Modules complémentaire - Campagne de paiement
Principe
De nombreuses banques offrent aujourd'hui une fonction de paiement par lot par le biais du système européen SEPA, qui a permis de standardiser les flux financiers dans l'Union Européenne. La procédure est semblable dans la plupart des banques : l'utilisateur sélectionne des factures à payer/prélever dans son logiciel de gestion, génère un fichier au format défini par la norme SEPA, puis transmet ce dernier à sa banque par le biais d'une interface sécurisée. La banque émet ensuite les virements/prélèvements SEPA.
Le module Campagne de paiements fournisseurs peut être couplé au module SEPA pour générer des fichiers de virements SEPA, afin de payer ses fournisseurs par lot, en sélectionnant au préalable les factures à payer en fonction de la date d'échéance. Il fonctionne également pour les notes de frais.
Principe
Ce module s'articule autour des écritures comptables : il est donc nécessaire d'avoir généré les écritures comptables en amont de la campagne de paiements, en validant les factures/avoirs fournisseurs et les notes de frais à payer.
Dans une campagne de paiements, l'utilisateur sélectionne les écritures comptables de dettes, puis génère les demandes de paiements correspondantes, et éventuellement le fichier d'export. Pour terminer, il valide pour générer les écritures comptables. Celles-ci sont lettrées si la facture est soldée. En cas d'écart de règlement ou d'escompte, des boutons d'actions permettent de lettrer en générant les écritures d'ajustement.
Ajouts du module
Le module ajoute :
- les campagnes de paiements, qui contiennent un groupe de paiements émis, ainsi que toutes les informations de traçabilité ;
- un paramètre Compte d'ajustement escompte SEPA dans les paramètres généraux de facturation, pour renseigner le compte utilisé dans les écritures d'escompte.
Workflow
Le workflow des campagnes de paiements génère des actions automatiques du système :
Formulaire
En-tête
L'en-tête d'une campagne de paiement contient un certain nombre d'informations nécessaires à sa création :
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Son nom qui permettra de la distinguer dans la liste ;
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La banque qui effectuera les règlements (ce sont en fait les journaux comptables de type banque et chèques). Le compte bancaire doit être paramétré correctement dans la banque sélectionnée.
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Sa date de création, automatiquement renseignée,
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Et ses dates d'échéances minimale et maximale, qui détermineront quelles écritures comptables seront sélectionnables.
La date de validation se complète automatiquement lorsque la campagne est validée.
L'option Ne pas lettrer désactive le lettrage automatique des écritures comptables à l'étape de génération des paiements. Dans certaines sociétés, le lettrage n'est effectué que lorsque le paiement est constaté en banque : il est alors réalisé en même temps que la saisie du relevé bancaire.
Enfin, la date de mise en paiement permet de payer toutes les factures à la même date, indépendamment de la date d'échéance de celles-ci.
Dans le fichier généré pour la banque, tous les paiements de la campagne seront demandé à cette date.
Paramétrages complémentaires : l'onglet « Administration »
Cet onglet contient des paramètres complémentaires à choisir dès le statut brouillon :
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en activant la gestion des escomptes, le système calculera automatiquement le montant à payer net d'escompte, si la date de paiement est inférieure ou égale à la date de la facture augmentée du délai maximum d'application (défini dans la facture).
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Si l'option Grouper les demandes de paiement est activée, le système regroupera les factures par compte bancaire, compte comptable, devise et date d'échéance. Une option supplémentaire apparaît alors pour ignorer les dates : dans ce cas, les regroupements se feront sans tenir compte des dates d'échéance.
Cette option est très utile pour les banques qui facturent les paiements SEPA à la ligne : effectuer un paiement global par partenaire au lieu d'un paiement par facture peut contribuer à réduire drastiquement les frais bancaires associés.
Les factures sont regroupées en demandes de paiement au clic sur le bouton Préparer. Les informations sont récupérées des factures : si une facture n'est pas groupée avec les autres, vérifier que toutes les informations utilisées correspondent dans celle-ci.
Lorsqu'on sélectionne des avoirs en plus des factures, l'option Groupe les demandes de paiements doit impérativement être cochée. Dans le cas contraire, les avoirs généreront chacun une demande de paiement négative, et le système bloquera la génération du fichier de paiement et des paiements en comptabilité.
Onglet « Écritures comptables »
Cet onglet contient la liste des écritures comptables correspondant à des factures ou notes de frais à payer dans la campagne. Les écritures sélectionnables sont les écritures :
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Sur des comptes de type fournisseur avec lettrage autorisé,
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D’un montant créditeur,
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Liée à une facture/avoir, à une note de frais, ou correspondant au report à nouveau d'une facture,
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Dont la date d'échéance est renseignée, et comprise entre les dates d'échéance minimale et maximale,
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Non lettrées (que ce soit partiellement ou complètement),
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Et ne faisant pas déjà partie d'une campagne de paiement.
Pour garantir la traçabilité des données, les factures et avoirs rattachés à une campagne de paiements ne peuvent pas être annulées, dès lors que la campagne atteint le statut Préparé.
Onglet « Factures et NDF »
Cet onglet liste les factures, avoirs et notes de frais liées aux écritures sélectionnées, dans deux cadres distincts. Ce cadre est informatif et ne peut être modifié : le seul moyen d'ajouter une facture/note de frais est d'ajouter l'écriture correspondante dans le premier onglet.
Actuellement, les factures et avoirs sont affichés dans le même cadre, en montant positif. Le total n'est donc pas représentatif.
Onglet « Demandes de paiement »
Cet onglet liste les demandes de paiements générées par le système en fonction des factures/NDFs sélectionnées, et des options activées (groupement et escompte). Les demandes de paiement sont générées lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Préparer.
Les demandes de paiements sont modifiables : il est par exemple possible d'ajouter/modifier le compte bancaire à cette étape, si celui-ci n'est pas remonté automatiquement de la facture.
Les demandes de paiements négatives sont affichées en rouge et bloqueront la génération du fichier SEPA et des paiements en comptabilité.
Onglet « Paiements »
Cet onglet liste les paiements générés dans la comptabilité et dans le fichier SEPA, lorsque l'utilisateur utilise le bouton Générer les paiements . Ils ne sont pas modifiables.
Lorsque les paiements sont générés, tous les paiements correspondant strictement au montant de la facture sont automatiquement lettrés avec la facture en comptabilité. L'option Ne pas lettrer présente dans l'en-tête du relevé désactive le lettrage automatique. Dans certaines sociétés, le lettrage n'est effectué que lorsque le paiement est constaté en banque : il est alors réalisé en même temps que le relevé bancaire.
Dans ce cas, un bouton 
au niveau des lignes permet de lettrer les écritures depuis l'assistant de lettrage classique. Deux actions sont également disponibles dans le menu de droite pour lettrer les avec un ajustement d'escompte (l'un avec, l'autre sans TVA). Le fonctionnement de ces actions est détaillé sur la page associée.
Le bouton de lettrage n'apparaît que sur les lignes de paiements qui ne sont pas lettrées.
Actions des campagnes de paiements
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Liste des paiements non lettrés : affiche la liste de toutes les écritures comptables non lettrées sur le journal de banque de la campagne, pour les partenaires des écritures comptables du 1er onglet. Cette liste permet de s'assurer avant de poursuivre la campagne, que le partenaire n'a pas déjà réglé la facture (ou que le règlement n'est pas déjà comptabilisé).
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Lettrer avec escompte (sans TVA) : lettre tous paiements avec un écart en comptabilisant une écriture d'ajustement pour solder l'écart. Le compte de charge utilisé pour l'ajustement est le compte d'escompte SEPA (modifiable dans les paramètres généraux de facturation) s'il est renseigné, ou le compte par défaut du journal.
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Lettrer avec escompte (avec TVA) : action identique à la précédente, mais l'écriture d'ajustement inclut une écriture de TVA. Les montants HT et TVA sont calculés à partir de la taxe par défaut du compte de charge utilisé (voir l'action sans TVA). Si le compte n'a pas de taxe, on utilise la taxe d'achat par défaut renseignée dans les paramètres généraux de facturation. Le compte de TVA utilisé est le compte de taxe renseigné dans la taxe.
Les actions de lettrage ne sont disponibles qu'à partir du statut Paiements générés.
Utilisation
Paramétrages préalables
Le bon fonctionnement du module dépend d'un ensemble de paramétrages listés ci-dessous :
Comptes bancaires : le fichier généré doit contenir les informations bancaires de la société et des partenaires à payer. Les comptes bancaires peuvent être paramétrés soit depuis les fiches partenaires (onglet « Comptabilité »), soit depuis le menu Facturation > Configuration > Comptes > Paramétrer les comptes bancaires. Dans le second cas, il est important de renseigner la société titulaire pour lier le compte au partenaire.
Méthodes de paiement : le compte bancaire de la société doit être ajouté dans la méthode de paiement utilisée dans les campagnes, ce qui signifie que les méthodes de paiement doivent être dupliquées autant de fois qu'il y a de comptes bancaires.
Exemple : une société possède un compte en euros et un compte en dollars, elle créera deux méthodes « Virement (€) » et « Virement ($) » chacune rattachée au compte correspondant, pour éviter toute confusion.
Factures : dans les factures d'achat, le compte bancaire doit être renseigné et contrôlé, surtout si le partenaire en possède plusieurs. Si le compte bancaire est vide, il faudra le sélectionner manuellement avant de valider la campagne de paiements. L'option Grouper les demandes de paiement ne fonctionnera pas correctement puisqu'elle utilise le compte bancaire.
Compte d'escompte : dans les paramétrages généraux de facturation, le compte d'ajustement escompte SEPA doit être paramétré pour les écritures d'ajustements liés aux escomptes. Si l'escompte peut inclure de la TVA, il est recommandé de paramétrer la taxe par défaut dans le compte comptable.
Module SEPA : pour générer un fichier bancaire d'ordre de virements, le module SEPA doit être installé.
Préparation d'une campagne de paiements
1°/ Créer une campagne de paiements, et paramétrer le nom et la banque dans l'en-tête... Renseigner les dates d'échéance minimale et maximale pour cibler les factures à payer, et si nécessaire, indiquer la date de mise en paiement. Cocher les options souhaitées dans l'en-tête (Ne pas lettrer) l'onglet « Administration » (gestion de l'escompte et grouper les demandes de paiements).
2°/ Dans l'onglet « Écritures comptables », cliquer sur Ajouter un élément pour sélectionner les écritures comptables des factures et notes de frais à payer.
Les écritures partiellement lettrées ne sont pas sélectionnables.
3°/ Les factures et notes de frais associées aux écritures comptables sélectionnées remontent automatiquement dans l'onglet « Factures et NDF ». Contrôler le listing, puis cliquer sur Préparer : les demandes de paiements sont générées dans le 3e onglet.
À ce stade, les factures liées ne peuvent plus être annulées en facturation.
4°/ Dans l'onglet « Demandes de paiements », contrôler que le montant total correspond à celui des factures et notes de frais à payer, et que les options (escomptes et groupements) sont correctement appliquées, le cas échéant. Compléter les éventuels comptes bancaires manquants sur les lignes (cas où le compte bancaire n'est pas renseigné dans la facture/NDF).
5°/ [Si module SEPA utilisé] Cliquer sur l'action Générer SEPA pour générer le fichier qui sera communiqué à la banque.
6°/ Cliquer sur Générer les paiements : les paiements et les écritures comptables correspondantes sont générés dans le 4e onglet. Pour tous les paiements qui correspondent au total des factures, les écritures sont automatiquement lettrées avec les écritures de l'onglet « Écritures comptables ». Pour les écritures avec escompte, utiliser les actions du menu de droite (avec ou sans TVA).
7°/ Cliquer sur Terminer : la campagne de paiements passe au statut terminé. Dans les sociétés où le pointage est fait manuellement à réception du relevé bancaire, ce statut peut être utilisé pour indiquer que les paiements ont bien été pointés.
Actions des campagnes de paiements
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Liste des paiements non lettrés : affiche la liste de toutes les écritures comptables non lettrées sur le journal de banque de la campagne, pour les partenaires des écritures comptables du 1er onglet. Cette liste permet de s'assurer avant de poursuivre la campagne, que le partenaire n'a pas déjà réglé la facture (ou que le règlement n'est pas déjà comptabilisé).
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Lettrer avec escompte (sans TVA) : lettre tous paiements avec un écart en comptabilisant une écriture d'ajustement pour solder l'écart. Le compte de charge utilisé pour l'ajustement est le compte d'escompte SEPA (modifiable dans les paramètres généraux de facturation) s'il est renseigné, ou le compte par défaut du journal.
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Lettrer avec escompte (avec TVA) : action identique à la précédente, mais l'écriture d'ajustement inclut une écriture de TVA. Les montants HT et TVA sont calculés à partir de la taxe par défaut du compte de charge utilisé (voir l'action sans TVA). Si le compte n'a pas de taxe, on utilise la taxe d'achat par défaut renseignée dans les paramètres généraux de facturation. Le compte de TVA utilisé est le compte de taxe renseigné dans la taxe.
Les actions de lettrage ne sont disponibles qu'à partir du statut Paiements générés.
Lien avec le module Relevé bancaire
Dans certaines banques, les paiements effectués par lot peuvent apparaître sur une seule ligne pour le montant total de la campagne. Dans ce cas, il n'est pas possible de rattacher les écritures de paiements et de factures puisqu'il peut y avoir plusieurs partenaires concernés.
Pour ce type de cas, une action est accessible au niveau des lignes de relevés, sous la forme d'un 
: elle permet d'« éclater » automatiquement le montant sur plusieurs lignes. Au clic, un assistant s'affiche pour sélectionner la campagne de paiement correspondant à la ligne.
Utiliser « Chercher plus » pour afficher la liste détaillée des campagnes : le montant total des campagnes est affiché pour identifier facilement la bonne campagne de paiements.
Après validation de l'assistant, la ligne d'origine est supprimée, et remplacée par autant de lignes que de paiements listés dans la campagne. Les écritures de factures sont automatiquement propagées, et si le lettrage a été effectué dans la campagne, les écritures de paiements aussi (y compris les éventuels écritures d'ajustements telles que les extournes).
Si le montant de la ligne de relevé bancaire ne correspond pas au montant total des paiements de la campagne, une ligne supplémentaire est créée à la fin. Ce montant peut par exemple correspondre à des frais inclus par la banque, ou encore à des paiements rejetés. Comme aucune information n'est renseignée, cette ligne apparaîtra en bleu, ce qui la rendra facilement identifiable.