme et des frais additionnels. Mais cette formule peut être complexifiée.
L'onglet « Nomenclature » permet de définir la future nomenclature du produit en fonction des composants et des produits semi-finis. Pour aider à renseigner celle-ci, l'ensemble des produits et leur prix de revient de la base de données sont exportés dans l'onglet Produit. Il faut simplement choisir dans la liste. Sinon un composant n'existe pas, on peut simplement le renseigner sans tenir compte de la liste existante.
L'onglet « Gamme » permet de définir le processus de fabrication et donc calculer son coût en fonction des catégories de ressources existantes dans la base de données. Elles sont exportées dans l'onglet « Ressources ».
Les onglets « Produit », « Ressources », « Unité » et « Fournisseurs » sont des onglets avec les données de l'ERP. Il est donc conseillé de régénérer régulièrement le fichier modèle pour bénéficier des nouvelles données.
Génération des données techniques
Dans l'onglet Devis XLSX des lignes de devis, les boutons Importer et appliquer à la ligne de devis et Importer permettent de créer respectivement le produit chiffré dans l’Excel sur la base du produit modèle ainsi que sa nomenclature et gamme.
Le produit est créé sur la base du produit modèle. Il faut donc bien paramétrer le produit modèle. Par exemple, le chiffrage et l'import crée un référencement client sur le produit et client du devis : ne pas oublier de choisir un produit modèle qui n'est pas en vente libre.