Rapport - balance agée
Principe
Vidéo explicative : Rapports de comptabilité
https://www.youtube.com/watch?v=EOrS_HW9DJQ&list=PL7GTgiEVsRUdCzJ0e8RG3Z6XPaizJAkD7&index=14
La balance âgée est un document de gestion employé en comptabilité auxiliaire (ou comptabilité des tiers). Il s'agit d'une balance des comptes auxiliaires non soldés par profondeur d'échéance. Elle peut présenter uniquement les créances/dettes échues, ou également les créances à échoir.
L'intérêt de ce document est multiple :
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Identifier d'éventuels retards de règlements, notamment en vue d'une campagne de relance ;
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Alimenter d'autres documents, notamment les prévisionnels de trésorerie ou l'annexe des comptes annuels ;
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Auditer la qualité des processus de règlement, ...
Fonctionnement
La balance âgée est un état dont la qualité dépend du travail de révision comptable effectué en amont, et du paramétrage effectué.
Prérequis et critères qualitatifs
La qualité d'une balance âgée dépend en grande partie de la révision comptable effectuée en amont. Voici les différents points pouvant affecter significativement son contenu :
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Montants mal affectés/non affectés : des créances, dettes et règlements mal affectés (mauvais comptes et/ou partenaires) faussent la balance âgée et peuvent conduire à une mauvaise analyse. Les règlements non affectés (montants en compte d'attente) amplifient le volume des créances et dettes indiqués dans la balance âgée ;
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Absence de rapprochement bancaire : le rapprochement bancaire a pour but de valider les écritures comptables de banque, qui constatent en grande partie des règlements clients et fournisseurs, avec le relevé d'opérations réelles de la banque. En l'absence de rapprochement bancaire à jour, il existe un risque que des écritures de banque soient fictives (écriture erronée) ou qu'elles aient donné lieu à annulation (chèques sans provision, LCR soumises à acceptation non acceptées, ...) ;
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Absence de lettrage : la balance âgée est alimentée par les écritures de comptes de tiers non lettrées. Si les comptes n'ont pas été lettrés en amont, la balance âgée présentera des informations moins précises : les créances et dettes seront considérées comme non lettrées et présentées comme non payées, tandis que le règlement correspondant sera indiqué en négatif dans la colonne « Montant à échoir - Moins de 30 jours ».
Importance de la date sélectionnée
L'état de la balance âgée est intrinsèquement lié à la date sélectionnée pour éditer les données, car il se base sur les lettrages et la date de règlement. En effet, une créance/dette réglée (et lettrée) en comptabilité apparaîtra différemment selon que la date paramétrée est antérieure ou non au règlement.
Exemple : une créance client à échéance du 30/04/2019 est réglée le 20/08/2019 ; elle a été lettrée avec le règlement en comptabilité :
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Si on édite la balance âgée au 19 août 2019, la créance apparaîtra dans la colonne « Créances échues - Plus de 90j » et sera considérée comme une créance ancienne ;
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Si on édite la balance âgée en date du 20 août 2019, la créance n'apparaîtra plus puisque le règlement est intervenu à cette date.
Edition
L'édition de la balance âgée est accessible par le menu Comptabilité> Rapports> Balance Âgée.
L'assistant de paramétrage comprend les options suivantes :
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Type balance : sélection entre une balance âgée clients ou fournisseurs.
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Détail : en cochant l'option, la balance contiendra les écritures comptables qui composent les montants indiqués pour chaque partenaire. Dans le cas contraire, seuls les soldes sont affichés.
Pour les écritures de report à nouveau, le numéro de pièce de l'écriture d'origine est indiqué entre parenthèses.
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Ne pas afficher les règlements : si coché, les écritures sur des journaux de type banque et de type liquidités ne seront pas affichés.
Les écritures de banque passées en report à nouveau resteront malgré tout affichées.
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Afficher les montants en devise : si coché, les montants en devises secondaires seront affichés en plus des montants en devise société. Dans les balances avec détail, chaque ligne sera en double devise.
Au niveau des totaux par partenaire, le total en devise secondaire sera uniquement affiché pour la devise secondaire paramétrée dans la fiche partenaire.
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Date limite : date maximale des écritures prise en compte dans la balance âgée. Ce champ détermine non seulement la date de fin de la balance âgée, mais également la date maximale de prise en compte des règlements. Ainsi, la balance âgée éditée reflète la situation telle qu'elle était à la date limite, puisque les créances/dettes réglées après la date apparaîtront comme non réglées.
La page dédiée au fonctionnement de la balance âgée détaille plus précisément cette mécanique.
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Partenaires : sélection des partenaires à afficher dans la balance. En laissant vide, tous les partenaires sont affichés.