Configuration compta - Facturation
Facturation
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Imprimer l'adresse de livraison sur les factures : l'adresse de livraison sera imprimée dans un cadre dédié, situé en dessous du corps de la facture.
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Affichage devise dans les rapports : en activant cette option, la devise utilisée sera mentionnée en toutes lettres après le total général de la facture.
Exemple : pour une facture en dollars, il sera indiqué « Devise : USD ». -
Journal de décaissement : journal utilisé pour comptabiliser l'écart de règlement en cas de lettrage avec ajustement.
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Afficher le détail des taxes dans le rapport : Si la case est cochée, le taux de TVA sera indiqué dans chaque ligne de produit.
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Autoriser les factures à 0 : si l'option est activée, il devient possible de valider des factures à zéro. Cette option est utile pour facturer certaines opérations commerciales comme la fourniture d'échantillons. On peut ainsi indiquer les produits fournis et leur valeur avec une remise de la totalité qui aboutit à une facture à zéro.
Les factures à zéro doivent quand même contenir au moins une ligne de produit et au moins une ligne de taxe. De plus, le montant HT ne peut pas être nul. -
Lettrer automatiquement les factures à 0 : cette option n'apparaît que si la validation de factures à 0 est activée. Elle permet de lettrer automatiquement ces dernières, afin qu'elles passent directement au statut payé lors de la validation.
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Vérifier la référence externe : si l'option est cochée, la référence externe devra obligatoirement être renseignée pour valider une facture ou un avoir fournisseur.
Cette option garantit l'exhaustivité des données du fichier FEC pour les comptabilités soumises à la législation française : il donc est hautement recommandé de l'activer. -
Vérifier le montant analytique : si l'option est activée, Open-Prod vérifiera que le total du montant des lignes analytiques est égal au total HT de la facture à la validation de la facture. Dans le cas contraire, un message bloquant s'affichera.
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Jour de groupement pour les factures clients (valeur numérique) : détermine le jour de fin de semaine pour le traitement de groupement automatique. Ce traitement s'exécute quotidiennement : pour les clients dont la période de groupement est « Fin de la semaine » (onglet « Comptabilité » de la fiche partenaire), il vérifie s'il s'agit de la fin de la semaine, et le cas échéant, effectue le groupement des factures.
Ce paramétrage est global : il n'est pas possible d'indiquer un jour de fin de semaine différent par client. Les valeurs acceptées vont de 0 (lundi) à 6 (dimanche).
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Processus de paiement client : pour les campagnes de règlements, il est possible de sélectionner si les informations comptables (compte, partenaire) sont récupérées sur le partenaire facturé ou payeur. Dans ce cas, il est nécessaire d'autoriser le lettrage multi-comptes (plus bas dans les paramètres) pour que le lettrage se fasse correctement.
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Coûts en négatif dans les écritures analytiques : cette option permet d'activer la nouvelle convention de signe des écritures analytiques, qui rationalise le sens des montants sur les écritures générées. Le sens a été revu fin décembre 2021, et cette option permet aux utilisateurs antérieurs de poursuivre avec la même convention de signe lorsque des écritures analytiques sont déjà générées.
Cette option est recommandée pour une meilleure exploitation de l'analytique et s'active par défaut dans les nouvelles bases. Pour les bases existantes, lors de la mise à jour, l'option ne se cochera automatiquement que s'il n'existe pas encore d'écritures analytiques. Dans le cas contraire, il est recommandé de la cocher en début d'exercice pour ne pas mélanger les conventions de signes, car les anciennes écritures ne sont pas retraitées.
Le tableau ci-contre indique les différences de convention entre les deux méthodes.
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Méthode de rapprochement bancaire : permet de choisir sur quelles écritures sont effectués les rapprochements bancaires. En choisissant de rapprocher les contreparties du compte de banque, il est possible de pointer indépendamment plusieurs écritures issues d'une même pièce (exemple : remise de chèques). En choisissant de rapprocher sur le compte de banque, on pointe nécéssairement le montant total de la pièce comptable.
La méthode par défaut est de rapprocher les contreparties du compte de banque. Outre sa plus grande flexibilité, elle assure également un contrôle croisé entre le solde de banque et les contreparties. La méthode choisie vaut pour toutes les banques.
Il n'est pas recommandé de changer de méthode après avoir effectué le premier rapprochement, car cela peut déséquilibrer les rapprochements bancaires. Le passage de la méthode Contrepartie du compte de banque à la méthode Compte de banque est en ce sens particulièrement risqué.
Comptabilité & Finance
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Devise par défaut : devise de fonctionnement de la société. Ce champ est obligatoire.
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Précision décimale pour les entrées de journal : détermine le nombre de décimales gérées en comptabilité. Il est recommandé de conserver la valeur par défaut, fixée à 2.
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Mode d'arrondi pour le calcul des taxes : cette option permet de régler les incohérences parfois engendrées sur des produits valorisés à plus de deux décimales. Deux méthodes sont proposées. Avec « Arrondir par ligne », la taxe calculée sera arrondie au niveau de chaque ligne de produit, avant addition toutes les taxes arrondies. Avec « Arrondir le total », les taxes calculées au niveau des lignes seront additionnées puis le total arrondi.
La méthode « Arrondir par ligne » est recommandée si les prix de vente des produits incluent les taxes, afin que les dous-totaux des lignes taxes comprises correspondent au total des taxes.
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Lettrage multicomptes : autorise le lettrage sur plusieurs comptes comptables en même temps, à condition que les montants soient équilibrés sur chaque compte. Ceci simplifie la mécanique de lettrage dans les campagnes de paiements lorsqu'on utilise un journal de factor (le compte du payeur étant toujours différent du compte de la facture).
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Sections basées sur les comptes : méthode de calcul des sections de comptes, utilisée pour les reports de comptes annuels. La méthode dépend de la version du serveur jasper utilisée. En v5, sélectionner Section unique. En v7, sélectionner Multi-sections. Plus d'informations sur la page dédiée.
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Reports à nouveau : cette option interdit de délettrer des écritures lettrées sur plusieurs périodes, dans la mesure où elles sont prises en compte dans les reports à nouveau.
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Compte de gain de change/Compte de perte de change : comptes utilisés dans les environnements multidevises pour comptabiliser les gains ou pertes de change à la saisie des règlements, dans les cas où le taux de change a évolué favorablement ou défavorablement pour la société.
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Compte d'ajustement escompte SEPA : utilisé pour comptabiliser automatiquement les escomptes dans les campagnes de paiements, au moment de lettrer les paiements (actions dédiées).
eFacturation & Règlements
Cette section regroupe les paramètres liés à la numérotation des factures et aux taux de TVA par défaut pour les achats et les ventes.
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Séquences basées sur les dates comptables : cette option concerne uniquement les séquences de numérotation de factures et de paiements (journaux de banque ou liquidités) dont le préfixe dépend de la date. Par défaut, la date utilisée pour générer la séquence est la date de validation de la facture. En activant l'option, la séquence se basera sur la date de la facture du paiement.
Cette option est destinée aux sociétés validant a posteriori des factures dont la numérotation contient une balise de temps telle que l'année (ex. : « 2020/0075 »). En temps normal, si on valide une facture de l'année N-1 (date de facture) en N (date de validation), le numéro de facture indiquera l'année N-1. Avec l'option active, le numéro indiquera l'année N.
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Client - Taxe de vente par défaut : taxe qui sera appliquée par défaut aux nouveaux produits dans l'onglet « Vente » de la fiche produit.
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Client - Numéro de facture suivant : paramétrage de la numérotation des factures clients. Ce champ se décompose en deux parties. La première partie permet de déterminer la partie « libre » de la séquence de numérotation, c'est-à-dire celle qui précède le numéro unique de facture. La partie « libre » peut contenir des caractères fixes (F, VE, ...) et des composantes dynamiques (par exemple, %(year)s renverra à l'année de facturation, %(month)s renverra le mois de facturation,...) pour obtenir des numérotations telles que « VE/2019-03/xxx », par exemple. La seconde partie correspond à la numérotation séquentielle des factures : elle débute à 1, puis s'incrémentera automatiquement à chaque validation de facture.
En France, les factures de vente sont soumises à une réglementation stricte et doivent comporter de nombreuses mentions obligatoires : nous mettons une page dédiée à votre disposition. Pour les autres pays, se référer à la page officielle du ministère de l'économie concerné.
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Client - Prochain numéro d'avoir : les avoirs clients disposent de leur propre numérotation dans Open-Prod. Le paramétrage fonctionne de la même manière que pour les factures clients.
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Fournisseur - Taxe d'achat par défaut : taxe qui sera appliquée par défaut aux nouveaux produits dans l'onglet « Achat » de la fiche produit.
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Fournisseur - Prochain numéro de facture fournisseur : lors de la saisie d'une facture fournisseur, Open-Prod attribue automatiquement un numéro de facture. Il s'agit d'un numéro de pièce interne : le véritable numéro de facture pourra être saisi en référence externe. Le paramétrage est identique à celui des factures clients.
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Fournisseur - Prochain numéro d'avoir fournisseur : les avoirs fournisseurs disposent de leur propre numérotation dans Open-Prod. Le paramétrage est identique à celui des factures clients.
Banque et liquidités
Ce cadre permet de paramétrer les comptes bancaires ainsi que les identifiants de la société.
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Aperçu des comptes bancaires en pied de page : le lien cliquable « Configurez les comptes bancaires de votre société » renvoie directement vers la page de configuration de la société. De là, un clic sur le champ Partenaire ouvrira la fiche partenaire de la société pour compléter les informations bancaires. Le compte bancaire peut ensuite être affiché en pied de page des factures.
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Courriel : courriel paramétré dans la fiche partenaire de la société.
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Site web : site web paramétré dans la fiche partenaire de la société.
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Vérification de l'IBAN : si l'option est activée, Open-Prod vérifiera le format de l'IBAN à la validation des fiches partenaires, selon le format défini dans la norme internationale. Si le format ne correspond pas, la validation sera bloquée.
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N° de SIRET unique : si l'option est activée, lors de la validation d'un partenaire, le système vérifiera que le SIRET renseigné n'existe pas déjà dans une autre fiche partenaire.
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N° de TVA intracom. unique : si l'option est activée, lors de la validation d'un partenaire, le système vérifiera que le n° de TVA intracommunautaire n'existe pas déjà dans une autre fiche.
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Vérification n° TVA avec VIES : si l'option est activée, les numéros de TVA intracommunautaire des partenaires seront contrôlés par le biais du système d'échange d'informations sur la TVA automatisé de l'Union Européenne (V.I.E.S.). Que le contrôle soit activé ou non, le système vérifie systématiquement que le code du pays correspond aux deux premiers caractères saisis dans le numéro : dans le cas contraire, l'utilisateur en sera informé à la sauvegarde.
Cette option offre aussi des fonctions additionnelles dans l'onglet « Comptabilité » de la fiche partenaire.