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Configuration compta - Comptes comptables

Principes

Plan comptable, compte comptable et norme française 

En comptabilité, toutes les opérations économiques sont inscrites dans des comptes comptables. L'ensemble des comptes utilisés dans un périmètre, que ce soit un pays, un groupe ou une société, sont regroupés et classés dans un document, le plan comptable. Le plan comptable est donc le référentiel du comptable au quotidien. 

En France, les numéros de compte sont organisés dans une nomenclature qu'on désigne généralement comme le « plan comptable général » (le PCG) –en réalité, le PCG est la réglementation comptable complète, la nomenclature n'en représentant qu'une infime partie. Toutes les structures françaises tenant une comptabilité possèdent leur propre plan comptable, adapté selon leurs besoins, mais ils sont, sauf cas particuliers, basés sur la nomenclature définie dans le PCG. 

Le plan comptable général se décompose en classes de comptes qui peuvent être séparées en 2 groupes : 

  • Les comptes de bilan (classe 1 à 5) qui permettent d'établir le bilan comptable, état financier qui retrace le patrimoine de la société. Le patrimoine étant conservé dans le temps, on conserve chaque année le solde de ces comptes (reports à nouveau) ; 

  • Les comptes de produits et de charges (classe 6 et 7) qui permettent d'établir le compte de résultat, état financier qui retrace l'activité et la performance économique de la société sur une période prédéfinie. Le résultat se calculant par année, ces comptes sont remis à zéro chaque année lors des écritures de clôture. 

Les classes de comptes sont les suivantes : 

Classe 1 - Comptes de capitaux : Comprend les comptes de capitaux propres et réserves, mais également les comptes d'emprunt, de subventions, de provisions réglementées ; 

Classe 2 - Comptes d'immobilisations : Comprend tout ce qui concerne la détention d'immobilisations : les comptes d'immobilisations (valeurs d'entrée au bilan), d'amortissements et de dépréciations d'immobilisations ; 

Classe 3 - Comptes de stocks et d'en-cours : Comprend tout ce qui concerne la détention de stocks, c'est-à-dire les comptes de stocks et en-cours et de dépréciations de stocks et d'en-cours ; 

Classe 4 - Comptes de tiers : Il s'agit de la classe la plus développée dans les comptes de bilan, puisqu'on y trouve les comptes qui concernent l'ensemble des tiers interagissant avec la société : clients, fournisseurs, État, organismes sociaux, associés, ... Cette classe sert à constater les créances et les dettes de la société à l'égard des tiers ; 

Classe 5 - Comptes financiers : On y trouve tous les comptes liés à la détention de monnaie ou d'instruments financiers de court terme. Il s'agit généralement des comptes bancaires, des caisses, des valeurs mobilières de placement, mais également des comptes de virements internes (pour le suivi des transferts monétaires en interne) ; 

Classe 6 - Comptes de charges : Comprend tous les comptes utilisés pour constater des charges (dépenses au sens large du terme) engagées par la société au cours d'un exercice (ces comptes sont vidés chaque année lorsqu'on comptabilise le résultat de l'exercice) ; 

Classe 7 - Comptes de produits : Comprend tous les comptes utilisés pour constater des produits (revenus au sens large du terme) dégagés par la société au cours d'un exercice (ces comptes sont vidés chaque année lorsqu'on comptabilise le résultat de l'exercice). 

Dans chaque classe, une arborescence à plusieurs niveaux permet de déterminer le compte à utiliser. L'utilisation d'un compte doit être choisie avec soin car elle conditionne notamment la structure du compte de résultat et influe sur les différents indicateurs de performance de l'entreprise, notamment les soldes intermédiaires de gestion. Le comptable dispose néanmoins d'une certaine latitude sur les dernières positions de la nomenclature : une fois le compte déterminé, il peut créer des subdivisions s'il souhaite augmenter le niveau de détail. 

 Quelques exemples d'arborescence ci-contre. 

 Si le siège social de la société se situe en France, vous pouvez installer le module « Comptabilité française » qui ajoutera automatiquement le plan comptable français ainsi que les taxes françaises. D'autres modules complémentaires par pays sont disponibles dans le menu applications. 

 

Paramétrages

Le formulaire 

Voici les différents champs affichés à la création/modification d'un compte comptable : 

  • Code et nom du compte : champ obligatoire. Le code, ou numéro de compte, correspond au numéro dans le plan comptable utilisé. Le nom du compte permet d'expliciter la nature du compte afin que tous les utilisateurs en aient la même utilisation. 
    Un code comptable ne peut contenir que des lettres et des chiffres. Les lettres seront automatiquement mises en majuscules en quittant le champ. 

  • Parent : le compte « parent » représente la classe de compte, et permet de créer l'arborescence du plan comptable. 
    Le parent est obligatoirement un compte de type vue. 
    Il n'est pas possible de saisir sur un compte qui n'a pas de parent. 

L'arborescence permet notamment de : 
    – propager les sections de rapport si débit/crédit lors du paramétrage du compte ; 
    – construire les états de comptes annuels (bilan et compte de résultat) ; 
    – définir les plages de comptes à imprimer dans les rapports comptables ; 
    – afficher un plan comptable chiffré. 

Une image contenant texte, capture d’écran, intérieur Description générée automatiquement

  • Type interne : Le type interne est utilisé pour des caractéristiques disponibles sur différents types de comptes : la saisie d'écritures est impossible dans les comptes « Vue », « Consolidation » doit être utilisé dans des environnements multi-sociétés nécessitant la consolidation des résultats, « Clients/Fournisseurs » pour les comptes de tiers correspondants, « Fermé » pour les comptes obsolètes ; 

  • Méthode de report à nouveau : Détermine la méthode de report à nouveau à utiliser sur le compte lors des clôtures annuelles. 

  • Aucun signifie que le compte ne sera pas reporté ; il sera pris en compte dans le calcul du résultat. 
    En comptabilité française, cela correspond à tous les comptes de classe 6 et 7. 

  • Solde reportera le solde du compte en à nouveau. Cette méthode est particulièrement pratique pour les comptes volumineux dont le suivi ne nécessite pas un report détaillé (pas de lettrage), comme les comptes de trésorerie ; 

  • Non lettrés reportera uniquement les écritures non lettrées en à nouveau. Cette méthode est à utiliser pour tous les comptes de bilan susceptibles d'être lettrés. 
    Les comptes clients et fournisseurs doivent impérativement être reportés en non lettrés. 

  • Autoriser le lettrage : Si cette option est cochée, le lettrage est autorisé sur le compte, et un bouton d'action « Voire les écritures non lettrées » est ajouté au menu latéral droit dans la fiche de paramétrage du compte ; 

  • Section de rapport si débit : requis si les comptes sont gérés en section unique. Détermine dans quelle section des états financiers apparaîtra le compte si son solde est débiteur. 
    Plus d'informations sur la page dédiée aux types de comptes. 

  • Taxes par défaut : ce champ est utilisé par certaines fonctions pour automatiser le calcul et la génération des écritures comptables avec TVA. C'est notamment le cas dans les assistants de lettrage avec ajustement (option avec TVA), et dans certains modules complémentaires (lots de paiements, saisie au kilomètre,...) ; 

  • Devise secondaire : Permet d'ajouter une devise secondaire sur le compte. Dans ce cas, le fonctionnement des devises impose l'utilisation de cette devise sur toutes les écritures du compte ; 

  • Taxe à l'encaissement : Cette option concerne en principe les comptes de taxes exigibles à l'encaissement, comme la TVA sur prestations de services. Si la case est cochée, Open-Prod gérera la taxe sur encaissement au niveau du compte. 

Cette option est à activer pour gérer la TVA sur prestations de services en France. 

  • Compte d'attente : activer cette option permet de désactiver la validation automatique des pièces comptables lorsqu'une écriture utilise un compte d'attente. 

  • Actif : Si la case est décochée, le compte sera masqué. L'option permet de masquer un compte sans le supprimer, et sert notamment lorsqu'un compte ne peux pas être supprimé (s'il est mouvementé) ; 

  • Débit et Crédit : Ces champs se calculent automatiquement en fonction des mouvements comptabilisés. À la création, ils seront donc vides, et toute saisie sera effacée automatiquement à la validation du compte ; 

  • Solde : Solde du compte, calculé automatiquement en fonction des mouvements comptabilisés ; 

  • Section de rapport si crédit : requis si les comptes sont gérés en section unique. Détermine dans quelle section des états financiers apparaîtra le compte si son solde est créditeur. 
    Plus d'informations sur la page dédiée aux types de comptes. 

  • Taux de change sortant : Ce champ n'est modifiable que si une devise a été saisie dans le champ Devise. Il détermine la date du taux journalier à récupérer pour la conversion. 

  • Solde dans la devise : Solde du compte en devise, calculé automatiquement en fonction des mouvements comptabilisés ; 

  • Compte de taxe à récupérer (à l'encaissement) : Ce champ obligatoire n'apparaît que si l'option de taxe à l'encaissement est activée. Il permet de définir le compte sur lequel la bascule de taxe est effectuée lorsque la facture correspondante est payée. 

  • Commentaire : Ce champ permet par exemple de noter des informations sur l'utilisation du compte et la nature des mouvements comptables à y affecter. 

Sections : ce champ many2many ne s'affiche qu'après la première sauvegarde du compte, si les sections sont gérées en multi-sections. Le calcul des sections est automatique à la première sauvegarde. Ensuite, il sera nécessaire de cliquer sur le bouton Calculer pour recalculer les sections. L'option Section manuelle permet de sélectionner manuellement des sections. 
 Plus d'informations sur la page dédiée aux types de comptes. 

  À noter : les comptes de type « vue » ne peuvent pas être dupliqués pour éviter toute erreur de manipulation (dupliquer un compte de type « vue » duplique tous les comptes rattachés).  

Pourquoi les comptes comptables ne sont pas listés correctement/n'apparaissent pas correctement dans les listes ou les éditions ? 

L'ordre des comptes est déterminé grâce au calcul des parents gauche et droite de chaque compte. Il peut parfois arriver que ce calcul ne se soit pas exécuté correctement, ce qui provoque un problème dans l'enchaînement des comptes. Dans ce cas, la solution est de recalculer les parents par une action administrateur. 

Procédure : 

    1°/ Créer une action administrateur sur le modèle account.account et sur la méthode _parent_store_compute.      

    2°/ Exécuter l'action administrateur : le problème doit être résolu. 

Règles d'affectation

Les règles d'affectation permettent d'affecter automatiquement un compte comptable à des types de comptes (ou sections), afin d'exploiter les nouveaux reports de comptes annuels (disponibles uniquement pour les serveurs jasper v7). Pour activer le fonctionnement des règles d'affectation, il faut sélectionner Multi-sections pour l'option Sections basées sur les comptes dans les paramètres généraux de facturation. 

Les règles d'affectation sont installées automatiquement en standard avec le module Comptabilité France. Il est recommandé de ne pas les modifier : si nécessaire, dupliquer les règles à modifier, et désactiver les règles inutilisées. 

Formulaire 

Voici les différentes informations et options disponibles dans les règles d'affectation. 

  • La racine de compte concernée, ainsi que les règles d'exclusion. Les exclusions doivent être séparées par une virgule ; il n'est pas possible d'ajouter plusieurs racines. 
    La règle ci-contre s'appliquera à tous les comptes commençant par 709, sauf les comptes commençant par 7097. 

  • La règle peut s'appliquer aux soldes de comptes débiteurs, créditeurs, ou les deux. Lorsqu'on crée une règle pour un sens uniquement, il est fortement recommandé de créer une seconde règle pour gérer l'autre cas. 
    Ce paramétrage réplique le fonctionnement des sections si débit/crédit. 

  • Le type de compte concerné : si l'option est laissée vide, la règle s'applique à tous les comptes comptables. Sinon, elle s'applique uniquement aux comptes comptables du type définit (clients, fournisseurs, banque, …). 

  • La section à laquelle le compte sera affecté. 

  • La règle peut être activée ou non. 

Fonctionnement 

Pour le fonctionnement des nouveaux reports de comptes annuels, chaque compte doit être affecté autant de fois qu'il est utilisé dans des calculs. Les règles du standard permettent d'éditer les états de bilan et de compte de résultat à partir du plan comptable du standard, ou de tout autre plan comptable « classique » (classes de comptes 1 à 7). 

Pour les plans comptables ou les normes spécifiques, il sera nécessaire de procéder à un ajustement. 

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Adaptation des règles d'affectation 

L'utilisation de comptes auxiliaires dans un plan comptable peut nécessiter d'adapter les règles d'affectation. Par exemple, dans QuadraComptabilité, les comptes auxiliaires clients et fournisseurs, sont communément affectés aux classes 0 et 9. Pour ce type de fonctionnement, il faudra créer des règles d'affectation calquées sur les règles de racine 411 et 401 afin d'affecter les comptes en 0 et en 9. 

Types de comptes

Les types de comptes, aussi appelés sections de comptes dans le système, servent à classifier les comptes comptables dans états de comptes annuels. 

Paramètres et champs 

On retrouve les informations et options suivantes : 

  • Le nom du Type de compte ; 

  • Une séquence qui ordonne les différentes sections de même niveau dans un état ; 

  • Un type de rapport, qui définit le report dans lequel la section est utilisée. Les sections inutilisées sont paramétrées sur « / » ; 

  • Un type. Les sections d'agrégation sont généralement prises en compte dans les totaux codés « en dur » dans le report, tandis que les sections normales correspondent à tout le reste. 

  • La section parente qui détermine l'arborescence du report ; 

  • Le niveau de rapport détermine la mise en forme appliquée à la section, et parfois sa prise en compte dans le total. Le niveau le plus haut est le premier niveau, sur quatre niveaux possibles. 

  • Une option permet de mettre la section en gras dans le rapport ; 

  • Une option permet de ne pas afficher le détail des comptes dans les reports détaillés. Elle est généralement activée sur les sections parentes. 

  • Une option spécifique au type de rapport bilan permet d'indiquer que la section contient des informations complémentaires. Elle ne sera alors pas prise en compte dans le calcul des totaux « en dur » dans les reports. 

La section « Y compris » du compte de résultat français indique le montant des crédits-baux mobiliers et immobiliers pris en compte dans la rubrique Autres achats et charges externes. Cette section est donc une section d'informations complémentaires (on ne la totalise pas). 

On peut ensuite définir un commentaire en bas de page du rapport. 

Enfin, deux many2many contiennent la liste des comptes comptables utilisant cette section au débit/~ au crédit. 

Fonctionnement des sections selon le serveur jasper 

Il existe deux versions différentes des comptes annuels (états de bilan et compte de résultat), selon la version du serveur jasper. Chaque version fonctionne sur une méthode de calcul distincte des sections dans les comptes. Ce paramétrage se situe dans les paramètres généraux de facturation. 

Jasper v5 : Sections uniques 

Les états de comptes annuels de la version v5 fonctionnent avec l'ancien système de sections uniques par compte. Dans chaque compte, on définit une section si débit et une section si crédit qui oriente le compte vers la section voulue. Toutes les sections parentes et les totaux de reports sont ensuite calculés à partir des sections enfants. 

Lorsqu'on sélectionne le compte parent dans un compte comptable, les sections si débit/si crédit du parent sont automatiquement propagées lorsqu'elles sont renseignées (données du standard). 
Certains parents n'ont pas de section par défaut car ils englobent des comptes de sections différentes. 

Une contrainte technique sur jasper empêche d'utiliser deux fois les données d'un compte comptable, ce qui limite l'affichage de certaines informations. 

En conséquence, certaines informations sont éditées à blanc car elles ne peuvent pas être alimentées, et certains calculs automatiques sont trop complexes. 

Dans le compte de résultat (module Comptabilité France), certaines sections comme le détail des redevances de crédit-baux ou le résultat comptable réel ne seront pas calculés. 

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Jasper v7 : Multi-sections 

Une nouvelle méthode de gestion des sections a été développée pour éviter les limitations détaillées ci-dessous. Cette méthode est accompagnée de nouvelles versions des reports de bilan et compte de résultat (pour la France), disponibles uniquement pour les serveurs jasper v7. 

Chaque compte est rattaché à plusieurs sections. Chaque section se calcule indépendamment des sections inférieures, ce qui permet de gérer finement les calculs. Seuls les totaux codés « en dur » dans les reports sont basés sur les sections les plus hautes. Pour gérer ceux-ci, une section peut être marquée comme Section d'informations complémentaires, pour qu'elle soit exclue du total. 

Dans la fiche des comptes, l'affectation aux sections ne s'effectue plus manuellement par des menus déroulants, mais par des règles d'affectation fournies en standard, qui rattachent chaque compte à toutes les sections nécessaires. Le calcul peut être relancé par l'action Générer les affectations (depuis les comptes ou les types de comptes). En outre, les sections sont calculées automatiquement à la sauvegarde lorsqu'un compte est créé. 

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