Plan comptable
Plan comptable
Pour améliorer la lisibilité, les classes de comptes (comptes de type vue) sont en bleu et les comptes en noir. Cliquer sur un compte permet d'afficher son contenu (écritures comptables en liste).
En faisant un clic droit sur le texte de la première colonne, un bouton "Éclater toute la structure" permet de déplier toute l'arborescence.
Notez que la création des comptes comptables se fait depuis le menu Comptes du module Facturation.
Affichage du plan comptable chiffré
Ce menu est accessible via Comptabilité > Plan comptable > Plan comptable. Un menu de paramétrage s'affiche avec plusieurs options de paramétrage.
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L’exercice est un paramètre optionnel qui sert restreindre l'affichage de données sur un exercice comptable. Si le champ est laissé vider, le système utilisera toutes les écritures comptables existantes en comptabilité.
Les périodes sont préchargées à partir de l'exercice sélectionné.
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Il est possible de définir toutes les écritures ou seulement les écritures comptabilisées comme mouvements cibles.
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En complément de l'exercice, il est possible de définir une fourchette de périodes. Lorsqu'on ne définit pas d'exercice, on peut sélectionner une plage de périodes à cheval entre deux exercices.
Exemple : si on souhaite afficher les écritures comptables du 01/07/20 au 30/06/21, on laissera l'exercice vide et on sélectionnera la fourchette « 07/2020 » à « 06/2021 ».
Les périodes d'ouverture et de clôture ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont sélectionnées de manière explicite comme période de début ou de fin.
Comptes auxiliaires - Principe
Les comptes auxiliaires répondent à un besoin de simplifier la gestion comptable des tiers, et tout particulièrement des clients et des fournisseurs. En effet, en pratique, dans une entreprise, il devient très vite compliqué de gérer, d'organiser et de synthétiser tous les clients dans un unique compte client, et de même pour les fournisseurs.
Le plan comptable permet d'incrémenter le compte 411 Clients sur plusieurs positions pour créer autant de compte de tiers qu'on souhaite, comme : 41100001 Client A, 41100002 Client B, etc. Cependant, certains problèmes subsistent :
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Il est difficile d'identifier les comptes au quotidien sans se référer au libellé de compte ;
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Cette numérotation peut quand même ne plus suffire au fil des années : un plan comptable sur 6 positions au lieu de 8 est par exemple beaucoup plus limité ;
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Le seul moyen d'obtenir une vue globale des postes clients et fournisseurs est d'éditer des documents récapitulant l'ensemble des comptes correspondants.
Pour pallier cela, la plupart des logiciels permettent aujourd'hui d'utiliser des caractères alphabétiques dans la nomenclature afin d'étoffer les possibilités de la nomenclature, ainsi qu'un système de comptes auxiliaires et centralisateurs qui consiste à définir les comptes individuels des tiers comme des sous-comptes rattachés à un compte unique. Les écritures comptables sont alors obligatoirement comptabilisées dans les comptes auxiliaires : le compte centralisateur n'est pas écriturable, et n'a d'autre but que de fournir rapidement le total de tous les comptes qui y sont rattachés.
D'autres problèmes subsistent toutefois :
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La création systématique d'un compte par partenaire alourdit inutilement le plan comptable, surtout si les partenaires ne sont pas récurrents...
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... et la lourdeur du plan aboutit souvent à la création de doublons de comptes ;
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Cette numérotation peut quand même ne plus suffire au fil des années : un plan comptable sur 6 positions au lieu de 8 est par exemple beaucoup plus limité.
Dans Open-Prod, s'il est possible de travailler sur des comptes auxiliaires, le système est orienté vers la notion de partenaire : on parlera de couple compte/partenaire (ou de « maille partenaire »).
Fonctionnement
Dans Open-Prod, la notion de compte auxiliaire est implicitement gérée à travers la notion de partenaire. Au lieu de créer un compte comptable de tiers pour chaque client et chaque fournisseur, on peut utiliser un seul compte client et un seul compte fournisseur puisqu'on va préciser le partenaire sur chaque écriture. On parlera de « couple compte/partenaire ».
La majorité des écritures étant générées automatiquement à certaines étapes de l'activité (validation d'une facture, enregistrement d'un paiement, ...), le partenaire sera automatiquement renseigné. Pour obtenir un détail par tiers, on utilisera ensuite le champ dédié dans les différents écrans et rapports disponibles.
Un exemple de grand livre des fournisseurs avec l'utilisation du couple compte/partenaire est affiché plus bas.
Il reste possible de renseigner un compte tiers par partenaire, mais dans tous les cas, les données du tiers seront gérées dans la fiche partenaire.
Dans un tel mode de fonctionnement, les rapports comptables de grand livre des tiers et de balance des tiers deviennent inutilisables, puisqu'ils se basent sur le champ partenaire des écritures comptables. À la place, on utilisera alors les rapports grand livre et balance en filtrant sur la fourchette de comptes généraux correspondant aux tiers (exemple : 411000 à 411999 pour les clients). Par contre, aucune alternative ne remplacera la balance âgée en standard : il sera nécessaire d'adapter le document pour afficher le champ account.account.name à la place du champ account.move.line.partner.
D'autre part, l'utilisation de comptes comptables individuels surcharge lourdement l'état du bilan détaillé, qui liste tous les comptes par ligne de bilan : suivant la volumétrie, le bilan détaillé peut ainsi passer d'un nombre normal de 4-5 pages à plusieurs dizaines de pages.
Écritures sur un compte 400000 Fournisseurs avec partenaire (méthode recommandée)
Grand livre des tiers (couples compte/partenaire)