Rapport - balance
Principe
Vidéo explicative : Rapports de comptabilité
https://www.youtube.com/watch?v=EOrS_HW9DJQ&list=PL7GTgiEVsRUdCzJ0e8RG3Z6XPaizJAkD7&index=14
La balance est un document qui liste les comptes comptables et indique le total des mouvements débiteurs et créditeurs de la période, ainsi que le solde à fin. Elle peut aussi indiquer des soldes antérieurs en plus.
C'est un document qui offre une vision synthétique de la comptabilité, et qui est couramment utilisé en comptabilité. On distingue la balance générale, qui liste les comptes généraux, et la balance clients/fournisseurs (ou balance des tiers) qui liste les comptes auxiliaires (comptes clients et fournisseurs individuels).
Balance des tiers
Dans Open-Prod, la notion de compte auxiliaire est portée par le couple compte/partenaire.
La balance des tiers liste donc, pour chaque partenaire, le solde des comptes de type interne (champ type de l'objet res.partner) « compte client » ou « fournisseur ». Elle permet de connaître rapidement le solde des créances clients ou des dettes fournisseurs par partenaire.
Édition d'une balance des tiers (PDF)
L'édition de balance générale est accessible par le menu Comptabilité> Rapports> Balance/grand livre, en sélectionnant le type de rapport Balance des tiers.
Les champs proposés sont identiques à ceux de l'édition d'une balance générale, à l'exception de deux champs de l'onglet Filtres destinés à paramétrer les partenaires :
Sélection des partenaires : en sélectionnant Tous les partenaires (choix par défaut), l'ensemble des partenaires sera affiché dans la balance des tiers. En sélectionnant Liste de partenaires, le champ correspondant s'affiche ;
Liste de partenaires : ce champ ne s'affiche que si le type de rapport est Sélection des partenaires, et permet d'ajouter manuellement les partenaires à afficher dans la balance des tiers.
Les deuxième et troisième onglets sont dédiés aux balances comparatives.
Le document est édité au format PDF, et récupéré par téléchargement direct dans le répertoire de téléchargements de l'ordinateur (défini dans le paramétrage du navigateur).
Balance générale
La balance générale liste les comptes généraux, et pour chacun, le total de mouvements débiteurs et créditeurs et le solde global. Une variante appelée « balance par rubriques » ajoute en plus les comptes de type vue (arborescence du plan comptable).
Édition de balance générale
L'édition de balance générale est accessible par le menu Comptabilité> Rapports> Balance/grand livre, en sélectionnant le type de rapport « Balance générale ».
Les champs à compléter sont les suivants :
-
Type de filtre : détermine le type de période sélectionnée pour construire le rapport. Il y a trois options :
-
Pas de filtre : toutes les écritures seront récupérées pour construire l'état. Si l'année fiscale est définie, le filtre sera restreint à l'exercice correspondant ;
-
Par date ajoutera deux champs obligatoires date de début et la date de fin pour définir les bornes temporelles. Le filtre gardera toutes les écritures comptabilisées entre ces deux dates. Si l'année fiscale est définie, le filtre sera restreint aux bornes de l'exercice correspondant ;
-
Par période ajoutera deux champs pour définir la période de début et la période de fin. L'année fiscale doit impérativement être cohérente avec les bornes définies pour les types de filtre par date ou par période. Dans le cas contraire, le rapport sera erroné.
D'autre part, les périodes d'ouverture et de clôture se comportent différemment des autres : elles sont automatiquement exclues des rapports si elles ne sont pas sélectionnées explicitement dans les champs de périodes (voir illustration ci-contre).
-
Année fiscale : ce champ est facultatif, mais comprendre son utilisation est obligatoire pour éditer des rapports cohérents. Il détermine l'exercice comptable sur lequel les écritures sont récupérées pour construire le solde des comptes, et s'applique donc aux bornes temporelles définies dans les champs de début et de fin.
Exemple (dans le cadre d'un exercice fiscal calé sur l'année civile) : pour une balance par date du 01/07/2018 au 30/06/2019 avec année fiscale 2018, seuls les montants du second semestre 2018 seront pris en compte. Il faut donc laisser l'année fiscale vide. -
Compte de début/compte de fin : déterminent la fourchette de comptes comptables à afficher dans le rapport. Si un compte de type vue est sélectionné, le compte à utiliser sera déterminé en listant tous les comptes qui ne sont pas de type vue appartenant au compte de type vue renseigné, puis en prenant le premier (pour le compte de début) ou le dernier (pour le compte de fin).
L'onglet « Filtres » contient :
-
Une option Afficher les comptes soldés : en l'activant, tous les comptes mouvementés sur la période seront affichés, même s'ils sont soldés.
-
Un champ sélection des journaux proposant deux options : Tous les journaux et Liste des journaux. Le second choix affiche une liste des journaux permettant de sélectionner les journaux manuellement. Cela peut par exemple permettre d'exclure des journaux de situations intermédiaires.
Les journaux désactivés n'apparaissent pas dans les rapports, même s'ils sont sélectionnés manuellement.
Les deuxième et troisième onglets sont dédiés aux balances comparatives.
L'onglet « Liste des comptes » indique les comptes qui seront affichés dans le document. Il permet de vérifier la fourchette de comptes lorsqu'on utilise des comptes de type vue.
Le document est édité au format PDF, et récupéré par téléchargement direct dans le répertoire de téléchargements de l'ordinateur (défini dans le paramétrage du navigateur).
Question fréquente : « Comment imprimer une balance ou un grand livre sur un exercice antérieur ? »
Tous les comptes de l'exercice clôturé sont soldés lors de la clôture, il faut donc adapter le paramétrage pour ressortir les bons soldes.
Pour imprimer un état comptable sur un exercice clôturé, il faut modifier deux paramétrages :
-
Afficher la liste de journaux et sélectionner tous les journaux sauf le journal de clôture ;
On exclut ainsi l'écriture de liquidation du résultat qui solde les comptes de produits et charges. -
Filtrer par période, de la période d'ouverture à la dernière période précédant la période de clôture.
On exclut ainsi l'écriture de clôture qui solde les comptes de bilan.
Comparatifs
La balance générale et la balance des tiers peuvent afficher le solde de deux périodes supplémentaires. Cela permet notamment d'afficher un exercice antérieur comme période de référence.
Utilisation des onglets de comparatif
Dans le paramétrage des balances, les deux onglets « Comparatif 1 » et « Comparatif 2 » permettent de définir les périodes supplémentaires.
Les comparatifs sont désactivés par défaut : pour activer un comparatif, l'utilisateur doit définir un type de filtre et/ou une année fiscale pour borner les périodes, ainsi que le nom qui apparaîtra dans l'entête de colonne dans le rapport.
