Configuration compta - Journaux
Principe
À l'origine, les journaux étaient les livres comptables dans lesquels on inscrivait les écritures comptables ; aujourd'hui, bien que la comptabilité soit informatisée, la structure a perduré : les journaux sont les « registres » dans lesquels toutes les écritures comptables sont consignées. Une écriture comptable fait donc obligatoirement partie d'un journal.
Une comptabilité comporte en principe plusieurs journaux de différents types qui permettent de classer les écritures comptables par nature d'opération et/ou par source :
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Le journal des ventes va contenir toutes les écritures relatives aux ventes, c'est-à-dire les écritures qui comptabilisent les factures et avoirs clients ;
Dans Open-Prod, ce type est subdivisé en deux : journal de ventes et journal d'avoirs de ventes.
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Le journal des achats contient toutes les écritures relatives aux achats, c'est-à-dire les écritures qui comptabilisent les factures et avoirs fournisseurs ;
Dans Open-Prod, ce type est subdivisé en deux : journal des achats et journal des avoirs d'achats.
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Le journal de banque contient tous les mouvements bancaires d'un compte bancaire (et uniquement celui-ci). Il existera donc toujours autant de journaux de banque que de comptes bancaires ;
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Le journal de caisse contient tous les mouvements de caisse. Comme pour les journaux de banque, chaque caisse dispose de son propre journal ;
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Le journal des opérations diverses (ou OD) : ce journal permet comme son nom l'indique de comptabiliser toutes les opérations qui ne rentrent dans aucun autre journal par nature.
Exemple : écarts de règlement, virements internes, amortissements d’immobilisations, ...
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Le journal d'inventaire contient toutes les écritures de clôture qui seront généralement extournées après la clôture de l'exercice.
Exemples : factures non parvenues, factures à établir, charges à payer, ...
Dans Open-Prod, on utilisera le type Général, comme pour les journaux d'OD.
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Le journal des à nouveaux contient toutes les écritures de report à nouveau qui sont comptabilisées à la clôture d'un exercice.
Dans Open-Prod, on distinguera le journal de clôture (de type « Journal de situation (clôture) », qui contient l'écriture de résultat, et le journal d'ouverture (de type « Journal de situation (ouverture) ») qui contient les écritures de clôture et d'ouverture.
Bien évidemment, les journaux ne sont pas tous obligatoires ; ils sont créés en fonction des besoins. La société dispose aussi d'une marge pour s'organiser : elle peut subdiviser ou grouper ses journaux si nécessaire.
On doit créer deux journaux de banque si on a deux comptes bancaires, mais il est inutile de créer un journal de caisse si on n'en utilise pas une. On peut créer un journal d'OD « Salaires » dédié aux écritures de paies, en plus du journal d'OD classique.
En-tête
L'en-tête d'un journal contient :
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Le nom du journal est son intitulé, qui permettra de le distinguer des autres journaux et qui apparaîtra dans les différentes vues de la comptabilité en colonne « Journal » ;
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Le code d'identification du journal, qui sert à appeler le journal plus rapidement dans les fenêtres de saisie ; le code est généralement repris au début des numéros de pièces afin d'identifier facilement la provenance des pièces/écritures comptables.
En facturation, le journal proposé par défaut est le premier dans l'ordre alphanumérique du code journal, portant le type voulu (vente, avoir de vente,...).
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Le type du journal détermine son utilisation dans le système, et peut activer certaines contraintes et options. Conformément au principe du journal, Open-Prod propose les types classiques pour classifier les journaux, mais également des types nécessaires au bon fonctionnement du système (Avoirs de ventes, Avoirs fournisseurs, Stocks,...).
Les différents types de journaux et leurs particularités sont détaillés sur une page dédiée. -
Les comptes de débit/crédit par défaut sont proposés par défaut lorsqu'on saisit des écritures comptables manuellement, ou qu'on génère des écritures d'ajustements.
Ce champ est obligatoire uniquement pour les journaux de type « Liquidités » et « Banque et chèques », sauf s'il s'agit d'un journal des effets (voir les types de journaux).
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L'option Centraliser à l'édition permet de centraliser les comptes de débit/crédit par défaut dans les éditions de journaux. Cette option est conseillée pour les journaux de banques et caisses.
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La devise secondaire du journal, le cas échéant. Elle ne doit être renseignée que si le journal doit obligatoirement être saisi dans une devise secondaire, dans le cadre d'une gestion multidevises. Dans ce cas, toute écriture comptable comptabilisée sur ce journal devra utiliser cette devise secondaire.
Pour pouvoir paramétrer un journal en devise, les compte de débit/crédit par défaut doivent obligatoirement être paramétrés avec la même devise.
Il n'est pas nécessaire d'ajouter une devise au journal pour saisir des montants en devise. Au contraire, paramétrer la devise du journal limitera l'utilisation des devises à cette dernière.
Pour les journaux de type Banque et chèques ou Liquidités, les paramétrages suivants sont bloqués automatiquement dès qu'une pièce comptable est saisie : type, compte de débit et de crédit par défaut.
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Journal des effets : ce champ n'apparaît que pour les journaux de type « Liquidités » et « Banque et chèques ». S'il est coché, le relevé bancaire recherchera également les écritures de paiement dans ce journal, en plus du journal de banque.
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Par défaut : ce champ n'apparaît que pour les journaux de type « Liquidités » et « banque & chèques ». S'il est coché, le journal sera automatiquement proposé pour générer les écritures de paiement dans les modules Achats, Ventes et Facturation.
Si un journal est défini par défaut, il deviendra impossible de cocher ce champ dans un autre journal. Un message d'erreur invitera l'utilisateur à décocher l'option dans le journal indiqué avant d'en définir un autre.
Onglet clôture
Cadre « Comptes »
Le cadre « Comptes » est dédié aux paramétrages liés aux comptes utilisés pour les écritures de report à nouveau. À ce titre, les champs ne sont pas obligatoires, mais ils devront être paramétrés sur les journaux d'ouverture et de clôture pour pouvoir générer les écritures de clôture. Il contient les champs suivants :
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Compte de résultat : ce compte sera utilisé dans les écritures de clôture pour comptabiliser le bénéfice de l'exercice, le cas échéant ;
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Compte de clôture : ce compte sera utilisé dans les écritures de clôture comme contrepartie pour les reports à nouveau. Il s'agit donc uniquement d'un paramétrage technique nécessaire au traitement, le bilan étant équilibré après l'écriture de résultat ;
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Compte de perte : compte qui sera utilisé dans les écritures de clôture pour comptabiliser les pertes de l'exercice, le cas échéant ;
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Compte de transferts internes : compte couramment utilisé pour les écritures de virements internes, à titre indicatif. Il ne rentre pas en compte dans les traitements de clôture.
Onglet contrôle des écritures
Onglet « Contrôle des écritures »
L'onglet « Contrôle des écritures » permet de limiter l'utilisation de certains comptes par journal. Il contient deux cadres :
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Type de comptes autorisés : Permet de définir des types de comptes utilisables sur le journal. Si le cadre est vide, tous les types de comptes sont autorisés ;
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Comptes autorisés : Permet de définir des comptes utilisables. Si le cadre est vide, tous les comptes sont autorisés.
Onglet paramètres avancés
Onglet « Paramètres avancés »
L'onglet « Paramètres avancés », contient des informations et options supplémentaires.
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L’utilisateur est renseigné par défaut, il s'agit de l'utilisateur qui a créé le journal.
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La séquence d'écriture renvoie vers la séquence de numérotation des pièces comptables du journal. Par défaut, la séquence correspondra à :
Code journal/année/numéro unique à 4 chiffres.
Exemple pour la première pièce comptable du journal AC en 2019 : AC/2019/0001
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Actif : active/désactive le journal. Un journal inactif n'apparaît pas dans les menus de sélection de journaux, les utilisateurs ne peuvent donc plus le sélectionner.
Désactiver un journal n'empêchera pas la comptabilisation d'écritures si une facture ou une pièce comptable en statut brouillon pointe déjà dessus.
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L'option contrepartie centralisée est utilisée uniquement sur les journaux d'ouverture et de clôture dans la mécanique des écritures de clôture/ouverture. Elle doit impérativement être cochée sur ces types de journaux (contrôle bloquant lors de la génération des reports à nouveau). Elle interdit la création de plusieurs pièces comptables sur un journal pour une période donnée : toutes les écritures automatiques font partie de la première pièce comptable de la période, avec une contrepartie centralisée.
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L'option valider automatiquement les écritures valide toute pièce comptable équilibrée lors de la 1ère sauvegarde, si les écritures sont équilibrées.
Même si cette option n'est pas cochée, la validation d'une facture dans le module ventes aura pour effet de valider automatiquement les écritures correspondantes.
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L'option Autoriser l'annulation d'écriture permet d'annuler une écriture après sa comptabilisation. L'écriture repassera au statut non validé.
L'annulation d'une écriture ne signifie pas automatiquement que la facture correspondante est annulée ou supprimée.
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L'option Vérifier la date dans la période ajoute un contrôle de cohérence entre la date de la pièce comptable et la période, au moment de la validation.
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L'option Grouper les lignes de factures regroupera les lignes de factures par compte comptable au moment de générer les écritures à partir des factures.
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L'option Journal de suivi des temps désigne le journal à utiliser pour la distribution analytique dans les lignes de temps ;
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L'option Contrepartie exclusive oblige l'utilisateur à paramétrer des comptes de débit et crédit par défaut et rend ce compte unique. Le compte défini ne sera plus utilisable sur d'autres journaux, à l'exception des journaux de type clôture et ouverture dans le cadre des écritures de clôture.
Cette option est destinée avant tout aux journaux de banque et de liquidités, qui sont soumis à des contraintes particulières.
Contraintes particulières
Certains types de journaux sont soumis à des contraintes particulières qui répondent à des exigences légales. La fiche de paramétrage du journal s'adapte en fonction du type de journal pour correspondre aux besoins.
Journaux de type banque ou Liquidités
Les journaux de type banque et caisse (liquidités), qu'on regroupe généralement sous le terme « journaux de trésorerie », doivent retracer toutes les opérations enregistrées sur le compte comptable correspondant au compte bancaire (ou à la caisse). C'est pourquoi chaque journal de trésorerie possède un compte comptable de contrepartie qui lui est exclusivement rattaché, et qui doit figurer dans chaque écriture du journal.
Pour reformuler, toute écriture comptabilisée sur un journal de trésorerie doit mouvementer le compte comptable de contrepartie de ce journal, et inversement, toute écriture mouvementant le compte de contrepartie d'un journal de trésorerie doit être comptabilisée dans ce dernier.
Pour ce type de journal, l'option Contrepartie exclusive se coche automatiquement, avec les effets suivants :
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Les compte de débit par défaut et compte de crédit par défaut deviennent requis, et sont obligatoirement identiques ;
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Le compte sélectionné devient exclusif : il n'est plus sélectionnable dans un autre journal, ne peut pas être utilisé dans des pièces comptables d'autres journaux, et doit forcément être mouvementé dans les pièces du journal paramétré ;
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Lorsqu'une écriture comptable est saisie sur le journal, ce paramétrage est bloqué.
Ces contraintes garantissent le bon fonctionnement du rapprochement bancaire. Il reste possible de débrayer cette option en définissant le journal comme journal d'effets, mais cette option ne doit être utilisée que sur des journaux intermédiaires (remise à l'escompte, etc.) dont le compte ne sera pas rapproché.
Journaux d'achats/ventes
Les journaux de type vente, avoir de vente, achat, avoir fournisseur sont les seuls sélectionnables dans les modules de facturation pour générer des écritures de factures/avoirs. Dans le système, il est à la fois possible de générer des écritures de factures depuis le module de facturation, et de les saisir manuellement. Ceci pourrait mener à une liste de factures incomplètes dans les menus de facturation, nécessitant donc un garde-fou.
Pour ces journaux, une option supplémentaire, Journal de facturation, détermine s'ils sont sélectionnables dans les modules de facturation ou en saisie manuelle. Pour l'utilisation conjointe des deux méthodes, il sera nécessaire de créer un journal dédié à chaque méthode.
Exemple : un journal « Achats » pour générer les pièces des factures d'achat liées à la production, et un journal « Frais généraux » accessible en saisie manuelle pour les factures d'achats diverses.
Journaux d'ouverture et de clôture
Les journaux utilisés pour la clôture et les reports à nouveaux (journaux de type ouverture et clôture) ne sont pas modifiables, afin de respecter l'un des principes fondamentaux de la comptabilité, qui est le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture. Le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent. Le bilan d'ouverture correspond à l'ensemble des écritures du journal des à nouveaux.
Pour ces types de journaux, l'option Contrepartie centralisée doit être cochée. Ce paramétrage empêche de créer plusieurs écritures sur une même période pour le journal. Il définit aussi le fonctionnement spécifique des journaux liés aux clôtures comptables.