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Taxes - Déclaration de TVA

Principes

Vidéo explicative : Calcul de la TVA 

https://www.youtube.com/watch?v=jAlV8uUeLpk&list=PL7GTgiEVsRUdCzJ0e8RG3Z6XPaizJAkD7&index=13 

Le module de déclaration de TVA réalise automatiquement les étapes opérationnelles de la TVA : 

  • Liquidation (calcul) de la TVA automatisé avec gestion de la TVA sur encaissements ; 

  • Calcul du montant des ventes à déclarer ; 

  • Génération automatique des écritures de liquidation et de paiement de la TVA ; 

  • Édition d'un récapitulatif du calcul de TVA. 

 

Une image contenant texte Description générée automatiquement 

Workflow 

La déclaration de TVA possède un statut qui permet de faciliter le suivi. Il évolue à chaque action effectuée : 

  • Brouillon : la déclaration a été créée et sauvegardée ; 

  • En cours : la déclaration a été validée (bouton Valider du menu « Actions »). L'écriture de TVA est comptabilisée automatiquement à la validation. Le bouton Annuler la validation annule l'écriture et replace la déclaration en statut brouillon ; 

  • Terminé : le paiement associé à la déclaration a été généré (bouton Paiement du menu « Actions »). Le bouton Annuler le paiement replace la déclaration en statut « en cours ». 

 Attention, si une écriture de TVA a été lettrée manuellement après la génération, toute tentative d'annulation entraînera un message d'erreur. C'est le cas lorsque le solde à payer est lettré manuellement avec un paiement. 

Calcul de la TVA à déclarer 

Pour que le calcul de la TVA s'effectue correctement, plusieurs conditions préalables doivent être remplies : 

  1. Les écritures doivent être comptabilisées et validées ; 

  1. La liste des journaux exclus et les comptes de TVA doivent être paramétrés correctement dans le modèle de déclaration de TVA ; 

  1. La période de calcul indiquée dans la déclaration doit être correctement renseignée ; 

  1. Les écritures comptables sur le compte de TVA ne doivent pas être lettrées. 


 

 

Prise en compte de la TVA sur encaissements 

Dans le système, les comptes de TVA sur encaissements fonctionnent comme des « comptes de transit » : ils permettent de stocker toutes les écritures de TVA dont l'exigibilité est conditionnée par le règlement de la facture correspondante, et ne sont pas pris en compte dans le calcul de la TVA. Leur montant total apparaîtra dans le second onglet de la déclaration, « Comptes de TVA en attente ». 

Lorsque le règlement est comptabilisé et lettré avec la créance/dette correspondante, Open-Prod transfère automatiquement le montant de la TVA depuis le compte de TVA sur encaissements vers le compte de TVA « classique », en comptabilisant une écriture en journal d'opérations diverses. 

Pour plus d'informations, consulter la page dédiée aux taxes sur paiements. 

 La bascule ne s'effectue que lorsque le compte de créance/dette de la pièce comptable est lettré totalement, c'est-à-dire quand la créance/dette est complètement soldée : en cas de paiement partiel, Open-Prod ne basculera pas le prorata de TVA correspondant. D'autre part, pour les acomptes sur prestations qui sont normalement soumis à TVA, il faut obligatoirement générer une facture d'acompte, la valider et la passer au statut Payée pour que la TVA soit prise en compte. 

Si le règlement est délettré par la suite, Open-Prod annulera l'écriture de transfert automatiquement, à condition que cette dernière ne soit pas lettrée. Le lettrage peut avoir été effectué automatiquement si une déclaration de TVA est validée entre temps, ou manuellement. 

Si le module Certification France est installé, l'écriture de reclassement sera extournée au lieu d'être supprimée si elle a été validée. 

Formulaire

En-tête 

L'en-tête de la déclaration de TVA contient l'ensemble des paramètres de calcul de la TVA : 



  • Le type de filtre. Trois filtres sont proposés pour fixer les bornes de calcul de la TVA. Pas de filtre : la TVA est calculée sur les bornes de l'année fiscale ; si celle-ci n'est pas définie, le calcul s'effectue toutes périodes confondues. Par période/Par date : deux champs période/date de début et période/date de fin s'affichent pour fixer les bornes ; 

  • L’année fiscale sur laquelle est calculée la déclaration. Il s'agit d'un champ facultatif. Si l'année est définie, les bornes de l'exercice s'appliquent en plus des bornes de périodes ou de dates. Pour calculer une TVA avec des périodes/dates à cheval sur deux années fiscales, il faut donc laisser ce champ vide ; 

  • La période de TVA : ce champ a uniquement un caractère informatif, et permet d'identifier les TVA mensuelles ; 

  • La période/date de début : les écritures comptabilisées antérieures à cette période/date ne seront pas prises en compte dans le calcul de la TVA. Attention, si l'année fiscale est définie, ses bornes ont la priorité sur ce champ. 

  Exemple : pour des dates du 01/10/18 au 31/03/2019 et une année fiscale 2019, seules les écritures comptabilisées à partir du 01/01/19, date de début de l'année 2019, seront prises en compte. 

  • La période/date de fin : les écritures comptabilisées postérieures à cette période/date ne seront pas prises en compte dans le calcul de la TVA. Attention, si l'année fiscale est définie, ses bornes ont la priorité sur ce champ. 

  Exemple : pour des dates du 01/01/2019 au 31/03/2020 et une année fiscale 2019, seules les écritures comptabilisées jusqu'au 31/12/2019, date de fin de l'année fiscale 2019, seront prises en compte. 

Onglets de la déclaration de TVA 

La déclaration contient quatre onglets qui récapitulent les données prises en compte dans le calcul : 

  • Comptes de TVA : récapitule la TVA déductible et collectée prises en compte pour le calcul du solde de TVA, et permet de paramétrer la génération des écritures (voir plus bas) ; 

  • Comptes de TVA en attente : indique le montant de la TVA sur encaissements en compte qui n'est pas encore exigible. Elle permet de contrôler rapidement les comptes à la recherche d'éventuels montants de TVA relatifs à des factures qui ont été réglées, mais qui n'auraient pas été lettrées ; 

  • Comptes de revenus et dépenses : indique à titre informatif le montant des produits et charges pour la période sélectionnée ; 

  • Journaux exclus : cet onglet indique les journaux éventuellement exclus pour calcul de la déclaration de TVA. Les écritures des journaux exclus ne seront jamais prises en compte. Les journaux exclus peuvent être paramétrés dans le modèle de déclaration de TVA. 

Dans les trois premiers onglets, le détail des écritures comptables composant le montant total peut être affiché en cliquant sur les lignes correspondantes. Les comptes listés dans ces trois onglets sont déterminés dans le modèle de déclaration de la TVA. 

Onglet « Comptes de TVA » - Champs de paramétrage 

Cet onglet contient des champs supplémentaires permettant de paramétrer les écritures automatiques de liquidation (calcul) et de paiement de la TVA. 

Cadre « Écriture de validation » 

Pour comptabiliser l'écriture de validation de la TVA, l'utilisateur doit renseigner le journal comptable sur lequel elle sera comptabilisée et le compte pour solde de TVA. 

Le solde de TVA est calculé par différence entre la TVA collectée et la TVA déductible, après avoir cliqué sur sur le bouton d'action Calculer. Un solde positif indique un montant à payer, tandis qu'un solde négatif indique un crédit de TVA. 

La date de l'écriture n'est pas obligatoire : si elle n'est pas renseignée avant de cliquer sur Valider, l'écriture sera comptabilisée à la date du jour. La période est par contre obligatoire ; si l'option Vérifier la date dans la période est cochée dans le journal sélectionné, la date de l'écriture devra obligatoirement être comprise dans la période. 

Il est d'usage de comptabiliser l'écriture de TVA le dernier jour de la période déclarée. Par exemple, pour la déclaration de mars 2019 effectuée en avril, on comptabilisera l'écriture le 31/03/19. Pour la TVA du 1er semestre 2019, on comptabilisera l'écriture le 30/06/19. 

Enfin, le n° de pièce (validation) indique le numéro de la pièce comptable après la génération de l'écriture. Un clic sur le numéro affiche la pièce. 

Champs du cadre Écriture de paiement 

Pour comptabiliser l'écriture de paiement de la TVA, l'utilisateur doit renseigner le journal comptable sur lequel elle sera comptabilisée. Le champ ne propose que les journaux de type banque et chèques ou Liquidités. 

Le compte n'est pas demandé : l'écriture sera comptabilisée entre le compte pour solde de TVA indiqué dans le cadre Écriture de validation et le compte de banque rattaché au journal du cadre Écriture de paiement. 

Le solde du compte de TVA indique le solde comptable du compte pour solde de TVA, c'est-à-dire le montant non soldé du compte. Normalement, ce montant est à zéro avant de générer l'écriture de validation (car toutes les TVA antérieures déclarées sont déjà payées), puis correspond après validation au solde de TVA calculé dans le premier cadre. Pour faciliter le contrôle, le champ est répété dans ce cadre. 

La date de l'écriture n'est pas obligatoire : si elle n'est pas renseignée avant de cliquer sur Paiement, l'écriture sera comptabilisée à la date du jour. La période est en revanche obligatoire ; si l'option Vérifier la date dans la période est cochée dans le journal sélectionné, la date de l'écriture devra obligatoirement être comprise dans la période. 

Le montant de paiement permet à l'utilisateur de renseigner le montant qui a été payé. Si le montant de paiement est négatif, l'écriture sera comptabilisée comme un encaissement. Si le champ reste vide, aucune écriture ne sera générée en cliquant sur le bouton Paiement et la déclaration ne passera pas en statut Terminé. 

Enfin, le n° de pièce (paiement) indique le numéro de la pièce comptable après la génération de l'écriture. Un clic sur le numéro affiche la pièce. 

Cette pièce est automatiquement lettrée avec le montant à payer dans le compte pour solde de TVA.

Mode opératoire

Création d'une nouvelle déclaration 

Cliquer sur le bouton Créer pour ouvrir le formulaire de création. Pour pouvoir enregistrer la déclaration en brouillon, il faut tout d'abord compléter les champs obligatoires de l'en-tête ainsi que des cadres Validation et Paiement situés en bas de l'onglet « Comptes de TVA ». Ne pas oublier de sauvegarder ensuite. 

Puis, cliquer sur le bouton Calculer pour actualiser les trois onglets de la déclaration et calculer les montants à déclarer. 

 En cas de modification en comptabilité, il faudra cliquer à nouveau sur le bouton Calculer pour x actualiser la déclaration. 

 À ce stade, l'onglet « Comptes de TVA en attente » permet de vérifier que les écritures en comptes de TVA sur encaissements correspondent bien à des factures non réglées. 

Si l'option Autoriser les modifications manuelles est activée, il est ensuite possible d'ajouter ou supprimer des écritures de TVA calculées en cliquant sur un compte en modification, puis en utilisant le bouton  ou Ajouter un élément. 

1/ Rentrer en modification. 

2/ Cliquer sur le compte comptable à modifier dans le cadre TVA déductible ou TVA collectée. 
3/ Utiliser le bouton  ou Ajouter un élément pour effectuer les modifications voulues. 
4/ Sortir du détail : un astérisque  est affiché à côté du compte pour indiquer une modification manuelle. 
5/ Cliquer sur le bouton Recalculer seulement le montant dans le cadre modifié. 

6/ Sauvegarder. 

Les écritures sélectionnables doivent répondre aux conditions du calcul automatique, à l'exception des dates : il est ainsi possible de sélectionner des écritures d'une période antérieure à la date de début de la déclaration. 

Exemples d'utilisation 

  • Sur la TVA de juillet 2022, on doit régulariser un montant de TVA déductible qui est en report à nouveau, mais il existe plusieurs montants qu'on ne souhaite pas prendre dans le report. On paramétrera des dates du 01/07/22 au 31/07/22 pour le calcul automatique, puis on ajoutera l'écriture à régulariser manuellement. 

  • Le calcul de TVA fait ressortir une TVA déductible sur immobilisations négative : on supprimera les écritures du cadre en attendant de pouvoir les compenser avec d'autres éléments. 

Validation d'une déclaration de TVA 

Après avoir créé et calculé la déclaration de TVA, renseigner la date de comptabilisation souhaitée (optionnel) dans le cadre Écriture de validation puis cliquer sur le bouton Valider depuis le menu « Actions » situé à droite pour générer l'écriture de TVA. La déclaration passe en statut En cours. 
Si la date n'est pas renseignée, la pièce comptable est comptabilisée automatiquement à la date du jour. 

Comptabilisation du paiement de la TVA 

Entrer en modification pour saisir le montant de paiement et la date de comptabilisation souhaitée (optionnel) dans le cadre Écriture de paiement, puis utiliser le bouton Paiement dans le menu d'actions situé à droite pour générer l'écriture de paiement de la TVA. La déclaration passe en statut « Terminé ». 

Si la date n'est pas renseignée, la pièce comptable est comptabilisée automatiquement à la date du jour. 

 L'écriture de paiement étant comptabilisée, la dette/créance auprès de l'Administration fiscale apparaît comme soldée en comptabilité. Pour contrôler que le paiement est effectif, il conviendra d'effectuer le rapprochement bancaire de la période : c'est à ce moment que le montant comptabilisé sera confirmé par le montant indiqué sur le relevé de la banque. 

Édition de l'état récapitulatif 

Le menu imprimer dans le bandeau supérieur permet d'éditer un état récapitulatif des éléments de calcul de la TVA. Cet état reprend l'entête de la déclaration et le détail des cadres TVA collectée et TVA déductible. 

Pourquoi ne peut-on pas éditer une déclaration de TVA depuis ce module ? 

La déclaration de TVA est un formulaire légal qui varie en fonction des pays, et évolue au gré des nouvelles dispositions fiscales. En France, elle ne contient pas uniquement des éléments liés à la TVA, mais également tout un éventail de taxes additionnelles collectées en même temps que celle-ci. 

La mise à jour des nouveaux millésimes et de toutes leurs composantes nécessiterait une veille juridique et fiscale qui dépasse notre cœur de métier. Le module déclaration de TVA reste un outil d'automatisation du calcul et des écritures de TVA, qui ne gère pas les innombrables éléments nécessaires à l'édition d'une déclaration de TVA en bonne et due forme. 

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