Facture - Client

Principes

Open-Prod propose une gestion complète du processus de facturation, qui repose sur des tâches automatisées et un paramétrage poussé : 

Le module de facturation s'adapte aux besoins de chaque société, du plus simple au plus complexe : 

 

Fonctionnalités

Principales fonctionnalités 

En fonction des droits accordés à l'utilisateur, le menu Facturation permet d'accéder à la liste de l'ensemble des factures et avoirs clients et fournisseurs à émettre, valider ou payer. Le gestionnaire pourra aussi consulter la liste des lignes facturées (une ligne = un produit), ce qui peut lui faciliter la recherche d'un produit spécifique ou la gestion des retards.  

En fonction des droits accordés à l'utilisateur, ce menu permet aussi de gérer les factures non réglées, de suivre les paiements et d'envoyer des relances. 

Un module permet également d'importer les relevés bancaires et d'automatiser le rapprochement des factures avec les règlements correspondants. 

Fonctionnalités de base 

Fonctionnalités par l'installation de modules complémentaires 

En-tête de facture

L'en-tête renseigne les champs obligatoires devant figurer sur les factures et d'autres pour le suivi et les besoins de la comptabilité. C'est dans l’entête que l'on définit le client, la date de la facture, la devise, la position fiscale qui déterminera le calcul des taxes, ... Pour rappel, si la facture est générée à partir d'un bon de commande, la plupart des informations de l'entête seront reprises depuis la fiche partenaire et le bon de commande. 

 Dans le modèle conceptuel, les factures et avoirs clients et fournisseurs dépendent du même objet (account_invoice). Les différents enregistrements sont différenciés par le type : par exemple, une facture client est de type 'out_invoice'. Ce type est défini par le journal. 

À la création d'une facture, de nombreux champs seront remplis automatiquement, toutefois, certains devront être remplis manuellement ou confirmés. 

Lors de la validation d'une facture, un numéro de facture est attribué à la facture dans le champ Number affiché en haut du formulaire (à la place de facture en brouillon sur le capture ci-dessus), selon la séquence définie pour le journal des ventes sélectionné. Ce numéro est unique : il est incrémenté à chaque validation d'une facture et garantit ainsi le respect des normes comptables applicables en France. Ce champ n'est donc pas modifiable. Les avoirs clients disposent également de leur propre numérotation dont la séquence est définie pour le journal des avoirs sur ventes. 

Une fois qu'une ligne de facture est renseignée, le client ne peut plus être modifié. 

 Il faut paramétrer l'impression du document et du modèle de mail dans la langue de la facture.  

 Les clients européens n'ayant pas communiqué un numéro de TVA intracommunautaire valide doivent être facturés avec TVA française (on utilise alors la position fiscale « France »). 

 La récente norme en matière de transmission informatisée du Fichier des Écritures Comptables (ou norme FEC) réaffirme le principe de chronologie et de séquentialité des factures : une facture ne peut être éditée à une date antérieure à la facture précédente, et doit porter le numéro suivant celui de la facture précédente. 

 Open-Prod met à disposition un module optionnel de certification de la comptabilité, tout particulièrement destiné au respect des normes applicables en France, qui interdit toute modification des écritures après leur validation et garantit le respect de la norme FEC. Par défaut, il n'existe pas de contrainte sur la date de la facture : l'installation du module de certification est vivement recommandée pour assurer le suivi chronologique des factures. 

 Dans le cas d'une fusion de deux factures, le champ contiendra les documents d'origine des deux factures fusionnées. Dans le cas d'un client facturé à la commande (où la facture est automatiquement créée en brouillon à la validation de la commande), le champ document d'origine ne contiendra que le numéro de la commande de vente, la livraison n'ayant pas encore eu lieu. 

 Par défaut, le système charge le premier journal du type recherché en se basant sur l'ordre alphanumérique des codes journaux. La FAQ Facturation et comptabilité explique comment modifier cela. 

 Il est possible d'avoir plusieurs numérotations de factures dans une société, si l'activité le justifie. Dans ce cas, en plus des règles légales en vigueur à respecter pour chaque numérotation (notamment la chronologie, la séquentialité, ...), il faut s'assurer qu'il est impossible d'obtenir le même numéro dans les différentes numérotations (par exemple, en ajoutant un préfixe unique dans chaque numérotation, ...).     

Onglet adresse

L'onglet « Adresse » regroupe les informations liées à la relation commerciale (adresse, contacts, gestion de la facturation, …) et aux mentions légales (références fiscales, incoterms,...) et contractuelles (édition de certaines informations) qui apparaîtront sur la facture. 

Les informations sont propagées depuis la fiche client et enregistrées au niveau de la facture pour garantir l'inaltérabilité de chaque document même en cas de modifications ultérieures dans la fiche partenaire. 

En conséquence, si on corrige une fiche partenaire à la suite d’une erreur dans une facture déjà créée, celle-ci ne se mettra pas à jour. Si elle est encore modifiable, il faudra changer de partenaire et revenir sur le premier pour que les informations s'actualisent. Si la facture n'est plus modifiable parce qu'elle a été validée, il faudra effectuer un avoir puis dupliquer la facture pour émettre un document avec des coordonnées à jour. 

Cadre Adresse principale 

Indique l'adresse du client facturé (en-tête). Ces informations sont récupérées de la fiche client mais restent modifiables. S'il s'agit de modifications permanentes, il est recommandé d'éditer directement la fiche client, car les modifications apportées au niveau de la facture ne sont pas remontées dans la fiche client. Les différents champs sont : 

 

Cadre Facturation client 

 Le jour de groupement de facture (cas fin de semaine) est paramétrable dans les paramètres facturation. 
 Ne pas oublier d'activer l'action planifiée Group invoices pour automatiser le regroupement 

 

 Par exemple, l'adresse fiscal du client est en France mais pour des raisons financières, les bureaux sont délocalisés dans un autre pays. Il faudra renseigner alors l'adresse des bureaux pour que la facture arrive bien au service comptable délocalisé. 

Cadre Informations légales 

 

En catégorisant plusieurs clients dans la famille « automobile », il sera possible de réaliser des analyses du chiffre d'affaires sur le secteur automobile. 

Cadre Notes 

 Du fait de sa nature, ce champ reste toujours éditable afin de pouvoir compléter les notes à n'importe quelle étape de la facturation. 

Onglet règlements

L'onglet « Règlement » centralise tout ce qui concerne le processus de règlement : 

Cadre Gestion du processus de paiement 

 L'escompte ne sera pas appliqué ni calculée dans la facture : seules les conditions d'escomptes seront indiquées dans le document final. Une escompte ne s'applique qu'au moment du paiement, si celui-ci est effectué dans le délai prévu aux conditions d'escompte. 

 Par exemple, Unilever comprend différents centres. Le centre logistique est en France mais les commandes passent par la Pologne, la facturation est faite en Suisse et la trésorerie est gérée en Hollande. 

Liste des paiements 

La liste des paiements comprend tous les règlements, factures, avoirs et écarts de règlements liés à la facture lors du lettrage. Cette liste est en relation avec la table des écritures comptables. 

 Dans l'illustration ci-contre, on peut voir que notre facture n°33 a été réglée en même temps que la facture n°32 pour un montant de 1 200 € à la suite d’un avoir de 240 €. 

Mise en page

Agencement des lignes de factures 

Openprod utilise un système de sections pour agencer distinctement les produits. Ce point est détaillé sur la page dédiée à la mise en page des ventes. 

Mentions légales obligatoires (France) 

Outre les règles générales de mise en forme (rédaction en français, édition en deux exemplaire originaux au format papier ou électronique), la réglementation française impose un certain nombre de mentions obligatoires à tout professionnel émettant des factures. Voici une liste non exhaustive des mentions obligatoires devant figurer sur chaque facture émise par une société dans une relation B2B : 

 Dans Open-Prod, la date de facture n'est pas bloquée par défaut : pour interdire la création de facture à une date antérieure à la facture précédente, vous devez impérativement installer le module de certification. 

 Dans Open-Prod, l'attribution du numéro s'effectue automatiquement à la validation de la facture, de telle sorte qu'il n'est pas possible d'avoir une rupture dans la numérotation. Dans le cas où une facture validée est ensuite annulée, elle conserve son numéro, ce qui assure l'intégrité de la numérotation. 

Ce numéro n'apparaît pas automatiquement dans les rapports de factures, il est recommandé de l'ajouter en pied de page. 

Ce numéro n'apparaît pas automatiquement dans les rapports de factures, il est recommandé de l'ajouter en pied de page. 

 Lorsque vous facturez à un client établi dans un autre pays de l'UE, vous avez la responsabilité de vérifier la validité du numéro de TVA fourni par votre client. L'option VIES activable dans les paramètres de facturation vous permet de valider le numéro de TVA de votre partenaire directement auprès de son pays d'établissement en un clic. 

 Une option activable dans les paramètres de facturation permet de valider automatiquement le numéro de TVA intracom. d'un partenaire. 

Ces champs ne sont visibles que lorsque le module DEB est installé. 

Cette liste est la plus exhaustive possible mais ne couvre pas la totalité des mentions obligatoires pour les cas particuliers. De plus, la réglementation peut être sujette à modifications. Vous pouvez trouver plus de renseignements sur cette page officielle du service public. 

Pour rappel, la loi prévoit de lourdes sanctions financières en cas de manquement aux règles en matière de facturation : 

En outre, la responsabilité pénale du dirigeant peut être engagée dans certains cas. 

Ligne de facture

Une ligne de facture correspond à un produit facturé : une facture contiendra donc autant de lignes de facture que de produits à facturer. 

Les factures générées à partir d'une commande de vente reprennent automatiquement les lignes de commande de vente associées. Dans les factures manuelles, il est nécessaire de créer les lignes de facture manuellement. 

 La propagation des lignes de commandes de ventes dépend de la méthode de facturation définie dans le paramétrage du client. 

 

Le formulaire « Ligne de facture » d'une facture de vente est structuré en 3 onglets différents.  

Onglet Général  

 Sur l'illustration, on peut lire que X100 produits coûte 55 000€. En effet, le prix unitaire dans la fiche produit est de 550€ l'unité. Il est donc normal que 100 unités coûtent 55 000€. 

Par exemple, 

Dans le cadre Compte de l'onglet « Général », on trouve uniquement le champ Compte (on parle ici du compte comptable), qui est déterminé automatiquement à la sélection du produit en fonction de la fiche produit et de la position fiscale du client.

Dans le cadre Description et avancement, vous trouverez les champs : 

Dans le cadre Correction, le champ Montant de la correction sert aux problèmes d'arrondis qui peuvent se produire avec le calcul automatique des taxes. Le montant saisi peut être positif (pour augmenter le montant total de la facture) ou négatif (pour minorer le montant total de la facture). 

 Le montant de la correction est inclus dans le montant HT qui sert de base au calcul des taxes, et peut donc faire varier le montant des taxes s'il est trop important. 

 Dans l'illustration, nous avons corrigé le montant de la ligne de facture en ajoutant une correction de 0,01 € afin d'obtenir un montant total de 80 € au lieu de 79,99 €. On peut constater que sur la ligne de facture, le prix unitaire indiqué est de 66,66 €, mais que pour une quantité de 1 ML, le montant calculé est de 66,67 €. 

Onglet Divers 

Le cadre Documents liés référence les enregistrements auxquels est liée la lignes de factures : la Ligne de vente initiale, l'Affaire (si le module Affaire est installé), la Famille de stat de vente remontée de fiche produit pour les analyses. Le cadre Notes est utile pour la personnalisation du document imprimé avec la Note imprimée sur la ligne de la facture. La seconde note est une Note interne : elle reste donc propre à la ligne de facture. 

Onglet Analytique 

Si une distribution analytique est définie dans la fiche produit, dans les onglets Vente ou Achat, elle sera remontée par défaut pour ventiler le montant de la ligne suivant les axes d'analyse.  

Gestion des taxes

Cadre Taxes 

Dans le formulaire des factures client, le cadre Taxes récapitule les taxes appliquées aux lignes de factures. Il y a autant de lignes de taxes que de taxes différentes. On retrouve les informations suivantes : 

 

Ces taxes sont également mentionnées dans la colonne Taxes des lignes de factures, ce qui permet d'identifier facilement quel produit est soumis à quelle taxe. 

 Dans l'illustration, on peut voir que deux taux de TVA sont appliqués ; on identifie bien les produits concernés en consultant la colonne TVA des lignes de la facture. 

 Les taxes sont déterminées par le produit et par la position fiscale. Pour plus d'informations sur le fonctionnement des positions fiscales, consultez la page Positions fiscales. 

Changer le régime fiscal (ou position fiscale) 

Dans certains cas, on peut avoir besoin de modifier le régime fiscal d'un client après avoir créé la facture. Même si la facture est encore en brouillon et que le champ Régime fiscal est modifiable, les différents régimes fiscaux ne sont pas sélectionnables. Il faut utiliser l'actiondans les actions pour sélectionner le régime approprié et recalculer automatiquement la facture.  

Modification manuelle des lignes de taxes 

 Les méthodes de calcul des taxes sont régies par la législation fiscale de votre pays et toute modification manuelle d'un élément de taxe au niveau d'une facture peut causer un manquement fiscal pouvant engendrer des conséquences majeures, notamment la mise en responsabilité de l'auteur de la modification et un redressement assorti d'une amende et de pénalités fiscales pour la société déclarante. En cas de détection d'une erreur de calcul, il est recommandé de contacter le service responsable du paramétrage des taxes pour effectuer un signalement, et d'obtenir l'accord du responsable avant toute modification manuelle, si cela est nécessaire. 

 La modification manuelle doit rester exceptionnelle : si vous souhaitez modifier le régime fiscal appliqué à la facture, utilisez le bouton (cf. paragraphe précédent). 

Les lignes de taxes sont alimentées automatiquement en fonction des produits et de la position fiscale du client. Il est cependant possible de les modifier manuellement : 

Rétablir les montants d'origine 

En cas de modification manuelle des taxes appliquées dans une facture, il est possible de rétablir les calculs automatiques. Pour cela, cliquez sur le boutonsitué dans les actions à droite. 

 Le bouton MAJ taxes n'est plus disponible une fois que la facture a été validée.  

Processus de facturation

La première partie du processus de facturation est expliquée en détails sur la page Vente / Processus de facturation et paiements. Les conditions et modes de paiement sont expliqués en détails sur la page Partenaires / Facturation et paiement. Cette page traite principalement les différents cas rencontrés au moment du paiement de la facture, indépendamment de la date d'émission de la facture et de son mode de règlement. 

Workflow des factures 

Le processus de facturation fonctionne selon un workflow prédéfini qui va attribuer un statut différent à la facture à chaque étape. 

 Le schéma ci-contre détaille le workflow et les différents statuts d'une facture. 

 S'il est possible, sous réserve des droits associés, d'annuler une facture dans le workflow, la législation française impose une numérotation continue de la facturation, ce qui interdit par définition tout « trou ». Par conséquent, dès qu'une facture a été validée (et donc, numérotée), il est recommandé de créer un avoir pour l'annuler au lieu d'annuler directement la facture par le bouton dédié. 

Workflow des avoirs 

Le workflow des avoirs est identique au workflow des factures. La seule nuance est qu'un avoir passe généralement en statut « Payé » lorsqu'il est rapproché avec la facture correspondante, les règlements d'avoir étant moins fréquents. 

Détermination du statut « Payé » 

Le contrôle permettant de passer la facture au statut « payé » est plus technique qu'il n'y parait : il est expliqué en détails sur la page dédiée aux écritures de report à nouveau.  

Schéma classique de facturation et paiement client 

Si on s'en tient au schéma classique de la facturation, l'émission d'une facture génère une créance client qui va être enregistrée en comptabilité. Lorsqu'on enregistre le règlement, celui-ci vient solder la facture. 

En cas de règlement en plusieurs fois, le schéma reste le même, mais il n'existe pas de statut paiement partiel ; la facture reste ouverte jusqu'à ce qu'elle soit complètement réglée. 

 

Paiement de factures multiples 

Le paiement par lot de factures est un autre schéma courant de paiement ; il se produit généralement lorsqu'une société utilise des conditions de règlement qui prédéterminent le jour de paiement : 

Les factures générées entre deux « dates fixes » ont toutes la même date d'échéance, et pour gagner du temps, de nombreuses sociétés exécutent un paiement pour la totalité des factures échues. 

Facturation avec avoir partiel ou total 

Un autre cas fréquent est l'émission d'un avoir. On distingue : 

 Exemple : un client a commandé et reçu 10 000 pièces, mais en renvoie 1 000 ne répondant pas au cahier des charges. Il ne souhaite pas les faire remplacer : on établit un avoir partiel correspondant au prix des 1 000 pièces refusées. Remarque : on peut également émettre un avoir total sur la facture puis une nouvelle facture de 9 000 pièces. 

 Exemple : un client a été facturé pour 10 000 pièces par erreur. On émet un avoir total sur le montant initial de la facture. 

 

 

Paiements présentant un écart 

Le cas est très fréquent : un règlement ne correspond pas tout à fait au montant de la facture. La cause de l'écart peut varier : 

Dans ce cas de figure : 

                    - attendre le règlement du solde en effectuant éventuellement une relance ; 

                    - renoncer à l'encaissement du solde en établissant un avoir ; 

                    - si l'écart est négligeable, renoncer à l'encaissement du solde en comptabilisant un écart de règlement. 

 Dans certains cas, le paiement peut être supérieur à la facture. Si l'écart est négligeable, on peut constater un « produit divers de gestion courante ». Il faut toutefois noter que le client est fondé à réclamer la restitution du trop versé dans un délai défini légalement selon la nature de la transaction ; le cas général prévoit un délai de prescription de 5 ans entre professionnels, et de 2 ans entre un professionnel et un particulier, courant à partir de la date d'échéance. 
 Si le montant est significatif et qu'il n'est pas restitué, il sera identifié comme du chiffre d'affaires additionnel et sera donc soumis à TVA : dans ce cas, la bonne pratique est d'émettre une facture complémentaire en éclatant le montant entre CA et TVA. 

Question fréquente : « J'ai réglé une facture, mais celle-ci ne passe pas au statut Payé, quel est le problème ? » 

Le calcul du statut Payé dans les factures ne se résume pas au lettrage des écritures comptables de vente et de paiement. De nombreux autres éléments rentrent en compte. 

Voici les différents contrôles à effectuer, dans leur ordre de fréquence. 

Paiements clients

Après la validation des factures, vous pouvez enregistrer un paiement total ou partiel en quelques clics, gérer les écarts éventuels et relancer vos clients. Toutes ces opérations généreront automatiquement les écritures comptables correspondantes. 

La vue « Paiements clients » permet de consulter rapidement l'ensemble des paiements clients enregistrés. Il existe plusieurs moyens d'enregistrer un paiement client : 

 Un règlement créé à partir d'une écriture comptable manuelle n'apparaîtra pas dans la vue.  

Gestion des avoirs

Les avoirs sont gérés de la même manière que les factures : le formulaire de création est identique. Tout ce qui est présenté dans les rubriques traitant des factures clients est également applicable aux avoirs. 

 Avoir et facture appartiennent au même objet (account_invoice). Un avoir client porte simplement un type « in_refund », qui est remonté du journal. 

Cependant, les avoirs fonctionnent indépendamment des factures dans Open-Prod. Ils disposent de leur propre numérotation et de leur propre menu, Facturation > Avoirs Clients. 

Il existe deux manières de créer un avoir dans Open-Prod : directement depuis une facture, ou manuellement. 

Création d'un avoir depuis une facture 

La méthode standard pour créer un avoir est de partir de la facture correspondante : depuis la vue détaillée de la facture, un bouton Avoir permet de reprendre tout le contenu de la facture et de générer en quelques clics un avoir. 

L'assistant propose 3 méthodes de création d'avoir : 

 Pour créer un avoir, il faut obligatoirement renseigner un motif. Celui-ci sera repris dans le champ Référence / Description dans l'entête. 

 Les montants indiqués dans les avoirs ne sont pas signés en négatif ; la mention « Avoir » dans l'entête du document indique déjà que les sommes indiquées viennent diminuer la créance du client. 

  Depuis la version 9.8, les taxes ne sont plus recalculées dans l'avoir si l'option Vérifier les taxes est décochée dans la facture d'origine. 

Dans le cas d'un avoir partiel, il faut modifier les informations au niveau des lignes de facture : suppression des produits non concernés, modification des intitulés, quantités, montants, ... 

 

 Création manuelle d'un avoir 

Il est possible de créer un avoir manuellement à partir de zéro, depuis le menu des avoirs. Cette méthode peut servir à émettre un avoir qui ne concerne pas de facture spécifique : émission de remises commerciales ponctuelles, de remises pour objectif ou de RFA (Remise de Fin d'année). 

La procédure suit ensuite le même cheminement que la création d'une facture. Selon le motif de l'avoir créé, il pourra être nécessaire de créer les produits correspondants (RFA, ...). 

Dupliquer une facture

La duplication de facture se fait par une action située dans le menu d'actions latéral. 
Un assistant s'ouvre pour confirmer la duplication. 

 

Intégration avec le module Affaire 

 

Lorsque le module Affaire est installé, une option permet de choisir sur l'affaire doit être reprise dans les lignes de la nouvelle facture. 

Duplication rapide (rectification d'une facture validée) 

En France, la loi impose de ne plus modifier une facture de vente émise (généralement, après sa validation). Pour accélérer les processus de correction, une action du menu latéral permet en quelques clics : 

Il ne restera ensuite plus qu'à corriger et envoyer la nouvelle facture.

Analyse des factures

Le menu Facturation > Analyse des factures ouvre un tableau croisé dynamique sur la table des factures.  

  Les avoirs sont pris en compte car ils appartiennent à la table des factures.  

Par défaut, la vue proposée affiche les factures validées par client (en lignes) et par mois (en colonnes). 

Analyse des lignes de factures

Le menu Facturation > Clients > Analyses des lignes de factures ouvre un tableau croisé dynamique qui analyse par défaut le chiffres d’affaires HT par produit (en ligne) et par mois (en colonnes). 

La table analysée est la table des lignes de factures (account_invoice_line). Elle comprend les lignes de factures et les lignes d'avoir.