Configuration compta - Exercices
Principe
La notion d'exercice comptable renvoie au cycle de l'activité d'une société ; à ce titre, un exercice dure (sauf exceptions) 12 mois, et se confond généralement avec l'année civile. L'exercice comptable standard commence donc le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année (on parle de date de clôture d'exercice). Selon l'activité de la société, l'exercice comptable peut être décalé : une société spécialisée dans la vente de matériel estival peut par exemple choisir une clôture au 30 septembre, après la fin de son pic d'activité, pour rapidement déterminer son résultat annuel et ses performances, ce qui lui laissera le temps de fixer ses objectifs, puis de planifier et d'engager les préparatifs et investissements nécessaires à la saison suivante.
En effet, la notion d'exercice comptable apporte un cadre à l'activité afin d'arrêter les comptes annuels qui permettent d'établir le compte de résultat (qui détermine le résultat de l'exercice en comparant les dépenses et les recettes de l'année pour évaluer le résultat réalisé dans cette période) et le bilan (qui dresse la valeur comptable de la société à la date de clôture). On procède ensuite à la clôture des comptes : les comptes vont être figés à la date de clôture pour en garantir l'intangibilité, et il deviendra impossible d'en modifier le contenu. Toute modification sera alors effectuée sur l'année suivante, généralement au 1er jour de l'exercice.
L'exercice comptable est décomposé en périodes, généralement mensuelles, qui permettent une meilleure gestion en comptabilité : on peut notamment bloquer une période indépendamment des autres afin d'empêcher la saisie (en attendant la clôture définitive après le bilan, par exemple). Dans Open-Prod, la création des périodes dans un exercice s'effectue d'un clic, et le processus de clôture gère automatiquement le report à nouveau des soldes.
Bien sûr, l'exercice débute le jour suivant la date de clôture de l'exercice précédent, et les périodes d'un exercice doivent couvrir la totalité de ce dernier. Deux exercices ou deux périodes ne peuvent donc pas se chevaucher. Une période ne peut pas non plus chevaucher deux exercices.
Création et édition
Un exercice est identifié par son nom et son code. Deux boutons d'actions permettent de créer des périodes mensuelles ou trimestrielles.
La gestion par périodes trimestrielles est plus intuitive si des situations ou déclarations de TVA sont réalisées sur ce type de périodes. Néanmoins, le blocage de saisie en comptabilité ne pourra plus se faire au mois.
Les champs sont détaillés plus bas.
Création d'un nouvel exercice
Vous trouverez des informations complémentaires sur les exercices ci-dessous : description des champs et clôture d'un exercice.
Modifier, supprimer et clôturer un exercice
Il est possible de modifier un exercice après sa création : les champs restent modifiables tant que l'exercice n'est pas clôturé.
Pour supprimer un exercice, il faut au préalable supprimer toutes les périodes appartenant à l'exercice correspondant. De fait, on ne peut pas supprimer une période si des écritures y font référence ; par extension, on ne peut donc pas supprimer un exercice si des écritures comptables on été enregistrées sur l'exercice.
La clôture d'exercice s'effectue depuis le menu Comptabilité et fait partie du processus de clôture annuelle. Cependant, si la comptabilité n'est pas tenue dans l'ERP, il reste possible de fermer un exercice depuis le menu dédié, Comptabilité> Tâches périodiques> Fermer un exercice.
Paramétrage
-
Exercice : Désignation de l'exercice, qu'on renseigne généralement avec l'année. Le nom de l'exercice est utilisé dans le nom des périodes d'ouverture et de clôture.
-
Code : Le code sert d'identifiant pour chaque exercice ; par convention, les comptables utilisent l'année de clôture pour désigner un exercice. Le code de l'exercice est utilisé dans le code des périodes d'ouverture et de clôture.
Pour un exercice allant de juillet 2022 à mai 2023, on parlera de l'exercice 2023.
-
Journal des opérations de fin d'année : ce champ ne se remplit qu'à la clôture d'un exercice avec le code du journal sur lequel est calculé le résultat comptable. En cliquant dessus, vous pouvez accéder directement au paramétrage du journal, et sélectionner « Écritures comptables » dans le menu Actions pour afficher toutes les écritures de clôture.
-
Date de début : date de début de l'exercice. Cette date doit être celle qui suit directement la date de clôture de l'exercice précédent. À l'exception du premier exercice qui peut débuter n'importe quel jour, la date de début d'exercice est le premier jour d'un mois.
-
Date de fin : date de fin de l'exercice. Cette date est celle à laquelle l'exercice sera clôturé et correspond sauf exception au dernier jour du 12e mois de l'exercice.
-
Le cadre Période permet de créer manuellement les périodes de l'exercice. En cliquant sur « Ajouter un élément », le formulaire de création de période s'ouvrira : la création manuelle d'une période est détaillée sur la page Facturation > Configuration compta > Périodes. Deux boutons d'actions permettent de créer des périodes mensuelles ou trimestrielles.
Boutons d'action
Les boutons d'action créent automatiquement les périodes de l'exercice, mensuelles ou trimestrielles. En plus des périodes calendaires, le système crée deux périodes spéciales, les périodes d'ouverture et de clôture de l'exercice, qui seront utilisées dans le traitement de clôture pour générer les écritures de report à nouveau.
Pour ces périodes, le code généré est basé sur le code de l'exercice, afin d'éviter des problèmes de doublons sur les exercices décalés.