Tâches périodiques - fin de période

Principes

En comptabilité, à chaque fin d'exercice, on effectue un ensemble de travaux afin d'établir ses comptes annuels, avant d'effectuer la clôture annuelle, une suite d'opérations dont le but est d'assurer la continuité de la comptabilité future et l'inaltérabilité des comptes établis. 

Le menu « Fin de période » regroupe les fonctions liées à la clôture : 

Générer les écritures

Paramétrage des journaux 

Pour générer les écritures d'ouverture dans de bonnes conditions, il faut au préalable configurer les journaux d'ouverture et de clôture. 

Champs de l'entête 

Les comptes indiqués ici ne sont qu'une préconisation, mais les champs doivent dans tous les cas être remplis. 

L'assistant 

Une fois le paramétrage des journaux réalisé, la génération des écritures d'ouverture peut être lancée depuis le menu Comptabilité > Tâches périodiques > Fin de période > Générer les écritures d'ouverture. 

Champs du formulaire 

L'assistant de génération doit être complété avec attention avant de valider. Les champs sont tous obligatoires : 

Schéma des écritures 

Dans Open-Prod, la génération des écritures de report à nouveau comptabilise trois pièces comptables correspondant à trois opérations différentes : 

Constatation du résultat de l'exercice 

L'écriture de constatation du résultat consiste à solder tous les comptes de produits et de charges et de comptabiliser la différence dans un compte de résultat : le compte 120000 pour un bénéfice, 129000 pour une perte. La pièce est comptabilisée dans le journal de clôture et sur la période de clôture de l'exercice clôturé, à la date de clôture. 

Après comptabilisation, tous les comptes de classe 6 et 7 présentent donc un solde à zéro, et le compte de résultat représente le résultat de l'exercice. 

Écritures de clôture 

Les écritures de clôture vont solder tous les comptes de bilan sur le journal d'ouverture et sur la période de clôture de l'exercice à clôturer, à la date de clôture. 

Après les écritures, tous les comptes de classe 1 à 5 présentent donc un solde à zéro à la date de fin d'exercice–tous les comptes sont donc soldés sur l'exercice puisque les comptes des classes 6 et 7 ont été soldés dans l'écriture de constatation du résultat. 

 Le but des écritures de clôture est de compenser les écritures de report à nouveau au niveau global de la comptabilité : dans le cas contraire, si on affiche toutes les écritures comptables d'un compte sur deux ans après les reports à nouveau, la valeur des comptes sera doublée (détail comptabilisé dans l'année + solde comptabilisé à l'ouverture). 

 Pour éditer des états sur un exercice clôturé, il faudra obligatoirement exclure le journal de clôture, puisqu'inclure ce dernier fausserait les chiffres. 

Écritures de report à nouveau 

Les écritures de report à nouveau vont reporter le solde des comptes de bilan à fin d'exercice à la date de début de l'exercice suivant, sur le journal d'ouverture et sur la période d'ouverture. 

 Historiquement, le report à nouveau servait à reporter le solde d'un journal papier sur un nouveau journal lorsqu'on commençait un nouvel exercice (ou que le journal était plein), afin de conserver le solde antérieur des comptes à disposition. De nos jours, on retrouve toujours ce principe sur les documents de comptes, notamment les relevés bancaires ou les avis d'échéance de loyers. 

Après avoir comptabilisé les écritures de report à nouveau, on peut obtenir l'état des comptes à jour en partant du premier jour de l'exercice en cours. Avant de les avoir générées, il faut repartir du report à nouveau de l'exercice précédent et y ajouter toutes les écritures postérieures pour calculer le solde à fin. 

Exemple : fin mars 2019, sans les reports à nouveau 2018, il faut éditer une balance du 01/01/18 au 31/03/19 pour obtenir des soldes de compte à jour, car on repart des reports à nouveau 2017 comptabilisés le 01/01/18 en y ajoutant toutes les écritures comptabilisées depuis. Après avoir effectué les reports à nouveau de 2018, comptabilisés le 01/01/19, une balance du 01/01/19 au 31/03/19 indiquera les mêmes soldes à fin que la première balance. 

 Gestion des factures ouvertes et des lettrages 

Dans les comptes où le lettrage est autorisé, si la méthode de report à nouveau est non lettré, le système génère une écriture de clôture pour chaque écriture non lettrée (ou lettrée avec une écriture d'un exercice postérieur), puis les lettre ensemble. Dans ce cas, pour qu'une facture liée aux écritures lettrées reste en statut ouverte, le traitement propage le numéro de la facture dans le champ Pièce d'origine (carry_forward_origin_id) dans l'écriture de report à nouveau. Il s'agit d'un champ technique qui n'apparaît pas dans l'interface, mais qui est pris en compte dans le calcul qui détermine le statut payé de la facture. 

Le lettrage se fait en fonction du lettrage de l'écriture reportée au moment du report à nouveau : 

Annuler les écritures

L'annulation d'une clôture comptable est en principe interdite. Cette fonction n'est donc dédiée qu'aux tests, et ne doit pas servir de solution de secours lorsqu'une clôture s'est mal déroulée. Il est donc impératif de garantir le bon fonctionnement de la clôture (vérification de la balance de clôture, contrôle des paramètres, simulation sur copie de base si nécessaire) et si possible, de sauvegarder la base de données avant de lancer le traitement de clôture. 

La fonction d'annulation n'est donc accessible : 

Ce menu affiche un assistant de sélection dans lequel sélectionner l'exercice clôturé qui doit être rouvert, et sa période de clôture. 

À la validation : 

Attention, les écritures d'ouverture devront être supprimées manuellement. De plus, les autres périodes de l'exercice rouvert ne sont pas rouvertes automatiquement (il faudra le faire manuellement si nécessaire). 

 Cette fonction est destinée à annuler une clôture si celle-ci s'est mal déroulée, immédiatement après celle-ci. Certaines actions en comptabilité après la clôture peuvent empêcher l'annulation des écritures d'ouverture, comme le lettrage d'une écriture d'ouverture. 

Fermer un exercice

Le menu Comptabilité> Tâches périodiques> Fermer un exercice ouvre un assistant destiné aux sociétés ne tenant pas la comptabilité dans l'ERP. Dans ce cas, le processus de clôture annuelle ne les concernant pas, ils peuvent facilement clôturer un exercice, sans générer d'écritures. 

L'assistant simplement propose de sélectionner un exercice non clôturé : à la validation, l'exercice sera en statut Fermé, et toutes les périodes qu'il contient seront au statut Fermée. 

 

Fermer une période

Outre la possibilité de clôturer un exercice, il est également possible de fermer indépendamment une ou plusieurs périodes d'un exercice. Dans ce cas, les écritures comptables ne pourront plus être comptabilisées sur les périodes correspondantes. 

La fermeture d'une période peut servir à : 

- empêcher la saisie d'écritures comptables après des situations intermédiaires, des reportings mensuels, etc. ; 

- bloquer la saisie sur l'exercice complet en attendant la clôture de l'exercice. 

Depuis 2018, l'administration fiscale a rendu obligatoire la validation des écritures justifiant les déclarations de TVA dans le FEC avant leur dépôt. Cette obligation a été assouplie pour les sociétés remplissant certaines conditions, et dont la tenue comptable et les déclarations de TVA sont établies par un membre de l'Ordre des experts comptables. 

Source : Revue Fiduciaire - Dépêche du 14/06/2018 

Fermer une période 

Il existe deux moyens de fermer une période : 

Dans les deux cas, une fenêtre de confirmation s'affiche : cocher la case de confirmation et cliquer sur. 

 Il reste ensuite possible de rouvrir une période en retournant sur la vue formulaire puis en cliquant sur.